Funktionen

Eine Optionen-Tabelle pro Formular

Wenn Sie zum ersten Mal eine Frage verbinden, legt Dynamic Form Choices in Ihrem Drive eine einzige Tabelle an, benannt nach Ihrem Formular: - Dynamic Form Choices. Jede weitere verbundene Frage bekommt ein eigenes Tabellenblatt in dieser einen Datei, sodass das gesamte Formular von einer Stelle aus verwaltet wird.

Die Tabelle spiegelt Ihre Verbindungen: Verbinden Sie eine Frage, erscheint ihr Tabellenblatt, trennen Sie sie, verschwindet es. Wenn Sie die letzte Frage trennen, bleibt die Tabelle in Ihrem Drive und erhält den Zusatz (disconnected) im Namen.

Optionen in Spalte A

Spalte A ist die Optionsliste der Frage, eine Option pro Zeile. Tippen Sie sie ein, fügen Sie sie ein oder speisen Sie sie per Formel. Bei der nächsten Synchronisierung schreibt das Add-on sie ins Formular.

Die Werte werden dabei bereinigt:

• Leerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt, leere Zeilen werden übersprungen
• Duplikate werden ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung entfernt (Google Formulare kann „Rot" und „rot" nicht als getrennte Optionen anbieten)
• Eine vorhandene „Sonstiges"-Option der Frage bleibt erhalten
• Google Formulare erlaubt höchstens 500 Optionen pro Frage, längere Listen werden auf die ersten 500 eindeutigen Werte gekürzt

Kapazität in Spalte B

Spalte B begrenzt die Option in derselben Zeile:

• Leer (oder etwas, das keine Zahl ist) heißt unbegrenzt, Sie begrenzen also nur die Zeilen, die Ihnen wichtig sind
• Eine Zahl ist die maximale Anzahl an Anmeldungen für diese Option. Ist sie erreicht, wird die Option automatisch aus dem Formular entfernt
• 0 hält die Option geschlossen. Sie wird nie angeboten, ihre Zeile bleibt aber in Ihrer Tabelle stehen
• Erhöhen Sie die Zahl, kommt die Option bei der nächsten Synchronisierung zurück

Kapazitäten werden den Optionen über die Zeile zugeordnet, nicht über den Namen: B5 begrenzt also die Option, die in A5 steht.

Sind alle Optionen einer Frage voll oder geschlossen, zeigt die Frage stattdessen den einzelnen Platzhalter „No spots available" (keine Plätze verfügbar), bis wieder etwas frei wird.

Optionen werden automatisch entfernt, sobald sie voll sind, meist innerhalb von Sekunden nach der Antwort, die sie gefüllt hat. Google führt die Trigger von Formularen über einen eigenen Timer aus und garantiert keinen genauen Zeitpunkt, ein gelegentlich langsamerer Lauf ist also normal. Das gilt für jedes Add-on, das mit einem nativen Google Formular arbeitet. Innerhalb dieses Zeitfensters können zwei Personen denselben letzten Platz belegen.

Live-Zahlen in Spalte C

Spalte C gehört dem Add-on. Nach jeder Abgabe schreibt es dort Zeile für Zeile die aktuelle Anzahl der Anmeldungen je Option, sodass die Tabelle zugleich ein Live-Dashboard ist. Es gibt nichts zu konfigurieren und keine Formel zu pflegen.

Alles synchronisiert sich selbst

Verbundene Fragen werden synchronisiert:

• wenn Sie die Seitenleiste öffnen
• einmal pro Stunde im Hintergrund, unabhängig davon, ob das Formular geöffnet ist
• bei jeder Formularabgabe
• immer dann, wenn Sie im Zahnrad-Menü auf Alle synchronisieren klicken

Stündlich ist der schnellste Hintergrund-Zeitplan, den Google für Formulare-Add-ons zulässt. Klicken Sie auf Alle synchronisieren, wenn eine Änderung sofort ankommen soll.

Dateibezogener Zugriff

Das Add-on arbeitet mit Googles dateibezogener Drive-Berechtigung. Es sieht die Optionen-Tabelle, die es für Ihr Formular angelegt hat, und sonst nichts, weder Ihre anderen Tabellen noch den Rest Ihres Drive. Klassische Add-ons vom Typ Form Ranger verlangen Lesezugriff auf jede Tabelle, die Ihnen gehört; dieses nicht.

Optionen aus einer anderen Tabelle

Wenn Ihre Liste bereits woanders liegt, lassen Sie sie dort und holen Sie sie mit =IMPORTRANGE() in Spalte A. Die Synchronisierung liest, was die Formel gerade ergibt, sodass Ihr Formular der Quelle folgt, ohne dass das Add-on je Zugriff darauf erhält. Siehe Fortgeschritten: Optionen aus einer anderen Tabelle.

Auch Limits auf Formularebene

Dynamic Form Choices bringt außerdem die Steuerungen von Form Limiter auf Formularebene mit, im Tab Form: ein Gesamtlimit für Antworten, geplante Öffnungs- und Schließzeitpunkte, eine eigene Schlussmeldung, E-Mail-Benachrichtigungen (auch wenn eine Frage ausgeschöpft ist) und einen QR-Code zum Teilen des Formulars.

Sicheres Verhalten im Fehlerfall

Eine Synchronisierung, die nicht abgeschlossen werden kann, lässt die Frage exakt so, wie sie war, und meldet in der Seitenleiste, was passiert ist. Eine defekte Formel, eine geleerte Spalte oder ein zerstörter Aufbau des Tabellenblatts führt niemals zu einer kaputten oder leeren Frage. Die einzelnen Fälle finden Sie unter Auswahlmöglichkeiten synchron halten.