Auswahlmöglichkeiten synchron halten

Sobald eine Frage verbunden ist, gibt es nichts einzuschalten. Die Synchronisierung läuft automatisch, und die Seitenleiste zeigt Ihnen, wann sie zuletzt lief.

Wann eine Synchronisierung läuft

• Wenn Sie eine Frage verbinden, sofort
• Wenn Sie die Seitenleiste öffnen, unbemerkt, sodass Ihre Änderungen aus der Tabelle bereits im Formular sind, wenn Sie hinsehen
• Stündlich, im Hintergrund, unabhängig davon, ob das Formular oder die Seitenleiste geöffnet ist
• Bei jeder Formularabgabe, wobei zugleich die Zahlen in Spalte C aktualisiert werden
• Wenn Sie im Zahnrad-Menü auf „Alle synchronisieren" klicken

Stündlich ist der schnellste Hintergrund-Zeitplan, den Google für Formulare-Add-ons zulässt, eine Änderung in der Tabelle kann von allein also bis zu einer Stunde brauchen. Klicken Sie auf Alle synchronisieren, wenn Sie sie sofort wollen.

Ist das Add-on im Tab Form pausiert, stoppen auch die Hintergrund-Synchronisierungen; ein Formular, das „Pausiert" anzeigt, sollte keinen stündlichen Job haben, der seine Fragen umschreibt. Alle synchronisieren selbst anzuklicken funktioniert weiterhin, denn der Klick ist die Absicht.

Was eine Synchronisierung schreibt

Eine Synchronisierung liest die Spalten A und B des Tabellenblatts der Frage und dann:

1. Ersetzt sie die Optionen der Frage durch Spalte A, nachdem Leerzeichen entfernt, leere Zeilen übersprungen, Duplikate ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung entfernt und die Liste auf das Google Formulare-Limit von 500 Optionen gekürzt wurden. Eine vorhandene „Sonstiges"-Option der Frage bleibt erhalten
2. Speichert sie die Kapazität jeder Zeile aus Spalte B als Limit dieser Option
3. Schreibt sie Spalte C mit der aktuellen Anzahl der Anmeldungen je Option neu

Die Zeile in der Seitenleiste zeigt danach die Anzahl der Optionen, wie viele davon voll sind, und den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung.

Kapazität: Optionen, die sich selbst schließen

Steht eine Zahl in Spalte B, beobachtet das Add-on die eingehenden Antworten:

• Erreicht eine Option ihre Kapazität, wird sie automatisch aus dem Formular entfernt, meist innerhalb von Sekunden nach der Antwort, die sie gefüllt hat. Google führt den Trigger über einen eigenen Timer aus und garantiert keinen genauen Zeitpunkt, ein gelegentlich langsamerer Lauf ist also normal, und das gilt für jedes Add-on auf einem Google Formular. Zwei Personen, die sich innerhalb dieses Zeitfensters um den letzten Platz bewerben, können ihn beide bekommen. Verstehen Sie Kapazität also als „Optionen werden entfernt, sobald sie voll sind", nicht als harte Garantie
• Erhöhen Sie die Zahl in Spalte B, kommt die Option bei der nächsten Synchronisierung zurück
• Setzen Sie sie auf 0, um eine Option aus der Tabelle heraus zu schließen, ohne ihre Zeile zu löschen
• Sind alle Optionen voll oder geschlossen, zeigt die Frage den einzelnen Platzhalter „No spots available" (keine Plätze verfügbar), bis wieder etwas frei wird

Zwei Dinge sollten Sie im Kopf behalten:

• Kapazitäten werden über die Zeile zugeordnet. Die Zahl in B5 begrenzt die Option, die in A5 steht. Sortieren Sie Spalte A um, ohne Spalte B mitzusortieren, rutscht jedes Limit zur falschen Option
• Eine Option umzubenennen setzt sie zurück. Die Zählstände hängen am exakten Optionstext, „Robotik-Labor" in „Robotik 101" umzubenennen startet diese Option also wieder bei null Anmeldungen

Wenn eine Synchronisierung fehlschlägt

Eine Synchronisierung hinterlässt niemals eine kaputte Frage. Kann sie nicht abgeschlossen werden, behält die Frage ihre aktuellen Optionen, und die Seitenleiste zeigt den Grund in der jeweiligen Zeile:

• „Die Spalte Options ist leer" - Spalte A enthält keine verwertbaren Werte, die Frage blieb also unangetastet. Ergänzen Sie Optionen und synchronisieren Sie erneut
• „Das Layout dieses Tabellenblatts hat sich geändert (in Spalte A muss Options stehen)" - in Zelle A1 steht nicht mehr Options, meist weil eine Spalte eingefügt oder gelöscht wurde. Reparieren Sie das Tabellenblatt oder trennen Sie die Frage. Das Add-on stoppt hier bewusst, statt Ihre Kapazitätszahlen als Optionen ins Formular zu schreiben
• „Die Spalte Options enthält einen Formelfehler" - eine Zelle ergibt etwas wie #REF! oder #N/A, typischerweise ein defektes oder nicht autorisiertes =IMPORTRANGE(). Der Fehlertext wird niemals als Auswahlmöglichkeit ins Formular geschrieben. Beheben Sie die Formel in der Optionen-Tabelle und synchronisieren Sie erneut
• „Die Optionen-Tabelle kann nicht gelesen werden" - die Datei ist weg, oder das Add-on hat den Zugriff verloren. Prüfen Sie, ob sie noch in Ihrem Drive liegt
• „Vorübergehender Google-Fehler" - versuchen Sie es gleich noch einmal; die stündliche Synchronisierung wiederholt es von allein
• „Die Frage konnte nicht aktualisiert werden" - Google Formulare hat den Schreibvorgang abgelehnt. Meist bedeutet das, dass die Frage eine Antwortvalidierung oder eine an bestimmte Optionen gebundene Verzweigung hat. Sehen Sie sich die Frage im Formular-Editor an. Die Kapazität dieser Frage ist bis zur Behebung pausiert, und Sie erhalten dazu möglicherweise eine E-Mail: siehe Pausierte Kapazitäten

Beachten Sie: Eine Frage, deren Tabellenblatt gelöscht wurde, ist kein Fehler. Sie wird als Trennung behandelt, mit einem eigenen Hinweis in der Zeile. Siehe Eine Frage verbinden.

Kopien Ihres Formulars

Wenn Sie ein Formular kopieren („Kopie erstellen" in Drive), werden die Verbindungen mitkopiert, aber Google kopiert niemals Hintergrund-Zeitpläne mit. Öffnen Sie die Seitenleiste von Dynamic Form Choices einmal in der Kopie, oder starten Sie irgendeine Synchronisierung, und der stündliche Zeitplan wird automatisch wiederhergestellt.

Eine Warnung: Eine Kopie übernimmt die Optionen-Tabelle des Originals, statt eine eigene zu bekommen. Alles, was Sie aus der Kopie heraus tun, kann also die Tabelle erreichen, die das Original verwendet. Wenn Sie sauber starten wollen, bauen Sie die Fragen der Kopie aus einem Formular auf, in dem nichts verbunden ist.