Démarrer depuis une feuille de calcul

Dynamic Form Choices fonctionne dans Google Sheets comme dans Google Forms. Si vos options vivent déjà dans une feuille de calcul que vous tenez (une liste de participants, un emploi du temps, une liste de stock), vous pouvez démarrer par là : le module utilise votre colonne comme options, ajoute à côté une colonne Capacity et une colonne Taken, et garde synchronisé le formulaire que vous choisissez.

Rien ne bouge. Votre onglet reste votre onglet ; le module n'écrit que dans les deux colonnes qu'il a ajoutées.

Connecter la feuille de calcul

1. Ouvrez la feuille de calcul dans Google Sheets, puis Extensions → Dynamic Form Choices → Start
2. Choisissez l'onglet qui contient vos options
3. Laissez La première ligne est un en-tête activé si la ligne 1 est un titre. Désactivez-le si votre première ligne est déjà une option
4. Choisissez la colonne contenant les options. La liste montre chaque colonne avec son en-tête et ses premières valeurs, pour que vous puissiez les distinguer
5. Sous Capacity, gardez Ajouter une colonne Capacity pour moi, ou choisissez Utiliser une colonne que j'ai déjà si votre feuille comporte déjà une colonne « Max » ou « Places »
6. Cliquez sur Choisir un formulaire et choisissez le Google Form à alimenter. Le sélecteur de fichiers de Google donne au module l'accès à ce seul formulaire et à rien d'autre
7. Choisissez la question à remplir, puis cliquez sur Connecter la feuille de calcul. Pour l'instant, une feuille de calcul alimente une question d'un formulaire

La première synchronisation s'exécute tout de suite : vos options arrivent dans le formulaire, la colonne Capacity est ajoutée (si vous l'avez demandée) et la colonne Taken se remplit avec le nombre de personnes qui ont choisi chaque option jusqu'ici.

Vos colonnes

Capacity et Taken sont ajoutées après la dernière colonne utilisée de l'onglet. Vous pouvez ensuite insérer ou déplacer des colonnes : le module suit ses colonnes par identité, pas par lettre.

Le panneau latéral indique les lettres en jeu sous chaque question connectée, par exemple Roster · options C · capacité D · prises E.

Mises à jour instantanées

Une feuille de calcul peut synchroniser votre formulaire selon un calendrier, mais elle ne peut pas surveiller les réponses du formulaire à mesure qu'elles arrivent. Juste après la connexion, le panneau latéral affiche :

• Synchro auto : toutes les heures. Les options vont au formulaire et Taken est actualisée une fois par heure, ainsi qu'à chaque clic sur Synchroniser maintenant
• Mises à jour instantanées : désactivées. Une option pleine est retirée du formulaire à l'exécution horaire suivante, pas au moment où elle se remplit

Pour activer les mises à jour instantanées, ouvrez le formulaire une fois : cliquez sur le nom du formulaire dans le panneau latéral, puis sur Modules complémentaires → Dynamic Form Choices → Start dans le formulaire. Cela installe le déclencheur d'envoi propre au formulaire ; à partir de là, Taken est actualisée et les options pleines se ferment à chaque envoi. Le panneau latéral de Sheets affiche Mises à jour instantanées : activées dès que c'est fait.

Si le panneau affiche plutôt Synchro auto : tant que ce panneau est ouvert, Google n'a pas donné à l'exécution planifiée l'accès à votre feuille de calcul. La synchronisation a toujours lieu à chaque ouverture du panneau ou clic sur Synchroniser maintenant, et ouvrir le formulaire une fois comme ci-dessus confie la planification au formulaire.

Capacity

Capacity fonctionne exactement comme dans une feuille des options : vide signifie illimité, 0 garde une option hors du formulaire, et une option dont le nombre Taken atteint sa Capacity est retirée du formulaire. Augmentez le nombre et elle revient à la synchronisation suivante.

Avec les mises à jour instantanées désactivées, une option pleine est retirée à l'exécution horaire suivante ; avec elles activées, à l'envoi qui la remplit.

Un formulaire par feuille de calcul

Une feuille de calcul alimente un formulaire. Si vous essayez d'en connecter un second, celui auquel elle est déjà connectée s'affiche. Si le formulaire choisi est déjà alimenté par sa propre feuille des options, ou a déjà été configuré depuis le formulaire, le panneau l'indique et vous y renvoie au lieu de créer une seconde source.

Déconnecter

Déconnecter la feuille de calcul remet toutes les options dans le formulaire (y compris celles fermées par la capacité), arrête la synchronisation et oublie la connexion. Les colonnes Capacity et Taken restent dans votre feuille de calcul avec leurs valeurs. Supprimez-les vous-même si vous n'en voulez plus ; le module ne supprime jamais une colonne.

Travailler des deux côtés

Une fois le formulaire ouvert une fois, la connexion apparaît aux deux endroits : le panneau latéral de Sheets et l'onglet Questions du formulaire. Déconnecter d'un côté déconnecte des deux.

Vous pouvez aussi configurer une connexion depuis le formulaire et la pointer vers une feuille de calcul connectée depuis Sheets : ouvrez la roue dentée dans l'onglet Questions du formulaire et utilisez Configurer ce formulaire à partir d'une feuille de calcul ?

Par où commencer ?

Dans les deux cas, la feuille fait foi : modifiez les options et les capacités là-bas, pas dans l'éditeur du formulaire.