Mit einer Tabelle starten

Dynamic Form Choices läuft nicht nur in Google Formulare, sondern auch in Google Sheets. Wenn Ihre Optionen bereits in einer Tabelle liegen, die Sie pflegen (eine Teilnehmerliste, ein Stundenplan, eine Bestandsliste), können Sie dort anfangen: Das Add-on verwendet Ihre Spalte als Optionen, fügt daneben eine Spalte Capacity und eine Spalte Taken hinzu und hält das gewählte Formular synchron.

Nichts wird verschoben. Ihr Tabellenblatt bleibt Ihr Tabellenblatt; das Add-on schreibt nur in die beiden Spalten, die es selbst hinzugefügt hat.

Die Tabelle verbinden

1. Öffnen Sie die Tabelle in Google Sheets, dann Erweiterungen → Dynamic Form Choices → Start
2. Wählen Sie das Tabellenblatt mit Ihren Optionen
3. Lassen Sie Erste Zeile ist eine Kopfzeile eingeschaltet, wenn Zeile 1 eine Überschrift ist. Schalten Sie es aus, wenn Ihre erste Zeile bereits eine Option ist
4. Wählen Sie die Spalte mit den Optionen. Die Liste zeigt jede Spalte mit ihrer Überschrift und den ersten Werten, damit Sie sie unterscheiden können
5. Behalten Sie unter Capacity die Einstellung Eine Capacity-Spalte für mich hinzufügen, oder wählen Sie Eine vorhandene Spalte verwenden, falls Ihre Tabelle schon eine Spalte „Max“ oder „Plätze“ enthält
6. Klicken Sie auf Ein Formular auswählen und wählen Sie das Google-Formular, das gespeist werden soll. Die Dateiauswahl von Google gibt dem Add-on Zugriff auf dieses eine Formular und auf nichts sonst
7. Wählen Sie die Auszufüllende Frage und klicken Sie dann auf Tabelle verbinden. Eine Tabelle speist vorerst eine Frage eines Formulars

Die erste Synchronisierung läuft sofort: Ihre Optionen landen im Formular, die Spalte Capacity wird hinzugefügt (falls gewünscht), und die Spalte Taken füllt sich mit der Anzahl der Personen, die jede Option bisher gewählt haben.

Ihre Spalten

Capacity und Taken werden hinter der letzten verwendeten Spalte des Tabellenblatts angelegt. Sie können Spalten danach einfügen oder verschieben: Das Add-on erkennt seine Spalten an ihrer Identität, nicht am Buchstaben.

Die Seitenleiste zeigt unter jeder verbundenen Frage, welche Buchstaben im Spiel sind, zum Beispiel Roster · Optionen C · Kapazität D · vergeben E.

Sofortige Updates

Eine Tabelle kann Ihr Formular nach Zeitplan synchronisieren, aber sie kann die eingehenden Antworten des Formulars nicht beobachten. Direkt nach dem Verbinden zeigt die Seitenleiste:

• Auto-Sync: stündlich. Optionen gehen ans Formular und Taken wird einmal pro Stunde aktualisiert, außerdem jedes Mal, wenn Sie auf Jetzt synchronisieren klicken
• Sofortige Updates: aus. Eine volle Option wird erst beim nächsten stündlichen Lauf aus dem Formular entfernt, nicht in dem Moment, in dem sie voll wird

Um sofortige Updates einzuschalten, öffnen Sie das Formular einmal: Klicken Sie in der Seitenleiste auf den Namen des Formulars, dann im Formular auf Add-ons → Dynamic Form Choices → Start. Dadurch wird der eigene Absende-Trigger des Formulars installiert, und ab dann wird Taken bei jeder Abgabe aktualisiert und volle Optionen werden geschlossen. Die Sheets-Seitenleiste zeigt Sofortige Updates: an, sobald das der Fall ist.

Zeigt die Seitenleiste stattdessen Auto-Sync: solange diese Seitenleiste geöffnet ist, hat Google dem geplanten Lauf keinen Zugriff auf Ihre Tabelle gegeben. Synchronisiert wird dann weiterhin bei jedem Öffnen der Seitenleiste und bei Jetzt synchronisieren, und wenn Sie das Formular wie oben einmal öffnen, übernimmt das Formular die Zeitplanung.

Capacity

Capacity funktioniert genau wie in einer Optionen-Tabelle: Leer bedeutet unbegrenzt, 0 hält eine Option aus dem Formular heraus, und eine Option, deren Taken-Wert ihre Capacity erreicht, wird aus dem Formular entfernt. Erhöhen Sie die Zahl, und sie kommt bei der nächsten Synchronisierung zurück.

Bei ausgeschalteten sofortigen Updates wird eine volle Option beim nächsten stündlichen Lauf entfernt; bei eingeschalteten bei der Abgabe, die sie füllt.

Ein Formular pro Tabelle

Eine Tabelle speist ein Formular. Wenn Sie versuchen, ein zweites Formular zu verbinden, sehen Sie das Formular, mit dem sie bereits verbunden ist. Wird das gewählte Formular bereits aus einer eigenen Optionen-Tabelle gespeist oder wurde es schon im Formular selbst eingerichtet, sagt die Seitenleiste das und verlinkt dorthin, statt eine zweite Quelle anzulegen.

Trennen

Tabelle trennen setzt jede Option wieder ins Formular (auch solche, die wegen der Capacity geschlossen wurden), beendet die Synchronisierung und vergisst die Verbindung. Die Spalten Capacity und Taken bleiben mit ihren Werten in Ihrer Tabelle. Löschen Sie sie selbst, wenn Sie sie nicht mehr brauchen; das Add-on entfernt nie eine Spalte.

Von beiden Seiten arbeiten

Sobald das Formular einmal geöffnet wurde, erscheint die Verbindung an beiden Stellen: in der Sheets-Seitenleiste und im Tab Fragen des Formulars. Das Trennen von einer Seite trennt beide.

Sie können eine Verbindung auch vom Formular aus einrichten und auf eine Tabelle zeigen lassen, die über Sheets verbunden wurde: Öffnen Sie das Zahnrad im Tab Fragen des Formulars und wählen Sie Dieses Formular anhand einer Tabelle einrichten?

Wo sollte ich anfangen?

In jedem Fall ist die Tabelle die maßgebliche Quelle: Bearbeiten Sie Optionen und Capacities dort, nicht im Formular-Editor.