Avanzado: opciones desde otra hoja de cálculo
Tu hoja de opciones es el único sitio del que lee el complemento: tú escribes las opciones en la columna A, las capacidades en la columna B, y el complemento escribe los conteos de inscripción en la columna C. No se toca nada más de tu Drive.
Si la lista que quieres ya vive en otra hoja de cálculo (una lista de participantes, un inventario, una hoja que mantiene otra persona), no tienes que reescribirla ni copiarla. Apunta la columna A a esa hoja con una fórmula, y tu formulario la seguirá.
La fórmula
Abre tu hoja de opciones y ve a la pestaña de la pregunta. Al conectar, la columna A se rellenó con las opciones actuales de la pregunta, así que primero borra todo lo que haya en la columna A debajo del encabezado. Una fórmula va rellenando las celdas de debajo a medida que se expande, y se detiene con #REF! si alguna de esas celdas está ocupada.
Después haz clic en la celda A2 e introduce:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/YOUR_SHEET_ID/edit", "Sheet1!A2:A")
Sustituye la URL por la de tu hoja de cálculo de origen, y Sheet1!A2:A por la pestaña y la columna donde están tus opciones. Empieza el rango en la fila 2 si tu origen tiene fila de encabezados.
La primera vez que lo hagas, la celda muestra #REF!. Al pulsar Intro, la selección bajó una fila, y Sheets solo muestra el aviso de Permitir acceso mientras la celda de la fórmula está seleccionada, así que vuelve a hacer clic en A2 para que aparezca. Haz clic en Permitir acceso una vez y aparecen los valores. El permiso es por cada par de hojas de cálculo, y el aviso solo se le muestra a quien pueda abrir las dos.
Deja A1 como Options. El complemento comprueba ese encabezado para asegurarse de que la disposición de la pestaña sigue intacta, y la sincronización se detiene si cambia. Así que no lo traduzcas.
Qué pasa después
No cambia nada más. Tu formulario se sincroniza según la frecuencia normal (al abrir el panel lateral y cada hora), y cada sincronización lee lo que la fórmula resuelva en ese momento. Edita la hoja de cálculo de origen y los nuevos valores llegan a tu formulario en la siguiente sincronización.
Las capacidades merecen una segunda mirada
Las capacidades de la columna B se emparejan con las opciones por fila: el número de B5 limita la opción que esté en A5.
Una lista escrita a mano no se mueve, así que esto es invisible en el uso normal. Una lista alimentada por una fórmula sí puede moverse: si en el origen se insertan, se eliminan o se reordenan filas, las opciones se desplazan y tus capacidades se quedan donde estaban, pegadas a las filas equivocadas.
Dos formas de ir sobre seguro:
- Añade o quita filas al final de la lista de origen, en lugar de en medio
- Después de cualquier reordenación, abre la hoja de opciones y comprueba que cada capacidad sigue junto a la opción correcta
Si no usas capacidades en absoluto, nada de esto te afecta.
Cuando la fórmula se rompe
Si se revoca el acceso, se borra el archivo de origen o el rango deja de ser válido, la celda resuelve a un error como #REF! o #N/A.
El complemento no escribirá eso en tu formulario. La sincronización se detiene, la pregunta conserva las opciones que ya tenía, y el panel lateral muestra un error de sincronización pidiéndote que arregles la hoja de opciones. Abre la hoja, repara la fórmula y vuelve a sincronizar.
Cuando la celda con el error contiene un IMPORTRANGE, el panel lateral lo dice y te remite al aviso de Permitir acceso, porque un permiso que nunca se concedió se ve exactamente igual que una fórmula rota. Haz clic en A2 en la hoja de opciones, permite el acceso si aparece el aviso y vuelve a sincronizar.
Por qué una fórmula y no un selector de archivos
Conectar con hojas de cálculo externas desde dentro del complemento significaría darle acceso a esos archivos, y haría que la hoja de opciones significara dos cosas distintas según un ajuste que no ves cuando la estás mirando. Una fórmula mantiene cierta una sola regla: Options y Capacity son tuyas, Taken es del complemento, y el complemento nunca lee ninguna hoja de cálculo salvo la que creó para tu formulario.