Conectar una pregunta

Conectar una pregunta es entregar su lista de opciones a una hoja de cálculo. Esta guía explica qué es esa hoja, cómo funcionan sus columnas y cómo deshacerlo.

Conecta una pregunta

Abre la pestaña Preguntas en el panel lateral, haz clic en una pregunta y pulsa Conectar pregunta.

La primera conexión de un formulario crea una única hoja de cálculo en tu Drive, llamada {Título del formulario} - Dynamic Form Choices, y le da a la pregunta una pestaña propia. La pestaña llega con las opciones que la pregunta ya tenía, así que no se pierde nada al conectar una pregunta existente. Cada conexión posterior añade otra pestaña a esa misma hoja de cálculo.

No hay ningún archivo que elegir ni ningún diálogo que rellenar. El complemento crea la hoja él mismo, y por eso mismo nunca necesita acceso al resto de tu Drive.

La hoja de opciones

Una hoja de cálculo por formulario, una pestaña por pregunta conectada. Puedes llegar a ella de dos formas:

• Abrir {nombre de la pestaña} dentro de una pregunta conectada, que salta directamente a la pestaña de esa pregunta
• Abrir la hoja de opciones en el menú del engranaje, que abre el archivo

Los nombres de las pestañas siguen al título de la pregunta. Si cambias el nombre de la pestaña a mano, manda tu nombre y el complemento deja de renombrarla.

Las tres columnas

Todas las pestañas tienen la misma disposición fija, y cada columna tiene exactamente un dueño:

El complemento escribe la columna C y nada más. Nunca sobrescribe lo que pongas en la columna A o en la columna B, y nunca lee ninguna hoja de cálculo que no sea esta.

Columna A: Opciones

Una opción por celda, empezando en la fila 2. Las filas en blanco se omiten y los duplicados se descartan sin distinguir mayúsculas de minúsculas, así que una lista algo desordenada no es problema.

Columna B: Capacidad

Un número en B5 limita la opción que esté en A5. Las capacidades se emparejan por fila, no por nombre.

• En blanco significa ilimitado
• 0 mantiene la opción cerrada sin borrar su fila
• Cualquier otro número es el máximo de inscripciones; al alcanzarlo, la opción se elimina del formulario automáticamente
• Subir el número devuelve la opción en la siguiente sincronización

Columna C: Plazas ocupadas

La escribe el complemento después de cada envío. Déjala en paz; cualquier cosa que escribas ahí se reemplaza en la siguiente sincronización.

Conserva la fila de encabezados

La fila 1 contiene Options, Capacity y Taken, y esos encabezados se quedan en inglés en todos los idiomas. El complemento comprueba que la celda A1 siga diciendo Options antes de escribir nada, y eso es lo que evita que una columna desplazada o borrada acabe metiendo tus números de capacidad en el formulario como si fueran opciones. Así que no los traduzcas.

Si A1 dice cualquier otra cosa, la sincronización de esa pregunta se detiene con un error de disposición y la pregunta conserva las opciones que ya tenía. Devuelve el encabezado a su sitio, o desconecta la pregunta.

Edita en la hoja, no en el formulario

Una vez que una pregunta está conectada, la hoja es la fuente de verdad. Editar las opciones de la pregunta en el editor de Google Forms funciona hasta la siguiente sincronización, que las sobrescribe desde la columna A. El panel lateral lo indica en cada pregunta conectada.

Desconecta una pregunta

Abre la pregunta en el panel lateral y pulsa Desconectar pregunta. Se te pide confirmación antes, porque:

• la pestaña de la pregunta se elimina de la hoja de opciones, capacidades incluidas
• la pregunta recupera su lista completa de opciones, incluidas las que se habían eliminado al llenarse
• los límites de capacidad y la sincronización se detienen para esa pregunta

Los datos de la pestaña eliminada se pueden recuperar desde el historial de versiones de la hoja de cálculo en Google Sheets.

Desconectar la última pregunta conectada mantiene la hoja de opciones en tu Drive y le añade (disconnected) al nombre. Las columnas A y B son tu propio trabajo, así que el complemento nunca elimina el archivo: sencillamente deja de seguirlo, y volver a conectar una pregunta empieza una hoja de opciones totalmente nueva. Si habías añadido pestañas propias, solo se elimina la pestaña del complemento y el archivo sigue igual.

Volver a conectar la pregunta empieza con una pestaña nueva, tomada de las opciones actuales de la pregunta.

Borrar desde el lado de la hoja

El reflejo funciona en los dos sentidos, así que también puedes desconectar desde la hoja de cálculo:

• Elimina la pestaña de una pregunta y esa pregunta queda desconectada en la siguiente sincronización. Se restaura su lista completa de opciones, los límites de capacidad y la sincronización se detienen, y el panel lateral muestra un aviso en la fila explicando que la pestaña se eliminó. Puedes descartar el aviso, o pulsar Conectar pregunta para reconectar con una pestaña nueva
• Elimina o envía a la papelera toda la hoja de opciones y se desconectan todas las preguntas del formulario. Aquí no hay ninguna confirmación, porque estas sincronizaciones se ejecutan en segundo plano sin que nadie mire

La recuperación es la de Google: restaura el archivo desde la papelera de Drive en un plazo de 30 días, o usa el historial de versiones de Sheets para el contenido de las pestañas. Ten en cuenta que un archivo restaurado ya no es el que el complemento está siguiendo, así que la siguiente conexión empieza una hoja de opciones nueva.

Unos cuantos consejos prácticos

• Una pestaña por pregunta. Para alimentar varias preguntas, conecta cada una y rellena su propia pestaña
• Mantén la columna A como una lista vertical simple que empiece en la fila 2
• Cambiar el texto de una opción hace que su conteo empiece de cero, porque los conteos van ligados al texto exacto. Corrige las erratas antes de compartir el formulario, no a mitad de camino
• Si tus opciones ya viven en otra hoja de cálculo, no las vuelvas a escribir. Consulta Avanzado: opciones desde otra hoja de cálculo