FAQ

Häufige Fragen zu Form Notifications. Lösungen für konkrete Probleme finden Sie unter Fehlerbehebung.

Erste Schritte

Was ist Form Notifications?

Form Notifications ist ein Add-on für Google Formulare, das eine E-Mail, einen Chat-Post oder eine Webhook-Anfrage sendet, wenn Ihr Formular eine Antwort erhält. Sie richten es mit Regeln ein: Jede Regel legt fest, wann gesendet wird, nur falls welche Antworten passen, über welchen Kanal, wohin und mit welcher Nachricht. Eine Regel kann außerdem einen Genehmigungsschritt erhalten, sodass sie erst sendet, wenn eine Person oder ein Kanal die Antwort genehmigt oder ablehnt.

Was ist eine Regel?

Eine vollständige Anweisung: Senden, wenn (das Ereignis), Nur falls (Bedingungen), einen Kanal (E-Mail, Slack, Discord, Microsoft Teams oder Webhook), An (Empfänger oder eine URL) und Nachricht. Ein Formular kann so viele Regeln haben, wie Sie brauchen. Mehr erfahren.

Ist Form Notifications kostenlos?

Es bietet eine 7-tägige kostenlose Testphase mit vollem Zugriff auf alle Funktionen, keine Kreditkarte erforderlich. Nach der Testphase funktionieren E-Mail-Regeln, die bei jeder Antwort senden, weiterhin kostenlos. Chat-Kanäle, Webhooks und Regeln mit Genehmigungsschritt brauchen eine aktive Lizenz. Preise ansehen.

Was passiert, wenn meine Testphase endet?

Ihre E-Mail-Regeln, die bei jeder Antwort senden, senden weiter, und Sie können sie weiterhin erstellen und bearbeiten; für die befragten Personen ändert sich nichts. Die kostenpflichtigen Funktionen pausieren, und Regeln, die sie nutzen, lassen sich bis zum Upgrade nicht bearbeiten: Slack-, Discord-, Teams- und Webhook-Regeln sowie jede Regel mit Genehmigungsschritt (übersprungene Einsendungen bleiben im Verlauf sichtbar). Siehe was weiterhin funktioniert.

Kann meine Schule oder Organisation per Rechnung bezahlen?

Ja. Für Schulen und Organisationen können wir eine per Banküberweisung zahlbare Rechnung ausstellen, ein Angebot für eine Bestellung (Purchase Order) erstellen und eine umsatzsteuerkonforme Rechnung bereitstellen. Nehmen Sie Kontakt auf und teilen Sie uns Ihre Angaben mit.

Bieten Sie eine domainweite Lizenz oder Rabatte für Schulen an?

Ja. Eine Domain-Lizenz deckt alle Nutzer Ihrer Google Workspace-Domain mit einem einzigen Jahresabonnement und zentraler Abrechnung ab, ohne Einzelplatzlizenzen, und ist meist die beste Wahl für Schulen und Organisationen. Für Schulen, Universitäten und gemeinnützige Organisationen gibt es vergünstigte Preise. Sehen Sie sich den Domain-Tarif auf der Preisseite an, oder nehmen Sie Kontakt auf.

Wie installiere und öffne ich das Add-on?

Installieren Sie es über den Google Workspace Marketplace, ohne separaten Download. Öffnen Sie dann Ihr Formular und klicken Sie auf das Symbol Add-ons (Puzzleteil), dann Form Notifications, dann Start. Siehe Erste Schritte.

Regeln

Wo sind meine Benachrichtigungen geblieben?

Sie sind jetzt Regeln. Frühere Versionen fassten Empfänger unter einer „Benachrichtigung“ zusammen; jede dieser Gruppen wurde zu einer Regel, mit derselben Nachricht, denselben Empfängern und Bedingungen. Es hat sich nichts daran geändert, was gesendet wird. Eine Benachrichtigung mit Genehmigungspflicht wurde zu einer Regel, die auf Erst nach Genehmigung gesetzt ist, durch die genehmigende Person, die sie bereits hatte. Mehr erfahren.

Kann eine Regel E-Mails senden und in Slack posten?

Nein. Eine Regel sendet über einen Kanal. Erstellen Sie zwei Regeln: Duplizieren Sie die erste und nutzen Sie bei der Kopie Kanal ändern…. Beide können dieselben Bedingungen haben.

Wie pausiere ich eine Regel, ohne sie zu löschen?

Legen Sie den Schalter in ihrer Zeile um, oder wählen Sie Ausschalten in ihrem Menü. Sie können sie jederzeit wieder einschalten.

Warum hat sich eine Regel selbst ausgeschaltet?

Sie enthält einen Fehler, mit dem sie nicht senden kann: ein Merge-Tag, eine Bedingung oder ein Formularfeld-Empfänger, der auf eine gelöschte Frage verweist. Die Zeile zeigt Enthält Fehler. Öffnen Sie die Regel, beheben Sie den Fehler und schalten Sie sie wieder ein.

Empfänger

Wer kann eine E-Mail erhalten?

Jede E-Mail-Regel kann an eine beliebige Kombination senden:

• Eine eingetippte E-Mail-Adresse (plus separates CC und BCC)
• Die befragte Person, also wer das Formular abgeschickt hat
• Ein Formularfeld, eine E-Mail-Adresse, die in einer Ihrer Fragen erfasst wird

Fügen Sie Empfänger unter An mit Empfänger hinzufügen hinzu und wählen Sie dann den Typ. Mehr erfahren.

Wie sende ich der Person, die das Formular abgeschickt hat, eine E-Mail?

Wählen Sie unter An Empfänger hinzufügen, dann Befragte Person. Ihr Formular muss die E-Mail-Adressen der Befragten erfassen (Einstellungen, Antworten, E-Mail-Adressen erfassen im Formular).

Können CC und BCC die befragte Person oder ein Formularfeld verwenden?

Nein. CC und BCC akzeptieren nur eingetippte E-Mail-Adressen. Die befragte Person und Formularfeld-Empfänger gehören in die Zeile An.

An wen gehen Antworten?

Standardmäßig an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Sie können dies pro Regel unter Nachricht, Absender und Antwortadresse überschreiben.

Nachricht & Merge-Tags

Kann ich die E-Mail anpassen?

Ja. Jede E-Mail-Regel hat einen eigenen Betreff und Text, bearbeitet mit einem Rich-Text-Editor. Sie können außerdem einen Absendernamen und eine Antwort-an-Adresse festlegen.

Welche Merge-Tags kann ich verwenden?

Die Antwort auf jede einzelne Frage, plus Alle Antworten, Formularname, Antwortzeitpunkt, E-Mail der befragten Person und URL zum Bearbeiten der Antwort. Sie funktionieren in Betreff und Text von E-Mails sowie in Chat-Posts. Mehr erfahren.

Was passiert, wenn ein Merge-Tag auf eine gelöschte Frage verweist?

Es wird als leerer Text dargestellt, und der Editor markiert es als Fehler und schaltet die Regel aus, bis Sie es behoben haben. Eine fehlerhafte Nachricht kann so nicht versendet werden.

Bedingungen

Kann ich je nach Antworten unterschiedliche Personen benachrichtigen?

Ja. Geben Sie jeder Regel eigene Bedingungen unter Nur falls (zum Beispiel „Priorität ist gleich Hoch“) und eigene Empfänger. Es senden nur Regeln, deren Bedingungen auf eine Einsendung zutreffen. Mehr erfahren.

Welche Bedingungsoperatoren gibt es?

ist gleich, enthält, ist eine von und ist leer. Bei Multiple-Choice-, Kästchen- und Dropdown-Fragen werden Bedingungen anhand der gewählten Option(en) ausgewertet.

Genehmigung

Was ist die Genehmigung?

Ein optionaler Schritt auf einer Regel: Stellen Sie ihr Senden, wenn auf Erst nach Genehmigung oder Bei Ablehnung und wählen Sie eine genehmigende Person. Diese erhält die Antworten mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen, und die Regel sendet nach deren Entscheidung. Mehr erfahren.

Kann ich die Genehmigung nur für eine Regel verlangen?

Ja. Die Genehmigung ist ein Schritt auf der Regel selbst. Stellen Sie das Senden, wenn dieser einen Regel auf Erst nach Genehmigung; andere Regeln können weiterhin bei jeder Antwort senden. So können Sie mischen: eine sofortige Kopie an sich selbst und eine E-Mail an die befragte Person erst nach der Genehmigung.

Ich habe zwei Regeln mit derselben genehmigenden Person. Erhält sie zwei Anfragen?

Nein. Eine Antwort, die auf beide passt, erzeugt genau eine Genehmigungsanfrage für diese Person. Einmal genehmigen, und beide Regeln senden. Eine Regel mit anderer genehmigender Person erhält ihre eigene, separate Anfrage. Mehr erfahren.

Wie lange bleibt eine Genehmigungsanfrage gültig?

7 Tage. Entscheidet die genehmigende Person nicht, läuft die Anfrage ab und es wird nichts gesendet, auch nicht von Regeln mit Bei Ablehnung.

Kann statt einer Person ein Slack- oder Teams-Kanal genehmigen?

Ja. Wählen Sie unter Senden, wenn Ein Kanal und fügen Sie eine Slack-, Discord- oder Teams-Webhook-URL ein. Die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen werden dort gepostet, und nach der Entscheidung wird das Ergebnis zurückgepostet. Jede Person im Kanal kann entscheiden. Mehr erfahren.

Warum öffnet die Schaltfläche Genehmigen eine Seite, statt sofort zu genehmigen?

Damit keine Linkvorschau und kein E-Mail-Sicherheitsscanner in Ihrem Namen genehmigen kann. Die Entscheidung wird erst gespeichert, wenn Sie auf dieser Seite auf Genehmigen oder Ablehnen klicken. Dort können Sie Ihren Namen angeben; er wird der Formularinhaberin bzw. dem Formularinhaber angezeigt.

Kann ich etwas senden, wenn eine Antwort genehmigt oder abgelehnt wird?

Ja. Stellen Sie Senden, wenn der Regel auf Erst nach Genehmigung oder Bei Ablehnung. Mehr erfahren.

Slack, Discord, Teams & Webhooks

Kann ich Antworten in Slack, Discord oder Microsoft Teams posten?

Ja. Klicken Sie auf + Neue Regel, wählen Sie den Kanal, fügen Sie die Incoming-Webhook-URL des Kanals ein und schreiben Sie den Text mit Merge-Tags. Mehr erfahren.

Funktioniert es mit Zapier, Make oder n8n?

Ja. Klicken Sie auf + Neue Regel, wählen Sie Webhook und fügen Sie die Catch-Hook-URL der Plattform ein. Jede Antwort kommt als JSON mit Formular, Antworten und Ereignis an. Mehr erfahren.

Wie prüfe ich, ob eine Webhook-Anfrage wirklich von Form Notifications stammt?

Jede Anfrage trägt einen Header X-Skyfield-Signature: einen HMAC-SHA256 des rohen Bodys mit dem Signaturgeheimnis der Regel. Prüfbeispiele in Node und Python.

Ich habe das Signaturgeheimnis verloren. Kann ich es erneut sehen?

Nein, es wird einmal angezeigt. Öffnen Sie die Regel, klicken Sie auf Neues Signaturgeheimnis und speichern Sie: Ein neues wird angezeigt, und das alte funktioniert nicht mehr.

Warum ist meine Webhook- oder Chat-Regel pausiert?

Der Endpunkt hat mit 404 oder 410 geantwortet, er existiert also nicht mehr (ein gelöschter Slack-Webhook, ein entfernter Zap). Sie haben einmalig eine E-Mail dazu erhalten. Bearbeiten Sie die Regel, fügen Sie eine neue URL ein, und sie läuft weiter.

Versand & Zustellung

Von wo werden E-Mails versendet?

Von Ihrem eigenen Google-Konto, dem Konto, das das Add-on auf dem Formular eingerichtet hat. Empfänger sehen die E-Mail als von Ihnen kommend, mit dem Absendernamen Ihrer Wahl. Eine Ausnahme: E-Mail-Regeln mit Genehmigungsschritt (erst nach Genehmigung, bei Ablehnung) werden von Skyfields Mailservern versendet, weil in diesem Moment keine Einsendung stattfindet. Chat-Posts und Webhooks werden ebenfalls von Skyfields Servern versendet. Mehr erfahren.

Gibt es ein Sendelimit?

Es gelten zwei. Weil E-Mail-Regeln von Ihrem Google-Konto senden, zählen sie gegen das Tageslimit Ihres Kontos (etwa 100/Tag bei privatem Gmail, 1.500/Tag bei Workspace). Form Notifications begrenzt außerdem auf 500 Sendungen pro Formular pro Tag als Sicherheitslimit. Mehr erfahren.

Warum hat eine Einsendung nichts ausgelöst?

Meist, weil die Bedingungen der Regel nicht zutrafen, die Regel ausgeschaltet ist oder der einzige Empfänger eine befragte Person oder ein Formularfeld ohne gültige Adresse war (diese werden absichtlich übersprungen). Siehe Fehlerbehebung.

Berechtigungen & Datenschutz

Worauf benötigt Form Notifications Zugriff?

• Nur das aktuelle Formular: zum Lesen der Antworten und Fragen
• E-Mail-Versand / externe Anfragen: zum Erstellen und Zustellen Ihrer E-Mails, Posts und Webhooks
• Trigger: zum Ausführen, wenn eine neue Antwort abgesendet wird
• Ihre E-Mail-Adresse: zur Identifizierung Ihres Kontos

Was passiert mit meinen Formulardaten?

Antwortdaten werden an unseren Dienst übermittelt, um die Nachricht jeder Regel zu erstellen und zuzustellen (und um die Genehmigung abzuwickeln). Wie Daten verarbeitet und aufbewahrt werden, erfahren Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Noch Fragen?

Sehen Sie in der Fehlerbehebung oder unseren Häufigen Fragen nach, oder nehmen Sie Kontakt auf.