Versand & Sendelimits
Diese Anleitung erklärt, von wo Ihre Benachrichtigungen versendet werden und welche Limits gelten — die Punkte, die bei Formularen mit hohem Aufkommen am ehesten zu Stolperfallen werden.
E-Mails werden von Ihrem Google-Konto versendet
Wenn eine Antwort eingeht, versendet Form Notifications die Benachrichtigung von Ihrem eigenen Google-Konto — dem Konto, das das Add-on auf dem Formular eingerichtet hat. Empfänger sehen die E-Mail als von Ihrer Adresse kommend, mit dem von Ihnen festgelegten Absendernamen.
Weil Benachrichtigungen über Ihr Konto rausgehen, zählen sie gegen Ihr Google-Sendelimit:
- Private Gmail-Konten: etwa 100 E-Mails pro Tag
- Google Workspace-Konten: etwa 1.500 E-Mails pro Tag
Bei einem stark genutzten Formular kann dieses Limit erreicht werden — danach werden weitere Benachrichtigungen erst wieder versendet, wenn es zurückgesetzt wird (nach etwa 24 Stunden). Wenn Sie hohes Aufkommen erwarten, bietet ein Workspace-Konto deutlich mehr Spielraum.
Das sind Googles eigene Kontolimits, kein Limit von Form Notifications — sie gelten für alles, was dieses Konto versendet.
Genehmigungs-E-Mails werden anders behandelt
Bei Regeln, die eine Genehmigung verlangen, kommt die finale E-Mail an Ihre Empfänger (versendet nach der Freigabe durch die genehmigende Person) von Skyfields Mailservern statt von Ihrem Konto. Die Genehmigungsanfrage an die genehmigende Person wird weiterhin von Ihrem Konto versendet.
Tägliche Obergrenze pro Formular
Zusätzlich zu Googles Kontolimit wendet Form Notifications eine Sicherheitsobergrenze von 500 Benachrichtigungen pro Formular pro Tag an. Das verhindert, dass eine versehentliche Schleife oder ein außer Kontrolle geratenes Formular Tausende E-Mails versendet. Genehmigungsabläufe zählen zur selben Obergrenze — eine zur Genehmigung zurückgehaltene Einreichung verbraucht eine der 500, egal ob sie später genehmigt oder abgelehnt wird. Die Grenze liegt weit über der üblichen Nutzung — kontaktieren Sie uns, wenn Sie einen echten Bedarf mit hohem Volumen haben.
Tipps für die Zustellbarkeit
- Legen Sie eine Reply-To-Adresse fest. Eine echte Reply-To-Adresse in der Benachrichtigung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger (und deren E-Mail-Anbieter) die E-Mail als legitim einstufen.
- In einer verwalteten Workspace-Domain: Wenn Empfänger keine Benachrichtigungen erhalten, filtern möglicherweise die E-Mail-Sicherheitseinstellungen Ihrer Domain die über das Add-on versendeten Nachrichten — bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator zu bestätigen, dass der Versand erlaubt ist.
Wenn Ihre Domain über Google versendete E-Mails blockiert
Manche Organisationen veröffentlichen eine strikte DMARC-Richtlinie, die empfangende Mailserver anweist, jede Nachricht abzulehnen, die nicht über das eigene Mailsystem der Organisation versendet wurde. Da Form Notifications über Google (Ihr Konto) versendet, kann eine strikte Domain dazu führen, dass diese Nachrichten stillschweigend abgelehnt werden — das Add-on zeigt den Versand als Gesendet an (die E-Mail wurde an Google übergeben), aber die Empfänger erhalten sie nie, und im Add-on ist kein Bounce sichtbar.
Das tritt üblicherweise bei einem Workspace-Konto mit eigener Domain auf (z. B. you@yourschool.org), dessen Domain DMARC durchsetzt, ohne Google als Absender zu autorisieren. Private Gmail-Adressen (@gmail.com) sind immer korrekt ausgerichtet und werden normal zugestellt.
So beheben Sie es:
- Von einem Gmail-Konto versenden (am einfachsten). Absender ist das Konto, das das Add-on auf dem Formular eingerichtet hat. Wenn Benachrichtigungen von Ihrer eigenen Domain abgelehnt werden, richten Sie das Add-on — oder nutzen Sie Versand übernehmen — mit einem privaten Gmail-Konto ein, damit Benachrichtigungen von einer Adresse rausgehen, die zuverlässig zustellt.
- Oder Google in Ihrer Domain autorisieren (Admin). Bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator, den Versand über Google für Ihre Domain zu erlauben (eine Anpassung der SPF-/DMARC-Ausrichtung). So bleibt Ihre Adresse mit eigener Domain der Absender.
Nicht sicher, ob Sie betroffen sind? Nutzen Sie Test senden (im Bearbeiten-Menü einer Benachrichtigung) — wenn der Test nicht ankommt, kommen auch die E-Mails an Ihre Empfänger nicht an.
Berechtigungen, die Sie ablehnen können (und was dann nicht mehr funktioniert)
Bei der Installation des Add-ons können Sie auf Googles Zustimmungsbildschirm einzelne Berechtigungen abwählen. Das Add-on wird trotzdem installiert und lässt sich öffnen — aber die Funktion hinter einer abgewählten Berechtigung ist ausgeschaltet:
| Berechtigung auf dem Zustimmungsbildschirm | Wofür sie gebraucht wird | Ohne sie |
|---|---|---|
| E-Mails in meinem Namen senden | Versand von Benachrichtigungen von Ihrem Konto | Benachrichtigungen von Formularen, bei denen Sie der Absender sind, können nicht versendet werden. Der Editor zeigt die Warnung „E-Mail-Berechtigung ist deaktiviert" mit einem Link E-Mail-Versand erlauben. |
| Nur die spezifischen Google Drive-Dateien ansehen, bearbeiten, erstellen und löschen, die ich mit dieser App verwende | Export nach Google Sheets auf der Verlaufsseite (das Add-on greift grundsätzlich nur auf Tabellen zu, die es selbst erstellt hat) | Die Export-Schaltfläche wird zu Drive-Zugriff zum Exportieren erlauben. |
Um eine abgelehnte Berechtigung zu erteilen, klicken Sie auf den Link in der Warnung (oder auf die Export-Schaltfläche) — es öffnet sich Googles Zustimmungsbildschirm mit genau der fehlenden Berechtigung. Haken Sie sie an und klicken Sie auf Weiter. Schließen Sie das Add-on danach und öffnen Sie es neu (über das Add-ons-Menü): Google aktualisiert die Berechtigungen des Add-ons nicht, solange es geöffnet ist — die Warnung verschwindet daher erst nach dem Neuladen.
Bei einem Formular mit mehreren Bearbeitenden werden Benachrichtigungen von einem Konto versendet — dem im Editor angezeigten Absender. Lehnt eine andere bearbeitende Person „E-Mails in meinem Namen senden" auf dem eigenen Konto ab, hat das keinen Einfluss auf den Versand; es zählt nur die Berechtigung des Absenders. Ist die Berechtigung des Absenders deaktiviert, kann eine mitbearbeitende Person mit Versand übernehmen stattdessen von ihrem Konto versenden.
Wenn ein Versand übersprungen wird
Manche Einreichungen erzeugen absichtlich keine E-Mail — zum Beispiel eine Regel, deren einziger Empfänger eine ausfüllende Person oder ein Formularfeld ohne gültige Adresse ist (siehe Empfänger), oder eine Regel, deren Bedingungen nicht zutrafen. Das ist erwartetes Verhalten und kein Fehler.