Approvazione

L'approvazione è un passaggio su una regola, non un'impostazione per il modulo. Una regola può inviare su ogni risposta, solo dopo l'approvazione o quando viene rifiutata. Il secondo e il terzo tipo mettono una persona o un canale nel processo: la risposta attende la loro decisione, e la regola si attiva quando arriva.

Aggiungere un passaggio di approvazione a una regola

1. Nel passaggio Quando della regola, quando la crei o la modifichi, sotto Invia quando, scegli Solo dopo l'approvazione o Quando viene rifiutata
2. Compare il campo approvatore. Scegli Una persona, e digita il suo indirizzo email, oppure Un canale, e incolla un URL di webhook Slack, Discord o Microsoft Teams (vedi ottenere un URL di webhook)
3. Facoltativamente scrivi un Messaggio della richiesta. Viene mostrato sopra le risposte nella richiesta di approvazione, ad esempio "Controlla la voce di budget prima di approvare."
4. Completa la regola come al solito: le condizioni Solo se, la destinazione verso cui invia una volta approvata (o rifiutata), e il messaggio

I chip della regola mostrano in attesa di approvazione non appena ha questo passaggio.

Una richiesta per approvatore, non per regola

Più regole possono attendere lo stesso approvatore. Quando una risposta corrisponde a più di una di esse, quell'approvatore riceve comunque una sola richiesta di approvazione, con i pulsanti Approva e Rifiuta. La sua decisione attiva ogni regola corrispondente che lo aspettava: approvando si attivano le regole solo dopo l'approvazione, rifiutando si attivano le regole quando viene rifiutata.

Le regole che attendono un approvatore diverso non vengono toccate; quell'approvatore riceve una propria richiesta separata.

Esempio: un modulo ha quattro regole: due inviano solo dopo l'approvazione da Anna, una invia quando viene rifiutata da Anna, e una invia solo dopo l'approvazione da Ben. Una risposta che corrisponde a tutte e quattro crea esattamente due richieste: una ad Anna, una a Ben. Se Anna approva si attivano solo le sue due regole approvate, non quella rifiutata. Ben decide in modo indipendente, sulla propria richiesta.

Attendono solo le regole le cui condizioni Solo se corrispondono alla risposta. Se nessuna regola di approvazione corrisponde, non viene inviata alcuna richiesta.

Cosa riceve l'approvatore

• Una persona riceve un'email, inviata dal tuo account Google, con il messaggio della richiesta, le risposte e i due pulsanti
• Un canale riceve un post nel canale Slack, Discord o Teams, con gli stessi due pulsanti. Chiunque nel canale può decidere. Una volta presa la decisione, l'esito viene pubblicato nel canale, con il nome indicato dall'approvatore
• Se la pubblicazione nel canale non riesce, la richiesta viene inviata via email al proprietario della regola, con una riga che spiega il motivo, così la risposta può comunque essere decisa. Se l'URL del webhook del canale non esiste più (HTTP 404 o 410), l'approvatore viene anche messo in pausa: la regola mostra Approvatore in pausa, e le richieste vanno via email al proprietario finché non incolli un nuovo URL nel campo dell'approvatore

La pagina di approvazione

Ogni pulsante apre una pagina che chiede Approve this submission? (o Reject), mostra le risposte e ha un campo facoltativo Your name. Nulla viene deciso finché l'approvatore non fa clic sul pulsante di quella pagina, così un'anteprima del link in Slack o uno scanner di posta non possono approvare per errore. Il nome digitato lì viene mostrato al proprietario del modulo, nella cronologia e nel post con l'esito.

• Approve attiva ogni regola corrispondente impostata su solo dopo l'approvazione che attendeva questo approvatore
• Reject attiva ogni regola corrispondente impostata su quando viene rifiutata che attendeva questo approvatore. Anche il proprietario del modulo riceve un'email sul rifiuto

Entrambe le decisioni vengono registrate nella Cronologia.

La finestra di 7 giorni

Una richiesta di approvazione è valida per 7 giorni. Se l'approvatore non decide in quel periodo, la richiesta scade: nessuna delle regole che la attendevano invia, nemmeno quelle quando viene rifiutata. Una scadenza non è un rifiuto.

Buono a sapersi

• Una regola che invia via Email su solo dopo l'approvazione o quando viene rifiutata parte dai server di posta di Skyfield, non dal tuo account Google, perché in quel momento non sta avvenendo alcun invio del modulo. Il nome del mittente e l'indirizzo di risposta vengono mantenuti. Vedi Invio e limiti
• Le condizioni Solo se valgono comunque, quindi una regola con un passaggio di approvazione attende solo le risposte per cui avrebbe comunque inviato
• Una regola webhook con un passaggio di approvazione riceve approval.decision e approval.decidedBy nel payload. Vedi Webhook
• Cambiare l'Invia quando di una regola allontanandola da un evento di approvazione cancella l'approvatore; una richiesta già inviata non viene toccata

Approvazione e licenza

Una regola con un passaggio di approvazione richiede una licenza attiva. La prova gratuita di 7 giorni conta, quindi durante la prova funziona per intero. Quando la prova termina senza upgrade, le regole di approvazione si mettono in pausa: le risposte corrispondenti vengono registrate nella cronologia come saltate e non viene inviata alcuna richiesta. Le regole che inviano su ogni risposta continuano a inviare. L'upgrade riattiva le regole di approvazione per le nuove risposte; quelle saltate non vengono inviate retroattivamente. Una richiesta già inviata prima della pausa non viene toccata e attiva comunque la sua regola alla decisione.