Funcionalidades
Una hoja de opciones por formulario
La primera vez que conectas una pregunta, Dynamic Form Choices crea en tu Drive una única hoja de cálculo con el nombre de tu formulario, {Título del formulario} - Dynamic Form Choices. Cada pregunta que conectas recibe su propia pestaña en ese único archivo, así que todo el formulario se administra desde un solo lugar.
La hoja refleja tus conexiones: conecta una pregunta y aparece su pestaña, desconéctala y la pestaña desaparece. Desconectar la última pregunta deja la hoja de cálculo en tu Drive y le añade (disconnected) al nombre.
Opciones en la columna A
La columna A es la lista de opciones de la pregunta, una opción por fila. Escríbelas, pégalas o aliméntalas con una fórmula. En la siguiente sincronización el complemento las escribe en el formulario.
Los valores se limpian por el camino:
- Se recortan los espacios al principio y al final, y se omiten las filas en blanco
- Se eliminan los duplicados, sin distinguir mayúsculas de minúsculas (Google Forms no puede ofrecer "Rojo" y "rojo" como opciones separadas)
- Se conserva la opción "Otro" si la pregunta la tiene
- Google Forms admite como máximo 500 opciones por pregunta, así que las listas más largas se recortan a los primeros 500 valores únicos
Capacidad en la columna B
La columna B limita la opción que está en esa misma fila:
- En blanco (o cualquier valor que no sea un número) significa ilimitado, así que solo limitas las filas que te importan
- Un número es el máximo de inscripciones de esa opción. En cuanto se alcanza, la opción se elimina del formulario automáticamente
- 0 mantiene la opción cerrada. Nunca se ofrece, pero su fila permanece en tu hoja
- Sube el número y la opción vuelve en la siguiente sincronización
Las capacidades se emparejan con las opciones por fila, no por nombre, así que B5 limita la opción que esté en A5.
Si todas las opciones de una pregunta están llenas o cerradas, la pregunta pasa a mostrar un único marcador de posición "No spots available" (no quedan plazas disponibles) hasta que algo vuelva a abrirse.
Las opciones se eliminan automáticamente cuando se llenan, normalmente en segundos tras la respuesta que las completa. Google ejecuta los activadores de formularios con su propio temporizador y no garantiza un momento exacto, así que alguna ejecución más lenta es normal. Se aplica a cualquier complemento que trabaje sobre un Google Form nativo. Dentro de esa ventana, dos personas todavía pueden ocupar la misma última plaza.
Conteos en vivo en la columna C
La columna C es del complemento. Después de cada envío escribe ahí el número actual de inscripciones de cada opción, fila por fila, así que la hoja funciona además como panel en vivo. No hay nada que configurar ni ninguna fórmula que mantener.
Todo se sincroniza solo
Las preguntas conectadas se sincronizan:
- al abrir el panel lateral
- una vez por hora en segundo plano, esté o no abierto el formulario
- con cada respuesta enviada
- siempre que pulses Sincronizar todas en el menú del engranaje
Cada hora es la frecuencia de fondo más rápida que Google permite a los complementos de formularios. Pulsa Sincronizar todas cuando quieras que un cambio llegue de inmediato.
Acceso por archivo
El complemento funciona con el permiso de Drive por archivo de Google. Puede ver la hoja de opciones que creó para tu formulario y nada más: ni tus otras hojas de cálculo ni el resto de tu Drive. Los complementos clásicos al estilo de Form Ranger piden leer todas las hojas de cálculo que tienes; este no.
Opciones desde otra hoja de cálculo
Si tu lista ya vive en otro sitio, déjala ahí y tráela a la columna A con =IMPORTRANGE(). La sincronización lee lo que la fórmula resuelva en ese momento, así que tu formulario sigue a la fuente sin que el complemento llegue nunca a tener acceso a ella. Consulta Avanzado: opciones desde otra hoja de cálculo.
También límites a nivel de formulario
Dynamic Form Choices lleva además los controles de Form Limiter a nivel de formulario en la pestaña Form: un límite total de respuestas, fechas programadas de apertura y cierre, un mensaje de cierre personalizado, notificaciones por correo (incluido un aviso cuando una pregunta se llena) y un código QR para compartir el formulario.
Comportamiento seguro ante fallos
Una sincronización que no puede completarse deja la pregunta exactamente como estaba e informa en el panel lateral de lo que ha pasado. Una fórmula rota, una columna vaciada o una pestaña con la disposición destrozada nunca acaban en una pregunta rota o vacía. Consulta Mantener las opciones sincronizadas para cada caso.