Versand & Sendelimits
Diese Anleitung erklärt, von wo Ihre Regeln senden, was eine Lizenz benötigt und welche Limits gelten. Das sind die Punkte, die bei Formularen mit hohem Aufkommen am ehesten zu Stolperfallen werden.
E-Mail-Regeln senden von Ihrem Google-Konto
Wenn eine Antwort eingeht, sendet eine E-Mail-Regel von Ihrem eigenen Google-Konto, dem Konto, das das Add-on auf dem Formular eingerichtet hat. Empfänger sehen die E-Mail als von Ihrer Adresse kommend, mit dem von Ihnen festgelegten Absendernamen.
Weil diese E-Mails über Ihr Konto rausgehen, zählen sie gegen Ihr Google-Sendelimit:
- Private Gmail-Konten: etwa 100 E-Mails pro Tag
- Google Workspace-Konten: etwa 1.500 E-Mails pro Tag
Bei einem stark genutzten Formular kann dieses Limit erreicht werden. Danach werden weitere E-Mails erst wieder versendet, wenn es zurückgesetzt wird (nach etwa 24 Stunden). Wenn Sie hohes Aufkommen erwarten, bietet ein Workspace-Konto deutlich mehr Spielraum.
Das sind Googles eigene Kontolimits, kein Limit von Form Notifications. Sie gelten für alles, was dieses Konto versendet.
E-Mails bei einem Genehmigungsereignis werden anders behandelt
Eine E-Mail-Regel, die auf Erst nach Genehmigung oder Bei Ablehnung gestellt ist, geht von Skyfields Mailservern statt von Ihrem Konto aus, mit Ihrem Absendernamen und Ihrer Antwort-an-Adresse. In diesem Moment findet keine Formulareinsendung statt, daher kann Ihr Konto sie nicht senden. Siehe Senden, wenn.
Die Genehmigungsanfrage selbst (die E-Mail an die genehmigende Person) wird weiterhin von Ihrem Konto versendet.
Slack-, Discord- und Teams-Posts sowie Webhooks werden ebenfalls von Skyfields Servern versendet und zählen daher nie gegen Ihr Google-Sendelimit.
Was eine Lizenz benötigt
| Nach der Testphase kostenlos | Benötigt eine aktive Lizenz | |
|---|---|---|
| E-Mail-Regeln, die bei jeder Antwort senden | Ja | |
| E-Mail-Regeln mit Genehmigungsschritt (erst nach Genehmigung, bei Ablehnung) | Ja | |
| Slack-, Discord-, Microsoft Teams-Regeln | Ja | |
| Webhook-Regeln | Ja | |
| Jede Regel mit Genehmigungsschritt | Ja |
Die 7-tägige kostenlose Testphase umfasst alles. Endet die Testphase ohne Upgrade, pausieren die kostenpflichtigen Punkte: Passende Einsendungen werden im Verlauf als übersprungen protokolliert, und für sie wird nichts versendet. E-Mail beim Absenden wird weiter versendet. Ein Upgrade setzt sie für neue Einsendungen fort; pausierte werden nicht nachträglich versendet.
Im Editor zeigt eine pausierte Regel in ihrer Zeile Pausiert: Braucht eine aktive Lizenz, auch eine Regel mit Genehmigungsschritt. Solange Sie keine Lizenz haben, tragen die kostenpflichtigen Optionen im Assistenten das Abzeichen Kostenpflichtig.
Tägliche Obergrenze pro Formular
Zusätzlich zu Googles Kontolimit wendet Form Notifications eine Sicherheitsobergrenze von 500 Sendungen pro Formular pro Tag an, über alle Regeln hinweg. Das verhindert, dass eine versehentliche Schleife oder ein außer Kontrolle geratenes Formular Tausende Nachrichten versendet. Die Genehmigung zählt zur selben Obergrenze: Eine zur Genehmigung zurückgehaltene Einsendung verbraucht eine der 500, solange sie wartet und nachdem sie genehmigt wurde; eine abgelehnte zählt nicht mehr. Die Grenze liegt weit über der üblichen Nutzung. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie einen echten Bedarf mit hohem Volumen haben.
Tipps für die Zustellbarkeit
- Legen Sie eine Antwort-an-Adresse fest. Eine echte Antwort-an-Adresse in der Regel erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger (und deren E-Mail-Anbieter) die E-Mail als legitim einstufen.
- In einer verwalteten Workspace-Domain: Wenn Empfänger keine E-Mails erhalten, filtern möglicherweise die E-Mail-Sicherheitseinstellungen Ihrer Domain die über das Add-on versendeten Nachrichten. Bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator zu bestätigen, dass der Versand erlaubt ist.
Wenn Ihre Domain über Google versendete E-Mails blockiert
Manche Organisationen veröffentlichen eine strikte DMARC-Richtlinie, die empfangende Mailserver anweist, jede Nachricht abzulehnen, die nicht über das eigene Mailsystem der Organisation versendet wurde. Da Form Notifications über Google (Ihr Konto) versendet, kann eine strikte Domain dazu führen, dass diese Nachrichten stillschweigend abgelehnt werden: Das Add-on zeigt den Versand als Gesendet an (die E-Mail wurde an Google übergeben), aber die Empfänger erhalten sie nie, und im Add-on ist kein Bounce sichtbar.
Das tritt üblicherweise bei einem Workspace-Konto mit eigener Domain auf (zum Beispiel you@yourschool.org), dessen Domain DMARC durchsetzt, ohne Google als Absender zu autorisieren. Private Gmail-Adressen (@gmail.com) sind immer korrekt ausgerichtet und werden normal zugestellt.
So beheben Sie es:
- Von einem Gmail-Konto versenden (am einfachsten). Absender ist das Konto, das das Add-on auf dem Formular eingerichtet hat. Wenn E-Mails von Ihrer eigenen Domain abgelehnt werden, richten Sie das Add-on mit einem privaten Gmail-Konto ein (oder nutzen Sie dort Versand übernehmen), damit E-Mails von einer Adresse rausgehen, die zuverlässig zustellt.
- Oder Google in Ihrer Domain autorisieren (Admin). Bitten Sie Ihren Google Workspace-Administrator, den Versand über Google für Ihre Domain zu erlauben (eine Anpassung der SPF-/DMARC-Ausrichtung). So bleibt Ihre Adresse mit eigener Domain der Absender.
Nicht sicher, ob Sie betroffen sind? Öffnen Sie eine E-Mail-Regel und nutzen Sie Test senden. Kommt der Test nicht an, erhalten auch Ihre Empfänger die echten E-Mails nicht.
Berechtigungen, die Sie ablehnen können (und was dann nicht mehr funktioniert)
Bei der Installation des Add-ons können Sie auf Googles Zustimmungsbildschirm einzelne Berechtigungen abwählen. Das Add-on wird trotzdem installiert und lässt sich öffnen, aber die Funktion hinter einer abgewählten Berechtigung ist ausgeschaltet:
| Berechtigung auf dem Zustimmungsbildschirm | Wofür sie gebraucht wird | Ohne sie |
|---|---|---|
| E-Mails in meinem Namen senden | E-Mail-Regeln, die von Ihrem Konto senden | E-Mails von Formularen, bei denen Sie der Absender sind, können nicht versendet werden. Der Editor zeigt die Warnung „E-Mail-Berechtigung ist deaktiviert“ mit einem Link E-Mail-Versand erlauben. |
| Nur die spezifischen Google Drive-Dateien ansehen, bearbeiten, erstellen und löschen, die ich mit dieser App verwende | Export nach Google Sheets auf der Verlaufsseite (das Add-on greift grundsätzlich nur auf Tabellen zu, die es selbst erstellt hat) | Die Export-Schaltfläche wird zu Drive-Zugriff zum Exportieren erlauben. |
Um eine abgelehnte Berechtigung zu erteilen, klicken Sie auf den Link in der Warnung (oder auf die Export-Schaltfläche). Es öffnet sich Googles Zustimmungsbildschirm mit genau der fehlenden Berechtigung. Haken Sie sie an, klicken Sie auf Weiter und kehren Sie zum Add-on zurück: Die Warnung verschwindet nach einem Moment von selbst. Falls nicht, nutzen Sie die Schaltfläche erneut prüfen, oder schließen Sie das Add-on und öffnen Sie es über das Menü Add-ons neu. Google braucht manchmal das Neuladen, um die neue Berechtigung zu übernehmen.
Bei einem Formular mit mehreren Bearbeitenden werden E-Mails von einem Konto versendet, dem im Editor angezeigten Absender. Lehnt eine andere bearbeitende Person „E-Mails in meinem Namen senden“ auf dem eigenen Konto ab, hat das keinen Einfluss auf den Versand; es zählt nur die Berechtigung des Absenders. Ist die Berechtigung des Absenders deaktiviert, kann eine mitbearbeitende Person mit Versand übernehmen stattdessen von ihrem Konto versenden.
Wenn ein Versand übersprungen wird
Manche Einsendungen erzeugen absichtlich keinen Versand: eine Regel, deren einziger Empfänger eine befragte Person oder ein Formularfeld ohne gültige Adresse ist (siehe Empfänger), eine Regel, deren Bedingungen unter Nur falls nicht zutrafen, oder eine ausgeschaltete Regel. Das ist erwartetes Verhalten und kein Fehler.