Mantenere le scelte sincronizzate

Una volta che una domanda è connessa non c'è nulla da attivare. La sincronizzazione è automatica, e la barra laterale ti dice quando è avvenuta l'ultima volta.

Quando avviene una sincronizzazione

• Quando connetti una domanda, subito
• Quando apri la barra laterale, in silenzio, così le modifiche fatte nel foglio sono già nel modulo quando ci guardi
• Ogni ora, in background, che il modulo o la barra laterale siano aperti o no
• A ogni invio del modulo, il che aggiorna anche i conteggi della colonna C
• Quando premi "Sincronizza tutto" nel menu dell'ingranaggio

Ogni ora è la pianificazione in background più rapida che Google consenta ai componenti aggiuntivi per i moduli, quindi una modifica nel foglio può metterci fino a un'ora a comparire da sola. Premi Sincronizza tutto se la vuoi subito.

Se il componente aggiuntivo è in pausa nella scheda Form, si fermano anche le sincronizzazioni in background; un modulo che dice "In pausa" non dovrebbe avere un'attività oraria che ne riscrive le domande. Premere Sincronizza tutto di persona funziona comunque, perché premerlo è l'intenzione.

Cosa scrive una sincronizzazione

Una sincronizzazione legge le colonne A e B della scheda della domanda e poi:

1. Sostituisce le opzioni della domanda con la colonna A, dopo aver rimosso gli spazi superflui, saltato le righe vuote, eliminato i duplicati senza distinzione tra maiuscole e minuscole e tagliato l'elenco al limite di 500 opzioni di Google Forms. Un'opzione "Altro" presente sulla domanda viene mantenuta
2. Memorizza la capacità di ogni riga dalla colonna B come limite di quell'opzione
3. Riscrive la colonna C con il numero attuale di iscrizioni per opzione

La riga nella barra laterale mostra poi il numero di opzioni, quante sono piene e l'ora dell'ultima sincronizzazione.

Capacità: opzioni che si chiudono da sole

Con un numero nella colonna B, il componente aggiuntivo tiene d'occhio le risposte man mano che arrivano:

• Quando un'opzione raggiunge la sua capacità viene rimossa automaticamente dal modulo, di solito entro pochi secondi dalla risposta che l'ha riempita. Google esegue il trigger tramite il proprio timer e non garantisce un momento preciso, quindi un'esecuzione occasionalmente più lenta è normale, e vale per qualsiasi componente aggiuntivo su un Google Form. Due persone che si contendono l'ultimo posto dentro quella finestra possono prenderlo entrambe, quindi intendi la capacità come "le opzioni vengono rimosse quando si riempiono", non come una garanzia assoluta
• Alza il numero nella colonna B e l'opzione torna alla sincronizzazione successiva
• Impostalo a 0 per chiudere un'opzione dal foglio senza eliminarne la riga
• Se tutte le opzioni sono piene o chiuse, la domanda mostra un unico segnaposto "No spots available" (nessun posto disponibile) finché qualcosa non si libera

Due cose da tenere a mente:

• Le capacità vengono abbinate per riga. Il numero in B5 limita qualunque opzione si trovi in A5. Riordinare la colonna A senza riordinare la colonna B sposta ogni limite sull'opzione sbagliata
• Rinominare un'opzione la fa ripartire da capo. I conteggi sono legati al testo esatto dell'opzione, quindi rinominare "Laboratorio di robotica" in "Robotica 101" riporta quell'opzione a zero iscrizioni

Quando una sincronizzazione fallisce

Una sincronizzazione non lascia mai una domanda rotta. Se non riesce a completarsi, la domanda mantiene le sue opzioni attuali e la barra laterale mostra il motivo su quella riga:

• "La colonna Options è vuota" - la colonna A non ha valori utilizzabili, quindi la domanda è stata lasciata com'era. Aggiungi delle opzioni e sincronizza di nuovo
• "Il layout di questa scheda è cambiato (la colonna A deve contenere Options)" - la cella A1 non riporta più Options, di solito perché una colonna è stata inserita o eliminata. Correggi la scheda o disconnetti la domanda. Il componente aggiuntivo si ferma qui di proposito, invece di scrivere i tuoi numeri di capacità nel modulo come opzioni
• "La colonna Options contiene un errore di formula" - una cella restituisce qualcosa come #REF! o #N/A, tipicamente un =IMPORTRANGE() rotto o non autorizzato. Il testo dell'errore non viene mai scritto nel modulo come scelta. Correggi la formula nel foglio delle opzioni e sincronizza di nuovo
• "Impossibile leggere il foglio delle opzioni" - il file non c'è più, oppure il componente aggiuntivo ha perso l'accesso. Verifica che sia ancora nel tuo Drive
• "Errore temporaneo di Google" - riprova tra poco; la sincronizzazione oraria riproverà da sola
• "Impossibile aggiornare la domanda" - Google Forms ha rifiutato la scrittura. Di solito significa che la domanda ha una convalida delle risposte o una navigazione legata a opzioni specifiche. Controlla la domanda nell'editor del modulo. La capacità di quella domanda resta in pausa finché non lo risolvi, e potresti ricevere un'email al riguardo: vedi Capacità in pausa

Nota che una domanda la cui scheda è stata eliminata non è un errore. Viene trattata come una disconnessione, con un avviso dedicato sulla riga. Vedi Connettere una domanda.

Copie del tuo modulo

Se copi un modulo ("Crea una copia" in Drive), le connessioni vengono copiate con lui, ma Google non copia mai le pianificazioni in background. Apri una volta la barra laterale di Dynamic Form Choices nella copia, oppure avvia una qualsiasi sincronizzazione, e la pianificazione oraria viene ripristinata automaticamente.

Un'avvertenza: una copia eredita il foglio delle opzioni del modulo originale invece di riceverne uno proprio, quindi qualsiasi cosa tu faccia dalla copia può arrivare al foglio di lavoro che l'originale sta usando. Se vuoi partire pulito, costruisci le domande della copia da un modulo che non ha nulla di connesso.