Fonctionnalités
Une feuille des options par formulaire
La première fois que vous connectez une question, Dynamic Form Choices crée dans votre Drive une unique feuille de calcul portant le nom de votre formulaire, - Dynamic Form Choices. Chaque question connectée reçoit son propre onglet dans ce fichier unique, si bien que tout le formulaire s'administre depuis un seul endroit.
La feuille reflète vos connexions : connectez une question et son onglet apparaît, déconnectez-la et l'onglet disparaît. Déconnecter la dernière question laisse la feuille de calcul dans votre Drive et ajoute (disconnected) à son nom.
Les options en colonne A
La colonne A est la liste d'options de la question, une option par ligne. Saisissez-les, collez-les, ou alimentez-les par formule. À la synchronisation suivante, le module les écrit dans le formulaire.
Les valeurs sont nettoyées au passage :
- Les espaces en début et en fin sont supprimés et les lignes vides sont ignorées
- Les doublons sont retirés, sans tenir compte de la casse (Google Forms ne peut pas proposer « Rouge » et « rouge » comme options distinctes)
- Une option « Autre » présente sur la question est conservée
- Google Forms autorise au maximum 500 options par question, les listes plus longues sont donc coupées aux 500 premières valeurs uniques
La capacité en colonne B
La colonne B plafonne l'option située sur la même ligne :
- Vide (ou toute valeur qui n'est pas un nombre) signifie illimité, vous ne plafonnez donc que les lignes qui vous intéressent
- Un nombre est le nombre maximal d'inscriptions pour cette option. Une fois atteint, l'option est retirée automatiquement du formulaire
- 0 garde l'option fermée. Elle n'est jamais proposée, mais sa ligne reste dans votre feuille
- Augmentez le nombre et l'option revient à la synchronisation suivante
Les capacités sont associées aux options par ligne, et non par nom : B5 plafonne donc l'option qui se trouve en A5.
Si toutes les options d'une question sont complètes ou fermées, la question bascule sur un unique message « No spots available » (aucune place disponible) jusqu'à ce que quelque chose se libère.
Les options sont retirées automatiquement lorsqu'elles se remplissent, généralement en quelques secondes après la réponse qui les complète. Google exécute les déclencheurs de formulaires via son propre minuteur et ne garantit pas un instant exact, un déclenchement un peu plus lent reste donc normal. Cela vaut pour tout module travaillant sur un Google Form natif. Dans cette fenêtre, deux personnes peuvent encore prendre la même dernière place.
Décomptes en direct en colonne C
La colonne C appartient au module. Après chaque envoi, il y écrit le nombre actuel d'inscriptions pour chaque option, ligne par ligne, si bien que la feuille sert aussi de tableau de bord en direct. Il n'y a rien à configurer et aucune formule à maintenir.
Tout se synchronise tout seul
Les questions connectées se synchronisent :
- à l'ouverture du panneau latéral
- une fois par heure en arrière-plan, que le formulaire soit ouvert ou non
- à chaque réponse envoyée
- chaque fois que vous appuyez sur Tout synchroniser dans le menu de la roue dentée
Toutes les heures est la planification d'arrière-plan la plus rapide que Google autorise pour les modules de formulaires. Appuyez sur Tout synchroniser quand vous voulez qu'une modification arrive immédiatement.
Accès fichier par fichier
Le module fonctionne avec l'autorisation Drive fichier par fichier de Google. Il voit la feuille des options qu'il a créée pour votre formulaire et rien d'autre, ni vos autres feuilles de calcul, ni le reste de votre Drive. Les modules classiques du type Form Ranger demandent à lire toutes les feuilles de calcul que vous possédez ; celui-ci non.
Des options depuis une autre feuille de calcul
Si votre liste vit déjà ailleurs, laissez-la où elle est et importez-la en colonne A avec =IMPORTRANGE(). La synchronisation lit ce que la formule renvoie à cet instant, votre formulaire suit donc la source sans que le module y ait jamais accès. Voir Avancé : options depuis une autre feuille de calcul.
Aussi des limites au niveau du formulaire
Dynamic Form Choices intègre également les contrôles de Form Limiter au niveau du formulaire, dans l'onglet Form : une limite totale de réponses, des dates d'ouverture et de fermeture planifiées, un message de fermeture personnalisé, des notifications par e-mail (y compris une alerte quand une question est pleine) et un code QR pour partager le formulaire.
Un comportement sûr en cas d'échec
Une synchronisation qui ne peut pas aboutir laisse la question exactement telle qu'elle était et signale ce qui s'est passé dans le panneau latéral. Une formule cassée, une colonne vidée ou une disposition d'onglet détruite n'aboutit jamais à une question cassée ou vide. Voir Garder les choix synchronisés pour chaque cas.