Bắt đầu từ một bảng tính

Dynamic Form Choices chạy trong Google Sheets cũng như trong Google Forms. Nếu các tùy chọn của bạn đã nằm sẵn trong một bảng tính bạn đang duy trì (danh sách lớp, thời khóa biểu, danh sách tồn kho), bạn có thể bắt đầu từ đó: tiện ích dùng cột của bạn làm các tùy chọn, thêm cột Capacity và cột Taken bên cạnh, và giữ biểu mẫu bạn chọn luôn đồng bộ.

Không có gì bị di chuyển. Tab của bạn vẫn là tab của bạn; tiện ích chỉ ghi vào hai cột mà nó đã thêm.

Kết nối bảng tính

1. Mở bảng tính trong Google Sheets, rồi chọn Tiện ích → Dynamic Form Choices → Start
2. Chọn tab chứa các tùy chọn của bạn
3. Để bật Hàng đầu tiên là tiêu đề nếu hàng 1 là tiêu đề. Tắt nếu hàng đầu tiên của bạn đã là một tùy chọn
4. Chọn cột chứa các tùy chọn. Danh sách hiển thị mọi cột cùng tiêu đề và vài giá trị đầu, để bạn phân biệt được chúng
5. Ở mục Capacity, giữ Thêm cột Capacity giúp tôi, hoặc chọn Dùng một cột tôi đã có nếu Sheet của bạn đã có cột "Tối đa" hay "Chỗ"
6. Nhấn Chọn một biểu mẫu và chọn Google Form cần cấp dữ liệu. Bộ chọn tệp của Google chỉ cấp cho tiện ích quyền truy cập vào đúng biểu mẫu đó
7. Chọn câu hỏi cần điền, rồi nhấn Kết nối bảng tính. Hiện tại, một bảng tính cấp dữ liệu cho một câu hỏi của một biểu mẫu

Lần đồng bộ đầu tiên chạy ngay: các tùy chọn của bạn vào biểu mẫu, cột Capacity được thêm (nếu bạn yêu cầu), và cột Taken được điền số người đã chọn từng tùy chọn cho đến nay.

Các cột của bạn

Capacity và Taken được thêm sau cột cuối cùng đang dùng của tab. Bạn có thể chèn hoặc di chuyển cột sau đó: tiện ích theo dõi các cột của nó bằng danh tính, không phải bằng chữ cái.

Thanh bên hiển thị những chữ cái cột đang được dùng dưới mỗi câu hỏi đã kết nối, ví dụ Roster · tùy chọn C · sức chứa D · đã dùng E.

Cập nhật tức thì

Một bảng tính có thể đồng bộ biểu mẫu của bạn theo lịch, nhưng không thể theo dõi các phản hồi của biểu mẫu khi chúng đến. Ngay sau khi kết nối, thanh bên hiển thị:

• Tự động đồng bộ: mỗi giờ. Các tùy chọn được gửi sang biểu mẫu và Taken được làm mới mỗi giờ một lần, cũng như mỗi khi bạn nhấn Đồng bộ ngay
• Cập nhật tức thì: tắt. Một tùy chọn đã đầy sẽ bị gỡ khỏi biểu mẫu ở lượt chạy hằng giờ kế tiếp, chứ không phải ngay lúc nó đầy

Để bật cập nhật tức thì, hãy mở biểu mẫu một lần: nhấp vào tên biểu mẫu trong thanh bên, rồi chọn Tiện ích bổ sung → Dynamic Form Choices → Start trong biểu mẫu. Việc đó cài trình kích hoạt khi gửi của chính biểu mẫu, và từ đó Taken được làm mới và các tùy chọn đã đầy được đóng ở mỗi lần gửi. Thanh bên của Sheets hiển thị Cập nhật tức thì: bật ngay khi việc đó xong.

Nếu thanh bên hiển thị Tự động đồng bộ: khi thanh bên này đang mở, nghĩa là Google không cấp cho lượt chạy theo lịch quyền truy cập vào bảng tính của bạn. Việc đồng bộ vẫn diễn ra mỗi khi bạn mở thanh bên hoặc nhấn Đồng bộ ngay, và mở biểu mẫu một lần như trên sẽ chuyển việc lên lịch sang cho biểu mẫu.

Capacity

Capacity hoạt động đúng như trong Sheet tùy chọn: để trống nghĩa là không giới hạn, 0 giữ một tùy chọn ra khỏi biểu mẫu, và một tùy chọn có số Taken đạt tới Capacity của nó sẽ bị gỡ khỏi biểu mẫu. Tăng con số lên và nó quay lại ở lần đồng bộ kế tiếp.

Khi tắt cập nhật tức thì, một tùy chọn đã đầy bị gỡ ở lượt chạy hằng giờ kế tiếp; khi bật, nó bị gỡ ngay ở lần gửi làm nó đầy.

Một biểu mẫu cho mỗi bảng tính

Một bảng tính cấp dữ liệu cho một biểu mẫu. Khi thử kết nối biểu mẫu thứ hai, thanh bên sẽ hiển thị biểu mẫu mà nó đang kết nối. Nếu biểu mẫu bạn chọn đã được cấp dữ liệu từ Sheet tùy chọn riêng của nó, hoặc đã được thiết lập từ bên trong biểu mẫu, thanh bên sẽ báo như vậy và dẫn bạn tới đó thay vì tạo nguồn thứ hai.

Ngắt kết nối

Ngắt kết nối bảng tính đưa mọi tùy chọn trở lại biểu mẫu (kể cả những tùy chọn đã đóng do hết sức chứa), dừng đồng bộ, và quên kết nối. Các cột Capacity và Taken vẫn ở lại trong bảng tính của bạn cùng giá trị. Hãy tự xóa chúng nếu bạn không cần nữa; tiện ích không bao giờ xóa cột.

Làm việc từ cả hai phía

Khi biểu mẫu đã được mở một lần, kết nối xuất hiện ở cả hai nơi: thanh bên của Sheets và tab Câu hỏi của biểu mẫu. Ngắt kết nối từ phía nào cũng ngắt cả hai.

Bạn cũng có thể thiết lập kết nối từ phía biểu mẫu và trỏ nó tới một bảng tính đã được kết nối từ Sheets: mở biểu tượng bánh răng trong tab Câu hỏi của biểu mẫu và dùng Thiết lập biểu mẫu này từ một bảng tính?

Tôi nên bắt đầu từ đâu?

Dù theo cách nào, Sheet vẫn là nguồn chuẩn: hãy chỉnh sửa tùy chọn và sức chứa ở đó, không phải trong trình chỉnh sửa biểu mẫu.