Garder les choix synchronisés

Une fois qu'une question est connectée, il n'y a rien à activer. La synchronisation est automatique, et le panneau latéral vous indique quand elle a eu lieu pour la dernière fois.

Quand une synchronisation se déclenche

• Quand vous connectez une question, immédiatement
• Quand vous ouvrez le panneau latéral, discrètement, pour que les modifications faites dans la feuille soient déjà dans le formulaire au moment où vous regardez
• Toutes les heures, en arrière-plan, que le formulaire ou le panneau latéral soit ouvert ou non
• À chaque réponse envoyée, ce qui actualise également les décomptes de la colonne C
• Quand vous appuyez sur « Tout synchroniser » dans le menu de la roue dentée

Toutes les heures est la planification d'arrière-plan la plus rapide que Google autorise pour les modules de formulaires : une modification dans la feuille peut donc mettre jusqu'à une heure à apparaître d'elle-même. Appuyez sur Tout synchroniser si vous la voulez tout de suite.

Si le module est en pause dans l'onglet Form, les synchronisations d'arrière-plan s'arrêtent aussi ; un formulaire affichant « En pause » ne devrait pas avoir une tâche horaire qui réécrit ses questions. Appuyer vous-même sur Tout synchroniser fonctionne toujours, car appuyer dessus exprime l'intention.

Ce qu'écrit une synchronisation

Une synchronisation lit les colonnes A et B de l'onglet de la question, puis :

1. Remplace les options de la question par la colonne A, après suppression des espaces superflus, des lignes vides et des doublons sans tenir compte de la casse, et après coupe de la liste à la limite de 500 options de Google Forms. Une option « Autre » présente sur la question est conservée
2. Enregistre la capacité de chaque ligne, issue de la colonne B, comme limite de cette option
3. Réécrit la colonne C avec le nombre actuel d'inscriptions par option

La ligne du panneau latéral affiche ensuite le nombre d'options, combien sont complètes, et l'heure de la dernière synchronisation.

La capacité : des options qui se ferment d'elles-mêmes

Avec un nombre en colonne B, le module surveille les réponses au fur et à mesure :

• Lorsqu'une option atteint sa capacité, elle est retirée automatiquement du formulaire, généralement en quelques secondes après la réponse qui l'a complétée. Google exécute le déclencheur via son propre minuteur et ne garantit pas un instant exact, un déclenchement un peu plus lent reste donc normal, et cela vaut pour tout module travaillant sur un Google Form. Deux personnes qui se disputent la dernière place dans cette fenêtre peuvent toutes deux l'obtenir : considérez donc la capacité comme « les options sont retirées lorsqu'elles se remplissent », et non comme une garantie stricte
• Augmentez le nombre en colonne B et l'option revient à la synchronisation suivante
• Mettez-le à 0 pour fermer une option depuis la feuille sans supprimer sa ligne
• Si toutes les options sont complètes ou fermées, la question affiche un unique message « No spots available » (aucune place disponible) jusqu'à ce que quelque chose se libère

Deux points à garder en tête :

• Les capacités sont associées par ligne. Le nombre en B5 plafonne l'option qui se trouve en A5. Réordonner la colonne A sans réordonner la colonne B déplace chaque plafond vers la mauvaise option
• Renommer une option la remet à zéro. Les décomptes sont liés au texte exact de l'option : renommer « Labo robotique » en « Robotique 101 » fait repartir cette option de zéro inscription

Quand une synchronisation échoue

Une synchronisation ne laisse jamais une question cassée. Si elle ne peut pas aboutir, la question conserve ses options actuelles et le panneau latéral affiche la raison sur cette ligne :

• « La colonne Options est vide » - la colonne A ne contient aucune valeur exploitable, la question a donc été laissée telle quelle. Ajoutez des options et resynchronisez
• « La disposition de cet onglet a changé (la colonne A doit contenir Options) » - la cellule A1 n'affiche plus Options, généralement parce qu'une colonne a été insérée ou supprimée. Corrigez l'onglet ou déconnectez la question. Le module s'arrête ici volontairement, plutôt que d'écrire vos nombres de capacité dans le formulaire comme des options
• « La colonne Options contient une erreur de formule » - une cellule renvoie quelque chose comme #REF! ou #N/A, typiquement un =IMPORTRANGE() cassé ou non autorisé. Le texte de l'erreur n'est jamais écrit dans le formulaire comme choix. Corrigez la formule dans la feuille des options et resynchronisez
• « Impossible de lire la feuille des options » - le fichier a disparu, ou le module a perdu l'accès. Vérifiez qu'il est toujours dans votre Drive
• « Erreur temporaire de Google » - réessayez dans un instant ; la synchronisation horaire réessaiera d'elle-même
• « Impossible de mettre à jour la question » - Google Forms a refusé l'écriture. Cela signifie généralement que la question comporte une validation des réponses ou une navigation liée à des options précises. Vérifiez la question dans l'éditeur de formulaire. La capacité de cette question est suspendue jusqu'à la résolution, et vous pouvez recevoir un e-mail à ce sujet : voir Capacités suspendues

Notez qu'une question dont l'onglet a été supprimé n'est pas une erreur. Elle est traitée comme une déconnexion, avec son propre avis sur la ligne. Voir Connecter une question.

Les copies de votre formulaire

Si vous copiez un formulaire (« Créer une copie » dans Drive), les connexions sont copiées avec lui, mais Google ne copie jamais les planifications d'arrière-plan. Ouvrez une fois le panneau latéral Dynamic Form Choices dans la copie, ou lancez n'importe quelle synchronisation, et la planification horaire est rétablie automatiquement.

Une mise en garde : une copie hérite de la feuille des options du formulaire d'origine au lieu d'en recevoir une à elle, tout ce que vous faites depuis la copie peut donc atteindre la feuille de calcul utilisée par l'original. Si vous voulez repartir proprement, construisez les questions de la copie à partir d'un formulaire dont rien n'est connecté.