Giữ Các Tùy Chọn Luôn Đồng Bộ
Sau khi một câu hỏi đã được kết nối thì không còn gì phải bật lên nữa. Việc đồng bộ là tự động, và thanh bên cho bạn biết lần chạy gần nhất.
Khi nào một lần đồng bộ chạy
- Khi bạn kết nối một câu hỏi, ngay lập tức
- Khi bạn mở thanh bên, một cách lặng lẽ, để những chỉnh sửa bạn làm trong Sheet đã nằm sẵn trong biểu mẫu vào lúc bạn nhìn vào
- Mỗi giờ một lần, ở chế độ nền, bất kể biểu mẫu hay thanh bên có đang mở hay không
- Mỗi khi biểu mẫu có phản hồi gửi đến, lần này cũng làm mới số liệu ở cột Taken
- Khi bạn nhấn "Đồng bộ tất cả" ở menu bánh răng
Mỗi giờ một lần là lịch chạy nền nhanh nhất Google cho phép đối với tiện ích dành cho biểu mẫu, nên một chỉnh sửa trong Sheet có thể mất tới một giờ mới tự xuất hiện. Hãy nhấn Đồng bộ tất cả nếu bạn muốn ngay.
Nếu tiện ích đang tạm dừng ở tab Biểu mẫu, các lần đồng bộ nền cũng dừng theo; một biểu mẫu ghi "Đã tạm dừng" thì không nên có một tác vụ hằng giờ ghi lại các câu hỏi của nó. Việc bạn tự nhấn Đồng bộ tất cả vẫn chạy, vì hành động nhấn chính là ý định của bạn.
Một lần đồng bộ ghi những gì
Một lần đồng bộ đọc cột A và B của tab câu hỏi rồi:
- Thay các tùy chọn của câu hỏi bằng cột A, sau khi cắt khoảng trắng, bỏ dòng trống, loại các mục trùng lặp không phân biệt chữ hoa chữ thường, và cắt danh sách theo giới hạn 500 tùy chọn của Google Forms. Tùy chọn "Khác" trên câu hỏi được giữ lại
- Lưu sức chứa của từng dòng từ cột B làm giới hạn của tùy chọn đó
- Ghi lại cột C với số lượt đăng ký hiện tại theo từng tùy chọn
Dòng ở thanh bên khi đó hiển thị số tùy chọn, bao nhiêu tùy chọn đã đầy, và thời điểm đồng bộ gần nhất.
Sức chứa: những tùy chọn tự đóng lại
Với một con số ở cột B, tiện ích theo dõi các phản hồi khi chúng đến:
- Khi một tùy chọn đạt tới sức chứa của nó, tùy chọn đó được gỡ khỏi biểu mẫu một cách tự động, thường trong vài giây sau phản hồi làm nó đầy. Google chạy trình kích hoạt bằng bộ hẹn giờ riêng và không đảm bảo một thời điểm chính xác, nên thỉnh thoảng chạy chậm hơn là bình thường, và đúng với mọi tiện ích trên một Google Form. Hai người tranh nhau chỗ cuối cùng trong khoảng thời gian đó có thể cùng lấy được, nên hãy coi sức chứa là "tùy chọn được gỡ khi đầy", chứ không phải một bảo đảm tuyệt đối
- Nâng con số lên ở cột B và tùy chọn quay lại ở lần đồng bộ kế tiếp
- Đặt về 0 để đóng một tùy chọn từ Sheet mà không xóa dòng của nó
- Nếu mọi tùy chọn đều đã đầy hoặc đã đóng, câu hỏi hiển thị duy nhất một thông báo "No spots available" (Không còn chỗ trống) cho tới khi có chỗ mở lại
Hai điều cần nhớ:
- Sức chứa được ghép theo dòng. Con số ở B5 giới hạn bất cứ tùy chọn nào nằm ở A5. Sắp xếp lại cột A mà không sắp xếp lại cột B sẽ đẩy mọi giới hạn sang nhầm tùy chọn
- Đổi tên một tùy chọn là bắt đầu lại từ đầu. Số liệu gắn với đúng phần chữ của tùy chọn, nên đổi "Phòng thí nghiệm Robot" thành "Robot 101" sẽ đưa tùy chọn đó về không lượt đăng ký
Khi một lần đồng bộ thất bại
Một lần đồng bộ không bao giờ để lại câu hỏi trong tình trạng hỏng. Nếu không hoàn tất được, câu hỏi giữ nguyên các tùy chọn hiện tại và thanh bên hiển thị lý do trên dòng đó:
- "Cột 'Options' đang trống, nên câu hỏi được giữ nguyên." - cột A không có giá trị nào dùng được, nên câu hỏi được để yên. Hãy thêm tùy chọn rồi đồng bộ lại
- "Bố cục của tab này đã thay đổi (cột A phải là 'Options')..." - ô A1 không còn ghi
Options, thường là vì một cột đã bị chèn hoặc bị xóa. Hãy sửa tab hoặc ngắt kết nối câu hỏi. Tiện ích dừng lại ở đây một cách có chủ đích, thay vì ghi các con số sức chứa của bạn vào biểu mẫu như thể chúng là tùy chọn - "Cột 'Options' chứa lỗi công thức..." - một ô trả về thứ gì đó như
#REF!hay#N/A, thường là một=IMPORTRANGE()bị hỏng hoặc chưa được cấp quyền. Phần chữ báo lỗi không bao giờ được ghi vào biểu mẫu như một lựa chọn. Hãy sửa công thức trong Sheet tùy chọn rồi đồng bộ lại - "Không thể đọc Sheet tùy chọn." - tệp đã biến mất hoặc tiện ích đã mất quyền truy cập. Hãy kiểm tra xem nó còn trong Drive của bạn không
- "Lỗi tạm thời từ Google." - hãy thử lại sau giây lát; lần đồng bộ hằng giờ sẽ tự thử lại
- "Không thể cập nhật câu hỏi." - Google Forms từ chối ghi. Điều này thường có nghĩa là câu hỏi có xác thực câu trả lời hoặc phân nhánh gắn với các tùy chọn cụ thể. Hãy xem lại câu hỏi trong trình chỉnh sửa biểu mẫu. Sức chứa của câu hỏi đó bị tạm dừng cho tới khi được khắc phục, và bạn có thể nhận được email về việc này: xem Sức chứa bị tạm dừng
Lưu ý rằng một câu hỏi bị xóa tab không phải là lỗi. Nó được xem là một lần ngắt kết nối, với thông báo riêng trên dòng đó. Xem Kết nối một câu hỏi.
Bản sao của biểu mẫu
Nếu bạn sao chép một biểu mẫu ("Tạo bản sao" trong Drive), các kết nối được sao chép theo, nhưng Google không bao giờ sao chép lịch chạy nền. Hãy mở thanh bên Dynamic Form Choices một lần trên bản sao, hoặc chạy bất kỳ lần đồng bộ nào, và lịch hằng giờ sẽ được khôi phục tự động.
Một lưu ý: bản sao kế thừa Sheet tùy chọn của biểu mẫu gốc thay vì có Sheet của riêng nó, nên bất cứ điều gì bạn làm từ bản sao đều có thể chạm tới bảng tính mà biểu mẫu gốc đang dùng. Nếu bạn muốn khởi đầu sạch sẽ, hãy dựng câu hỏi cho bản sao từ một biểu mẫu chưa kết nối gì cả.