Invio e limiti di consegna
Questa guida spiega da dove partono le tue notifiche e quali limiti si applicano — le cose che più spesso creano problemi sui moduli ad alto volume.
Le email partono dal tuo account Google
Quando arriva una risposta, Form Notifications invia la notifica dal tuo account Google — l'account che ha configurato il componente aggiuntivo sul modulo. I destinatari la vedono arrivare dal tuo indirizzo, con il nome mittente che hai impostato.
Poiché le notifiche escono dal tuo account, contano ai fini del limite di invio del tuo account Google:
- Account Gmail personali: circa 100 email al giorno
- Account Google Workspace: circa 1.500 email al giorno
Su un modulo molto attivo è possibile raggiungere quel limite — dopodiché le notifiche successive non partono finché il limite non si azzera (circa 24 ore). Se prevedi volumi elevati, un account Workspace ha molto più margine.
Sono limiti di Google sul tuo account, non un limite di Form Notifications — valgono per tutto ciò che quell'account invia.
Le email di approvazione sono gestite diversamente
Per le regole che richiedono approvazione, l'email finale ai tuoi destinatari (inviata dopo l'ok dell'approvatore) parte dai server di posta di Skyfield anziché dal tuo account. La richiesta di approvazione all'approvatore viene comunque inviata dal tuo account.
Tetto giornaliero per modulo
Oltre al limite di account di Google, Form Notifications applica un tetto di sicurezza di 500 notifiche per modulo al giorno. Serve a evitare che un loop accidentale o un modulo fuori controllo invii migliaia di email. I flussi di approvazione contano nello stesso tetto — una risposta in attesa di approvazione usa una delle 500, sia che venga poi approvata sia che venga rifiutata. È ben oltre l'uso ordinario — contattaci se hai una reale esigenza ad alto volume.
Consigli per la consegna
- Imposta un indirizzo di risposta (Rispondi a). Un indirizzo di risposta reale sulla notifica rende più probabile che i destinatari (e i loro provider di posta) considerino l'email legittima.
- Su un dominio Workspace gestito, se i destinatari non ricevono le notifiche, le impostazioni di sicurezza email del dominio potrebbero filtrare i messaggi inviati tramite il componente aggiuntivo — chiedi al tuo amministratore Google Workspace di confermare che l'invio sia consentito.
Quando il tuo dominio blocca la posta inviata tramite Google
Alcune organizzazioni pubblicano una policy DMARC rigida che indica ai server di posta riceventi di rifiutare qualsiasi messaggio non inviato attraverso il sistema di posta dell'organizzazione. Poiché Form Notifications invia tramite Google (il tuo account), un dominio con policy rigida può far sì che quei messaggi vengano rifiutati silenziosamente — il componente aggiuntivo mostra l'invio come Inviato (è stato consegnato a Google), ma i destinatari non lo ricevono mai e nel componente aggiuntivo non compare alcun rimbalzo.
Di solito questo si verifica su un account Workspace con dominio personalizzato (es. you@yourschool.org) il cui dominio applica DMARC senza autorizzare Google come mittente. Gli indirizzi Gmail personali (@gmail.com) sono sempre allineati e consegnano normalmente.
Come risolvere:
- Invia da un account Gmail (la via più semplice). Il mittente è l'account che ha configurato il componente aggiuntivo sul modulo. Se le notifiche dal tuo dominio personalizzato vengono rifiutate, configura il componente aggiuntivo — o usa Subentra nell'invio — da un account Gmail personale, così le notifiche partono da un indirizzo che consegna in modo affidabile.
- Oppure autorizza Google sul tuo dominio (amministratore). Chiedi al tuo amministratore Google Workspace di consentire al dominio l'invio tramite Google (una modifica di allineamento SPF / DMARC). Così il mittente resta il tuo indirizzo con dominio personalizzato.
Non sei sicuro di essere interessato? Usa Invia un test (nel menu Modifica di una notifica) — se il test non arriva, non arriverà nemmeno ai tuoi destinatari.
Autorizzazioni che puoi rifiutare (e cosa smette di funzionare)
Quando installi il componente aggiuntivo, la schermata di consenso di Google ti permette di deselezionare singole autorizzazioni. Il componente aggiuntivo si installa e si apre comunque — ma la funzionalità dietro un'autorizzazione deselezionata viene disattivata:
| Autorizzazione nella schermata di consenso | Cosa abilita | Senza di essa |
|---|---|---|
| Inviare email come te | L'invio delle notifiche dal tuo account | Le notifiche dei moduli in cui sei tu il mittente non possono partire. L'editor mostra l'avviso "L'autorizzazione email è disattivata" con un link Consenti l'invio di email. |
| Visualizzare, modificare, creare ed eliminare solo i file specifici di Google Drive che utilizzi con questa app | Esporta in Fogli nella pagina della cronologia (il componente aggiuntivo tocca solo ed esclusivamente i fogli che crea) | Il pulsante di esportazione diventa Consenti l'accesso a Drive per esportare. |
Per concedere un'autorizzazione rifiutata, fai clic sul link nell'avviso (o sul pulsante di esportazione) — si apre la schermata di consenso di Google con la sola autorizzazione mancante. Selezionala e fai clic su Continua. Poi chiudi e riapri il componente aggiuntivo (dal menu Componenti aggiuntivi): Google non aggiorna le autorizzazioni del componente aggiuntivo finché è aperto, quindi l'avviso scompare solo dopo la ricarica.
Su un modulo con più editor, le notifiche partono da un solo account — il mittente mostrato nell'editor. Se un altro editor rifiuta "Inviare email come te" sul proprio account, l'invio non ne risente; conta solo l'autorizzazione del mittente. Se l'autorizzazione del mittente è disattivata, un co-editor può usare Subentra nell'invio per inviare invece dal proprio account.
Quando un invio viene saltato
Alcune risposte non producono alcuna email, ed è voluto — ad esempio, una regola il cui unico destinatario è il compilatore o un campo del modulo che non ha fornito un indirizzo valido (vedi Destinatari), oppure una regola le cui condizioni non corrispondevano. Sono casi previsti e non sono errori.