Gesamtlimit pro Frage

Spalte B Capacity begrenzt jede Option für sich. Ein Gesamtlimit pro Frage begrenzt die Frage als Ganzes: ein gemeinsames Kontingent an Plätzen, aus dem alle Optionen schöpfen, unabhängig davon, wie sich die Anmeldungen verteilen.

„20 Plätze in jedem Workshop" ist Spalte B. „30 Plätze für den ganzen Tag, egal welche Workshops gewählt werden" ist das Gesamtlimit. Beides lässt sich kombinieren.

Wo welches Limit gespeichert wird

Dies ist die einzige Einstellung, die nicht im Optionen-Sheet steht:

Das Tab-Layout ist mit A Options | B Capacity | C Taken fest vorgegeben, damit das Add-on immer weiß, was es liest. Eine einzelne Steuerzelle irgendwo im Blatt ließe sich versehentlich verschieben, überschreiben oder löschen – und die Frage würde ihr Limit unbemerkt verlieren. Das Gesamtlimit liegt deshalb in den Einstellungen des Add-ons, wo es nichts verrücken kann.

Die Zählung bleibt Sache des Tabellenblatts: Ihr Gesamtlimit wird gegen die Summe von Spalte C gemessen, das Blatt bleibt also der Ort, an dem Sie sehen, was schon belegt ist.

Ein Gesamtlimit festlegen

1. Öffnen Sie den Tab Fragen in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf eine verbundene Frage
3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben Fragenlimit
4. Aktivieren Sie Gesamtzahl der Plätze begrenzen
5. Legen Sie Plätze insgesamt für diese Frage fest
6. Klicken Sie auf Speichern

Ohne Gesamtlimit lassen Sie den Schalter aus.

Anzeigen, wie voll die Frage ist

Ein Gesamtlimit ist für die Ausfüllenden unsichtbar — sie merken erst davon, wenn die Optionen verschwinden. Wenn Sie dies aktivieren, wird der Zählerstand an die Beschreibung der Frage angehängt, sodass alle sehen können, wie sie sich füllt.

1. Aktivieren Sie im selben Dialog Anzeigen, wie voll diese Frage ist
2. Legen Sie Anzeigen ab dieser Anzahl freier Plätze fest — der Zähler bleibt verborgen, bis die Frage mindestens so nah am Limit ist
3. Optional können Sie eine Beschreibung schreiben; der Zähler wird daran angehängt
4. Klicken Sie auf Speichern

Die Ausfüllenden sehen dann etwa:

Bringen Sie eine eigene Schürze mit. (97/100)

Das sind belegte Plätze von der Gesamtzahl, nicht die freien. Eine Angabe wie 3/100 wird fast überall als „3 von 100 erledigt" gelesen — rückwärts zu zählen würde eine fast volle Frage also fast leer wirken lassen.

Der Zähler bleibt ganz aus, solange die Frage weiter vom Limit entfernt ist als Ihr Schwellenwert (mit 0 wird er ab der ersten Antwort angezeigt), sobald sie voll ist — das sagt die Meldung „Keine Plätze verfügbar" bereits — und immer dann, wenn das Add-on die Frage pausiert hat, weil die Zahl dann nicht mehr durchgesetzt würde.

Ihre Beschreibung bleibt Ihre

Das Add-on übernimmt die Beschreibung, solange der Zähler aktiv ist: Ihr eigener Text bleibt erhalten und der Zähler wird dahinter gesetzt. Schalten Sie ihn aus, kommt Ihre Beschreibung genau so zurück, wie sie war.

Wenn Sie diese Beschreibung in Google Forms statt hier bearbeiten, bemerkt das Add-on das und aktualisiert den Zähler nicht mehr, statt Ihren Text zu überschreiben. Die Seitenleiste bietet dann an, Ihre Forms-Version zu übernehmen — danach läuft der Zähler auf Ihrem neuen Text weiter.

So funktioniert es

Beide Limits gelten unabhängig voneinander. Eine Option bleibt nur dann im Formular, wenn beides zutrifft:

• die Option liegt unter ihrer Kapazität in Spalte B und
• die Frage liegt unter ihrem Gesamtlimit

Sind die Plätze aufgebraucht, werden alle verbleibenden Optionen entfernt und die Teilnehmenden sehen Ihre Meldung „Keine Plätze verfügbar".

Durchgesetzt wird das nach jeder Übermittlung und bei jeder Synchronisierung. Der zweite Punkt ist hier wichtig: Eine Synchronisierung schreibt die Optionen der Frage neu aus Spalte A, sodass eine stündliche Synchronisierung eine ausgebuchte Frage sonst wieder ins Formular zurückholen würde, bis die nächste Antwort eintrifft.

Kontrollkästchen-Fragen verbrauchen einen Platz pro Häkchen

Bei einer Kontrollkästchen-Frage können Teilnehmende in einer Antwort mehrere Optionen ankreuzen, und jede angekreuzte Option belegt einen Platz.

Eine Antwort mit 3 Häkchen verbraucht 3 Plätze Ihres Gesamtlimits, nicht 1. Das passt zu Spalte C, die ebenfalls pro angekreuzter Option zählt. Bei Multiple-Choice- und Dropdown-Fragen ist nur eine Auswahl möglich, dort verbraucht eine Antwort also immer genau einen Platz.

Beide Limits kombinieren

• Kapazitäten über dem Gesamtwert – 30 Plätze insgesamt, höchstens 20 pro Workshop. Spalte B enthält je Zeile 20, das Gesamtlimit ist 30. Der häufigste Fall.
• Keine Kapazitäten, nur ein Gesamtwert – 30 Personen, freie Auswahl. Lassen Sie Spalte B leer und setzen Sie das Gesamtlimit auf 30.
• Kapazitäten unter dem Gesamtwert – Sind alle Zeilen begrenzt und ergeben zusammen weniger als das Gesamtlimit, kann dieses nie erreicht werden. Harmlos, aber meist ein Zeichen, dass eine der Zahlen nicht die gewünschte ist. Die Seitenleiste weist darauf hin.

Bearbeiten des Tabellenblatts löscht das Gesamtlimit nicht

Zeilen im Optionen-Sheet hinzuzufügen, zu entfernen oder neu zu begrenzen, ändert nur die Kapazitäten je Option. Ihr Gesamtlimit übersteht jede Synchronisierung, auch die automatische stündliche. Es zu ändern ist eine Aktion in der Seitenleiste.

Wenn Plätze frei werden

Wenn Sie eine Antwort löschen oder das Gesamtlimit erhöhen, werden Plätze frei und die Optionen kommen bei der nächsten Neuberechnung zurück – bei der nächsten Synchronisierung oder der nächsten Antwort. Google Formulare teilt Add-ons nicht mit, wenn eine Antwort gelöscht wird; im Moment des Löschens passiert daher nichts.

Tipps

• Beim Trennen einer Frage wird ihr Gesamtlimit zusammen mit ihren übrigen Einstellungen gelöscht
• Ein pausiertes Add-on setzt beide Limits nicht durch, da auch der Synchronisierungs-Trigger entfernt wird
• Ein Gesamtlimit von 1 macht aus der Frage eine Frage mit nur einer einzigen Vergabe, unabhängig von der gewählten Option
• Was je Option belegt ist, steht in Spalte C; im Verhältnis zum Gesamtlimit sehen Sie es in der Seitenleiste