Fortgeschritten: Optionen aus einer anderen Tabelle
Ihre Optionen-Tabelle ist die einzige Stelle, aus der das Add-on liest: Sie tippen Optionen in Spalte A, Kapazitäten in Spalte B, und das Add-on schreibt die Anmeldezahlen in Spalte C. Nichts anderes in Ihrem Drive wird angefasst.
Wenn die gewünschte Liste bereits in einer anderen Tabelle liegt (eine Teilnehmerliste, ein Bestand, eine Tabelle, die jemand anderes pflegt), müssen Sie sie weder abtippen noch kopieren. Richten Sie Spalte A per Formel auf diese Tabelle aus, und Ihr Formular folgt ihr.
Die Formel
Öffnen Sie Ihre Optionen-Tabelle und wechseln Sie zum Tabellenblatt der Frage. Beim Verbinden wurde Spalte A mit den aktuellen Auswahlmöglichkeiten der Frage vorbefüllt, leeren Sie also zuerst alles in Spalte A unterhalb der Überschrift. Eine Formel füllt beim Ausbreiten die Zellen unter sich, und sie stoppt mit #REF!, sobald eine dieser Zellen belegt ist.
Klicken Sie dann auf Zelle A2 und geben Sie ein:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/YOUR_SHEET_ID/edit", "Sheet1!A2:A")
Ersetzen Sie die URL durch die Ihrer Quelltabelle und Sheet1!A2:A durch das Tabellenblatt und die Spalte, in der Ihre Optionen stehen. Beginnen Sie den Bereich bei Zeile 2, wenn Ihre Quelle eine Kopfzeile hat.
Beim ersten Mal zeigt die Zelle #REF!. Mit der Eingabetaste ist Ihre Auswahl eine Zeile nach unten gewandert, und Sheets zeigt die Aufforderung Zugriff erlauben nur, solange die Formelzelle ausgewählt ist. Klicken Sie also erneut auf A2, damit sie erscheint. Klicken Sie einmal auf Zugriff erlauben, und die Werte erscheinen. Die Freigabe gilt pro Tabellenpaar, und die Aufforderung sieht nur, wer beide Tabellen öffnen kann.
Lassen Sie A1 auf Options stehen. Das Add-on prüft anhand dieser Überschrift, ob der Aufbau des Tabellenblatts intakt ist, und die Synchronisierung stoppt, wenn sie sich ändert. Übersetzen Sie sie also nicht.
Was danach passiert
Sonst ändert sich nichts. Ihr Formular synchronisiert nach dem normalen Zeitplan (beim Öffnen der Seitenleiste und stündlich), und jede Synchronisierung liest, was die Formel gerade ergibt. Bearbeiten Sie die Quelltabelle, und die neuen Werte erreichen Ihr Formular bei der nächsten Synchronisierung.
Kapazitäten brauchen einen zweiten Blick
Kapazitäten in Spalte B werden den Optionen über die Zeile zugeordnet: Die Zahl in B5 begrenzt die Option, die in A5 steht.
Eine von Hand getippte Liste verrutscht nicht, im Normalfall merkt man davon also nichts. Eine per Formel gespeiste Liste schon: Werden in der Quelle Zeilen eingefügt, entfernt oder neu sortiert, verschieben sich die Optionen, während Ihre Kapazitäten stehen bleiben und an den falschen Zeilen hängen.
Zwei Wege, auf der sicheren Seite zu bleiben:
- Fügen Sie Zeilen am Ende der Quellliste hinzu oder entfernen Sie sie dort, statt in der Mitte
- Öffnen Sie nach jeder Umsortierung die Optionen-Tabelle und prüfen Sie, ob jede Kapazität noch neben der richtigen Option steht
Wenn Sie überhaupt keine Kapazitäten nutzen, betrifft Sie das alles nicht.
Wenn die Formel bricht
Wird der Zugriff entzogen, die Quelldatei gelöscht oder der Bereich ungültig, ergibt die Zelle einen Fehler wie #REF! oder #N/A.
Das Add-on schreibt das nicht in Ihr Formular. Die Synchronisierung stoppt, die Frage behält die Optionen, die sie bereits hat, und die Seitenleiste zeigt einen Sync-Fehler mit dem Hinweis, die Optionen-Tabelle zu reparieren. Öffnen Sie die Tabelle, reparieren Sie die Formel und synchronisieren Sie erneut.
Enthält die fehlerhafte Zelle ein IMPORTRANGE, sagt die Seitenleiste das und verweist Sie zurück auf die Aufforderung Zugriff erlauben, denn eine nie erteilte Freigabe sieht genauso aus wie eine defekte Formel. Klicken Sie in der Optionen-Tabelle auf A2, erlauben Sie den Zugriff, falls die Aufforderung erscheint, und synchronisieren Sie erneut.
Warum eine Formel statt einer Dateiauswahl
Aus dem Add-on heraus eine Verbindung zu fremden Tabellen herzustellen würde bedeuten, ihm Zugriff auf diese Dateien zu geben. Und es würde dazu führen, dass die Optionen-Tabelle je nach einer Einstellung, die Sie beim Hinsehen nicht sehen, zwei verschiedene Dinge bedeutet. Eine Formel hält eine einzige Regel wahr: Ihnen gehören Options und Capacity, dem Add-on gehört Taken, und das Add-on liest niemals eine andere Tabelle als die, die es für Ihr Formular angelegt hat.