การส่งอีเมลและขีดจำกัดการส่ง

คู่มือนี้อธิบายว่าการแจ้งเตือนของคุณถูกส่งจากที่ใด และมีขีดจำกัดใดบ้างที่มีผล — สิ่งที่มักสร้างปัญหาให้กับฟอร์มที่มีปริมาณการใช้งานสูง

อีเมลถูกส่งจากบัญชี Google ของคุณ

เมื่อมีการตอบกลับเข้ามา Form Notifications จะส่งการแจ้งเตือนจากบัญชี Google ของคุณเอง — บัญชีที่ตั้งค่า Add-on บนฟอร์มนั้น ผู้รับจะเห็นว่าอีเมลมาจากที่อยู่ของคุณ พร้อมชื่อผู้ส่งที่คุณตั้งไว้

เนื่องจากการแจ้งเตือนถูกส่งออกผ่านบัญชีของคุณ จึงถูกนับรวมในขีดจำกัดการส่งของ Google สำหรับบัญชีคุณ:

• บัญชี Gmail ส่วนตัว: ประมาณ 100 อีเมลต่อวัน
• บัญชี Google Workspace: ประมาณ 1,500 อีเมลต่อวัน

ฟอร์มที่มีการใช้งานหนาแน่นอาจถึงขีดจำกัดนั้นได้ — หลังจากนั้นการแจ้งเตือนจะไม่ถูกส่งอีกจนกว่าขีดจำกัดจะรีเซ็ต (ประมาณ 24 ชั่วโมง) หากคุณคาดว่าจะมีปริมาณสูง บัญชี Workspace มีพื้นที่เผื่อมากกว่ามาก

นี่คือขีดจำกัดบัญชีของ Google เอง ไม่ใช่ขีดจำกัดของ Form Notifications — และนับรวมทุกอย่างที่บัญชีนั้นส่งออกไป

อีเมลการอนุมัติได้รับการจัดการต่างออกไป

สำหรับกฎที่ต้องมีการอนุมัติ อีเมลฉบับสุดท้ายที่ส่งถึงผู้รับของคุณ (ซึ่งส่งหลังจากผู้อนุมัติอนุมัติแล้ว) จะมาจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของ Skyfield แทนที่จะเป็นบัญชีของคุณ ส่วนคำขออนุมัติที่ส่งถึงผู้อนุมัติยังคงส่งจากบัญชีของคุณ

ขีดจำกัดรายวันต่อฟอร์ม

นอกเหนือจากขีดจำกัดบัญชีของ Google แล้ว Form Notifications ยังมีขีดจำกัดเพื่อความปลอดภัยที่ 500 การแจ้งเตือนต่อฟอร์มต่อวัน เพื่อป้องกันไม่ให้ลูปที่เกิดโดยไม่ตั้งใจหรือฟอร์มที่ทำงานผิดปกติส่งอีเมลออกไปนับพันฉบับ ขั้นตอนการอนุมัตินับรวมในขีดจำกัดเดียวกันนี้ — การส่งฟอร์มที่ถูกพักไว้รอการอนุมัติจะใช้โควตา 1 ใน 500 ไม่ว่าภายหลังจะได้รับการอนุมัติหรือถูกปฏิเสธก็ตาม ขีดจำกัดนี้สูงกว่าการใช้งานทั่วไปมาก — ติดต่อเราหากคุณมีความจำเป็นต้องใช้งานปริมาณสูงจริง ๆ

เคล็ดลับเพื่อให้อีเมลส่งถึง

• ตั้งที่อยู่ Reply-To การมีที่อยู่ตอบกลับจริงบนการแจ้งเตือนทำให้ผู้รับ (และผู้ให้บริการอีเมลของพวกเขา) มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะถือว่าอีเมลนั้นเชื่อถือได้
• บนโดเมน Workspace ที่มีผู้ดูแลระบบ หากผู้รับไม่ได้รับการแจ้งเตือน การตั้งค่าความปลอดภัยอีเมลของโดเมนอาจกำลังกรองข้อความที่ส่งผ่าน Add-on อยู่ — สอบถามผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณเพื่อยืนยันว่าอนุญาตการส่งแล้ว

เมื่อโดเมนของคุณบล็อกอีเมลที่ส่งผ่าน Google

บางองค์กรกำหนดนโยบาย DMARC แบบเข้มงวดที่สั่งให้เซิร์ฟเวอร์อีเมลฝั่งรับปฏิเสธข้อความใด ๆ ที่ไม่ได้ส่งผ่านระบบอีเมลขององค์กรเอง เนื่องจาก Form Notifications ส่งผ่าน Google (บัญชีของคุณ) โดเมนที่เข้มงวดจึงอาจทำให้ข้อความเหล่านั้นถูกปฏิเสธแบบเงียบ ๆ — Add-on แสดงสถานะการส่งเป็น ส่งแล้ว (เพราะส่งมอบให้ Google เรียบร้อยแล้ว) แต่ผู้รับไม่เคยได้รับ และไม่มีการตีกลับ (bounce) ปรากฏใน Add-on

ปัญหานี้มักเกิดกับบัญชี Workspace ที่ใช้โดเมนของตัวเอง (เช่น you@yourschool.org) ซึ่งโดเมนบังคับใช้ DMARC โดยไม่ได้อนุญาตให้ Google เป็นผู้ส่ง ส่วนที่อยู่ Gmail ส่วนตัว (@gmail.com) สอดคล้องตามนโยบายเสมอและส่งถึงได้ตามปกติ

วิธีแก้ไข:

• ส่งจากบัญชี Gmail (ง่ายที่สุด) ผู้ส่งคือบัญชีที่ตั้งค่า Add-on บนฟอร์มนั้น หากการแจ้งเตือนจากโดเมนของคุณถูกปฏิเสธ ให้ตั้งค่า Add-on — หรือใช้ เข้าควบคุมการส่ง — จากบัญชี Gmail ส่วนตัว เพื่อให้การแจ้งเตือนถูกส่งจากที่อยู่ที่ส่งถึงได้อย่างเชื่อถือได้
• หรืออนุญาต Google บนโดเมนของคุณ (สำหรับผู้ดูแลระบบ) ขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณอนุญาตให้โดเมนส่งผ่าน Google ได้ (การปรับ SPF / DMARC alignment) วิธีนี้ทำให้ที่อยู่โดเมนของคุณยังคงเป็นผู้ส่ง

ไม่แน่ใจว่าคุณได้รับผลกระทบหรือไม่? ใช้ ส่งอีเมลทดสอบ (ในเมนูแก้ไขของการแจ้งเตือน) — หากอีเมลทดสอบไม่มาถึง ผู้รับของคุณก็จะไม่ได้รับเช่นกัน

สิทธิ์ที่คุณเลือกไม่อนุญาตได้ (และฟีเจอร์ใดจะหยุดทำงาน)

เมื่อคุณติดตั้ง Add-on หน้าจอขอความยินยอมของ Google ให้คุณเอาเครื่องหมายออกจากสิทธิ์แต่ละรายการได้ Add-on ยังคงติดตั้งและเปิดได้ตามปกติ — แต่ฟีเจอร์ที่อยู่เบื้องหลังสิทธิ์ที่ไม่ได้เลือกไว้จะถูกปิด:

หากต้องการอนุญาตสิทธิ์ที่เคยปฏิเสธไว้ ให้คลิกลิงก์ในคำเตือน (หรือบนปุ่มส่งออก) — ระบบจะเปิดหน้าจอขอความยินยอมของ Google โดยแสดงเฉพาะสิทธิ์ที่ขาดอยู่ ทำเครื่องหมายเลือกแล้วคลิก ดำเนินการต่อ จากนั้นปิดแล้วเปิด Add-on ใหม่ (จากเมนู Add-ons): Google จะไม่รีเฟรชสิทธิ์ของ Add-on ในขณะที่ยังเปิดอยู่ คำเตือนจึงจะหายไปหลังจากโหลด Add-on ใหม่เท่านั้น

บนฟอร์มที่มีผู้แก้ไขหลายคน การแจ้งเตือนจะถูกส่งจากบัญชีเดียว — ผู้ส่งที่แสดงอยู่ในโปรแกรมแก้ไข การที่ผู้แก้ไขคนอื่นปฏิเสธสิทธิ์ "ส่งอีเมลในนามของคุณ" บนบัญชีของตนเองไม่มีผลต่อการส่ง มีเพียงสิทธิ์ของผู้ส่งเท่านั้นที่สำคัญ หากสิทธิ์ของผู้ส่งถูกปิดอยู่ ผู้แก้ไขร่วมสามารถใช้ เข้าควบคุมการส่ง เพื่อส่งจากบัญชีของตนเองแทนได้

เมื่อการส่งถูกข้าม

การส่งฟอร์มบางครั้งไม่สร้างอีเมลโดยตั้งใจ — เช่น กฎที่มีผู้รับเพียงอย่างเดียวเป็นผู้ตอบหรือฟิลด์ในฟอร์มที่ไม่ได้ให้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง (ดูผู้รับ) หรือกฎที่เงื่อนไขไม่ตรง กรณีเหล่านี้เป็นเรื่องปกติและไม่ใช่ความล้มเหลว