Genehmigung

Die Genehmigung ist ein Schritt auf einer Regel, keine Einstellung für das Formular. Eine Regel kann bei Jede Antwort, Erst nach Genehmigung oder Bei Ablehnung senden. Die zweite und dritte Variante holen eine Person oder einen Kanal ins Boot: Die Antwort wartet auf deren Entscheidung, und die Regel löst aus, sobald sie kommt.

Einen Genehmigungsschritt zu einer Regel hinzufügen

1. Wählen Sie im Schritt Wann der Regel, beim Erstellen oder Bearbeiten, unter Senden, wenn Erst nach Genehmigung oder Bei Ablehnung
2. Das Feld Genehmigende Person erscheint. Wählen Sie Eine Person, und tippen Sie ihre E-Mail-Adresse ein, oder Ein Kanal, und fügen Sie eine Slack-, Discord- oder Microsoft-Teams-Webhook-URL ein (siehe Webhook-URL beschaffen)
3. Schreiben Sie optional einen Anfragetext. Er wird in der Genehmigungsanfrage über den Antworten angezeigt, zum Beispiel „Bitte vor der Genehmigung die Budgetzeile prüfen.“
4. Schließen Sie die Regel wie gewohnt ab: Nur falls-Bedingungen, das Ziel, an das nach Genehmigung (oder Ablehnung) gesendet wird, und die Nachricht

Die Chips der Regel zeigen dann wartet auf Genehmigung, sobald sie diesen Schritt hat.

Eine Anfrage pro genehmigender Person, nicht pro Regel

Mehrere Regeln können auf dieselbe genehmigende Person warten. Passt eine Antwort auf mehrere davon, erhält diese Person trotzdem nur eine Genehmigungsanfrage, mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen. Ihre Entscheidung löst jede wartende, passende Regel aus: Genehmigen löst die Regeln mit Erst nach Genehmigung aus, Ablehnen die Regeln mit Bei Ablehnung.

Regeln, die auf eine andere genehmigende Person warten, bleiben unberührt; diese Person erhält ihre eigene, separate Anfrage.

Beispiel: Ein Formular hat vier Regeln: zwei senden Erst nach Genehmigung durch Anna, eine sendet Bei Ablehnung durch Anna, und eine sendet Erst nach Genehmigung durch Ben. Eine Antwort, die auf alle vier passt, erzeugt genau zwei Anfragen: eine an Anna, eine an Ben. Genehmigt Anna, lösen nur ihre zwei Regeln mit Erst nach Genehmigung aus, nicht die mit Bei Ablehnung. Ben entscheidet unabhängig, über seine eigene Anfrage.

Nur Regeln, deren Nur falls-Bedingungen auf die Antwort passen, warten auf sie. Passt keine der Genehmigungsregeln einer Antwort, wird gar keine Anfrage gesendet.

Was die genehmigende Person erhält

• Eine Person erhält eine E-Mail, gesendet von Ihrem Google-Konto, mit Ihrem Anfragetext, den Antworten und den zwei Schaltflächen
• Ein Kanal erhält einen Beitrag im Slack-, Discord- oder Teams-Kanal mit denselben zwei Schaltflächen. Jede Person im Kanal kann entscheiden. Nach der Entscheidung wird das Ergebnis mit dem angegebenen Namen in den Kanal zurückgepostet
• Schlägt der Post im Kanal fehl, geht die Anfrage stattdessen per E-Mail an den Inhaber der Regel, mit einem Hinweis auf den Grund, sodass die Antwort trotzdem entschieden werden kann. Existiert die Webhook-URL des Kanals nicht mehr (HTTP 404 oder 410), wird die genehmigende Person außerdem pausiert: Die Regel zeigt Genehmiger pausiert, und Anfragen gehen per E-Mail an den Inhaber, bis Sie im Genehmiger-Feld eine neue URL einfügen

Die Genehmigungsseite

Jede Schaltfläche öffnet eine Seite, die Diese Einsendung genehmigen? (oder ablehnen) fragt, die Antworten zeigt und ein optionales Feld Ihr Name hat. Es wird nichts entschieden, bis die genehmigende Person auf dieser Seite die Schaltfläche klickt. So kann eine Linkvorschau in Slack oder ein E-Mail-Scanner nicht versehentlich genehmigen. Der dort eingetippte Name wird der Formular-Eigentümerin bzw. dem Formular-Eigentümer angezeigt, im Verlauf und im Ergebnisbeitrag.

• Genehmigen löst jede passende Regel mit Erst nach Genehmigung aus, die auf diese genehmigende Person wartete
• Ablehnen löst jede passende Regel mit Bei Ablehnung aus, die auf diese genehmigende Person wartete. Die Formular-Eigentümerin bzw. der Formular-Eigentümer erhält außerdem eine E-Mail über die Ablehnung

Beide Entscheidungen werden im Verlauf festgehalten.

Das 7-Tage-Fenster

Eine Genehmigungsanfrage ist 7 Tage gültig. Entscheidet die genehmigende Person in dieser Zeit nicht, läuft die Anfrage ab: Keine der darauf wartenden Regeln sendet, auch nicht die mit Bei Ablehnung. Ein Ablauf ist keine Ablehnung.

Gut zu wissen

• Eine Regel, die über E-Mail bei Erst nach Genehmigung oder Bei Ablehnung sendet, geht von Skyfields Mailservern aus, nicht von Ihrem Google-Konto, weil in dem Moment keine Formulareinsendung stattfindet. Ihr Absendername und Ihre Antwortadresse bleiben erhalten. Siehe Versand & Sendelimits
• Nur falls-Bedingungen gelten weiterhin, eine Regel mit Genehmigungsschritt wartet also nur auf Antworten, für die sie sonst auch sendet
• Eine Webhook-Regel mit Genehmigungsschritt erhält approval.decision und approval.decidedBy in ihrer Payload. Siehe Webhooks
• Ändern Sie das Senden, wenn einer Regel weg von einem Genehmigungsereignis, wird die genehmigende Person entfernt; eine bereits gesendete, offene Anfrage ist davon nicht betroffen

Genehmigung und Ihre Lizenz

Eine Regel mit Genehmigungsschritt braucht eine aktive Lizenz. Die 7-tägige kostenlose Testphase zählt, sie funktioniert also während der Testphase vollständig. Endet die Testphase ohne Upgrade, pausieren Genehmigungsregeln: Passende Antworten werden im Verlauf als übersprungen protokolliert, und es wird keine Anfrage gesendet. Regeln, die bei jeder Antwort senden, senden weiter. Ein Upgrade setzt Genehmigungsregeln für neue Antworten fort; übersprungene werden nicht nachträglich gesendet. Eine bereits vor der Pause gesendete Anfrage ist davon nicht betroffen und löst ihre Regel bei Entscheidung weiterhin aus.