Empezar desde una hoja de cálculo

Dynamic Form Choices funciona en Google Sheets además de en Google Forms. Si tus opciones ya viven en una hoja de cálculo que mantienes (una lista de participantes, un horario, una lista de existencias), puedes empezar por ahí: el complemento usa tu columna como opciones, añade a su lado una columna Capacity y otra Taken, y mantiene sincronizado el formulario que elijas.

No se mueve nada. Tu pestaña sigue siendo tu pestaña; el complemento solo escribe en las dos columnas que añadió.

Conectar la hoja de cálculo

1. Abre la hoja de cálculo en Google Sheets y luego Extensiones → Dynamic Form Choices → Start
2. Elige la pestaña que contiene tus opciones
3. Deja activada La primera fila es un encabezado si la fila 1 es un título. Desactívala si tu primera fila ya es una opción
4. Elige la columna con las opciones. La lista muestra cada columna con su encabezado y los primeros valores, para que puedas distinguirlas
5. En Capacity, deja Añadir una columna Capacity por mí, o elige Usar una columna que ya tengo si tu hoja ya tiene una columna "Máx" o "Plazas"
6. Pulsa Elegir un formulario y elige el Google Form que quieres alimentar. El selector de archivos de Google da al complemento acceso a ese formulario y a nada más
7. Elige la pregunta que se rellenará y pulsa Conectar hoja de cálculo. De momento, una hoja de cálculo alimenta una pregunta de un formulario

La primera sincronización se ejecuta de inmediato: tus opciones llegan al formulario, se añade la columna Capacity (si la pediste) y la columna Taken se rellena con el número de personas que han elegido cada opción hasta ahora.

Tus columnas

Capacity y Taken se añaden después de la última columna usada de la pestaña. Puedes insertar o mover columnas después: el complemento sigue a sus columnas por identidad, no por letra.

El panel lateral muestra qué letras están en juego bajo cada pregunta conectada, por ejemplo Roster · opciones C · capacidad D · usadas E.

Actualizaciones instantáneas

Una hoja de cálculo puede sincronizar tu formulario con una programación, pero no puede vigilar las respuestas del formulario a medida que llegan. Justo después de conectar, el panel lateral muestra:

• Sincronización automática: cada hora. Las opciones van al formulario y Taken se actualiza una vez por hora, y cada vez que pulsas Sincronizar ahora
• Actualizaciones instantáneas: desactivadas. Una opción llena se quita del formulario en la siguiente ejecución horaria, no en el momento en que se llena

Para activar las actualizaciones instantáneas, abre el formulario una vez: haz clic en el nombre del formulario en el panel lateral y luego en Complementos → Dynamic Form Choices → Start dentro del formulario. Eso instala el propio activador de envío del formulario, y desde entonces Taken se actualiza y las opciones llenas se cierran en cada envío. El panel lateral de Sheets muestra Actualizaciones instantáneas: activadas en cuanto lo ha hecho.

Si el panel muestra en su lugar Sincronización automática: mientras este panel esté abierto, Google no dio a la ejecución programada acceso a tu hoja de cálculo. La sincronización sigue ocurriendo cada vez que abres el panel o pulsas Sincronizar ahora, y abrir el formulario una vez como se indica arriba traspasa la programación al formulario.

Capacity

Capacity funciona exactamente igual que en una hoja de opciones: en blanco significa ilimitado, 0 mantiene una opción fuera del formulario, y una opción cuyo recuento Taken alcanza su Capacity se quita del formulario. Sube el número y vuelve en la siguiente sincronización.

Con las actualizaciones instantáneas desactivadas, una opción llena se quita en la siguiente ejecución horaria; con ellas activadas, en el envío que la llena.

Un formulario por hoja de cálculo

Una hoja de cálculo alimenta un formulario. Si intentas conectar un segundo formulario, se muestra aquel al que ya está conectada. Si el formulario que eliges ya recibe sus opciones de su propia hoja de opciones, o ya se configuró desde dentro del formulario, el panel lo indica y te lleva allí en lugar de crear una segunda fuente.

Desconectar

Desconectar hoja de cálculo devuelve todas las opciones al formulario (incluidas las que se cerraron por capacidad), detiene la sincronización y olvida la conexión. Las columnas Capacity y Taken se quedan en tu hoja de cálculo con sus valores. Bórralas tú si ya no las quieres; el complemento nunca elimina una columna.

Trabajar desde ambos lados

Una vez que el formulario se ha abierto una vez, la conexión aparece en los dos sitios: el panel lateral de Sheets y la pestaña Preguntas del formulario. Desconectar desde cualquiera de los dos lados desconecta ambos.

También puedes configurar una conexión desde el lado del formulario y apuntarla a una hoja de cálculo que se conectó desde Sheets: abre el engranaje de la pestaña Preguntas del formulario y usa ¿Configurar este formulario desde una hoja de cálculo?

¿Por dónde debería empezar?

En cualquier caso, la hoja es la fuente de verdad: edita las opciones y las capacidades ahí, no en el editor del formulario.