Mantener las opciones sincronizadas

Una vez que una pregunta está conectada no hay nada que activar. La sincronización es automática, y el panel lateral te dice cuándo se ejecutó por última vez.

Cuándo se ejecuta una sincronización

• Cuando conectas una pregunta, de inmediato
• Cuando abres el panel lateral, en silencio, para que los cambios que hiciste en la hoja ya estén en el formulario cuando lo mires
• Cada hora, en segundo plano, esté abierto o no el formulario o el panel lateral
• Con cada respuesta enviada, lo que además actualiza los conteos de la columna C
• Cuando pulsas "Sincronizar todas" en el menú del engranaje

Cada hora es la frecuencia de fondo más rápida que Google permite a los complementos de formularios, así que un cambio en la hoja puede tardar hasta una hora en aparecer por sí solo. Pulsa Sincronizar todas si lo quieres ya.

Si el complemento está en pausa en la pestaña Form, las sincronizaciones en segundo plano también se detienen; un formulario que dice "En pausa" no debería tener un trabajo horario reescribiendo sus preguntas. Pulsar Sincronizar todas tú mismo sigue funcionando, porque pulsarlo es la intención.

Qué escribe una sincronización

Una sincronización lee las columnas A y B de la pestaña de la pregunta y luego:

1. Sustituye las opciones de la pregunta por la columna A, tras recortar espacios, descartar filas en blanco, eliminar duplicados sin distinguir mayúsculas de minúsculas y recortar la lista al límite de 500 opciones de Google Forms. Se conserva la opción "Otro" si la pregunta la tiene
2. Guarda la capacidad de cada fila desde la columna B como límite de esa opción
3. Reescribe la columna C con el número actual de inscripciones por opción

La fila del panel lateral muestra entonces el número de opciones, cuántas están llenas y la hora de la última sincronización.

Capacidad: opciones que se cierran solas

Con un número en la columna B, el complemento vigila las respuestas a medida que llegan:

• Cuando una opción alcanza su capacidad, se elimina del formulario automáticamente, normalmente en segundos tras la respuesta que la completó. Google ejecuta el activador con su propio temporizador y no garantiza un momento exacto, así que alguna ejecución más lenta es normal, y se aplica a cualquier complemento sobre un Google Form. Dos personas que compitan por la última plaza dentro de esa ventana pueden llevársela las dos, así que entiende la capacidad como "las opciones se eliminan cuando se llenan", no como una garantía estricta
• Sube el número en la columna B y la opción vuelve en la siguiente sincronización
• Ponlo en 0 para cerrar una opción desde la hoja sin borrar su fila
• Si todas las opciones están llenas o cerradas, la pregunta muestra un único marcador de posición "No spots available" (no quedan plazas disponibles) hasta que algo vuelva a abrirse

Dos cosas a tener en cuenta:

• Las capacidades se emparejan por fila. El número de B5 limita la opción que esté en A5. Reordenar la columna A sin reordenar la columna B mueve todos los límites a la opción equivocada
• Cambiar el nombre de una opción la reinicia. Los conteos van ligados al texto exacto de la opción, así que renombrar "Laboratorio de robótica" a "Robótica 101" reinicia esa opción con cero inscripciones

Cuando una sincronización falla

Una sincronización nunca deja una pregunta rota. Si no puede completarse, la pregunta conserva sus opciones actuales y el panel lateral muestra el motivo en esa fila:

• "La columna Options está vacía" - la columna A no tiene valores utilizables, así que la pregunta se dejó sin cambios. Añade opciones y vuelve a sincronizar
• "El diseño de esta pestaña cambió (la columna A debe ser Options)" - la celda A1 ya no dice Options, normalmente porque se insertó o se borró una columna. Repara la pestaña o desconecta la pregunta. El complemento se detiene aquí a propósito, en lugar de escribir tus números de capacidad en el formulario como opciones
• "La columna Options contiene un error de fórmula" - alguna celda resuelve a algo como #REF! o #N/A, normalmente un =IMPORTRANGE() roto o sin autorizar. El texto del error nunca se escribe en el formulario como una opción. Corrige la fórmula en la hoja de opciones y vuelve a sincronizar
• "No se puede leer la hoja de opciones" - el archivo ya no está, o el complemento perdió el acceso. Comprueba si sigue en tu Drive
• "Error temporal de Google" - inténtalo de nuevo en un momento; la sincronización horaria lo reintentará por su cuenta
• "No se pudo actualizar la pregunta" - Google Forms rechazó la escritura. Normalmente significa que la pregunta tiene validación de respuesta o ramificación ligada a opciones concretas. Revisa la pregunta en el editor del formulario. La capacidad de esa pregunta queda en pausa hasta resolverlo, y es posible que recibas un correo al respecto: consulta Capacidades en pausa

Ten en cuenta que una pregunta cuya pestaña se ha eliminado no es un error. Se trata como una desconexión, con su propio aviso en la fila. Consulta Conectar una pregunta.

Copias de tu formulario

Si copias un formulario ("Hacer una copia" en Drive), las conexiones se copian con él, pero Google nunca copia las programaciones en segundo plano. Abre el panel lateral de Dynamic Form Choices una vez en la copia, o ejecuta cualquier sincronización, y la programación horaria se restaura automáticamente.

Una advertencia: una copia hereda la hoja de opciones del formulario original en lugar de recibir una propia, así que cualquier cosa que hagas desde la copia puede llegar a la hoja de cálculo que está usando el original. Si quieres empezar de cero, construye las preguntas de la copia a partir de un formulario que no tenga nada conectado.