การส่งอีเมลและขีดจำกัดการส่ง
คู่มือนี้อธิบายว่ากฎของคุณส่งจากที่ใด อะไรต้องมีสิทธิ์การใช้งาน และมีขีดจำกัดใดบ้างที่มีผล ซึ่งเป็นสิ่งที่มักสร้างปัญหาให้กับฟอร์มที่มีปริมาณการใช้งานสูง
กฎอีเมลส่งจากบัญชี Google ของคุณ
เมื่อมีการตอบกลับเข้ามา กฎอีเมลจะส่งจากบัญชี Google ของคุณเอง ซึ่งเป็นบัญชีที่ตั้งค่า Add-on บนฟอร์มนั้น ผู้รับจะเห็นว่าอีเมลมาจากที่อยู่ของคุณ พร้อมชื่อผู้ส่งที่คุณตั้งไว้
เนื่องจากอีเมลเหล่านี้ถูกส่งออกผ่านบัญชีของคุณ จึงถูกนับรวมในขีดจำกัดการส่งของ Google สำหรับบัญชีคุณ:
- บัญชี Gmail ส่วนตัว: ประมาณ 100 อีเมลต่อวัน
- บัญชี Google Workspace: ประมาณ 1,500 อีเมลต่อวัน
ฟอร์มที่มีการใช้งานหนาแน่นอาจถึงขีดจำกัดนั้นได้ หลังจากนั้นอีเมลจะไม่ถูกส่งอีกจนกว่าขีดจำกัดจะรีเซ็ต (ประมาณ 24 ชั่วโมง) หากคุณคาดว่าจะมีปริมาณสูง บัญชี Workspace มีพื้นที่เผื่อมากกว่ามาก
นี่คือขีดจำกัดบัญชีของ Google เอง ไม่ใช่ขีดจำกัดของ Form Notifications และนับรวมทุกอย่างที่บัญชีนั้นส่งออกไป
อีเมลในเหตุการณ์การอนุมัติได้รับการจัดการต่างออกไป
กฎอีเมลที่ตั้งเป็นเฉพาะเมื่อได้รับอนุมัติหรือเมื่อถูกปฏิเสธจะส่งจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของ Skyfield แทนบัญชีของคุณ พร้อมชื่อผู้ส่งและที่อยู่ตอบกลับของคุณ ในขณะนั้นไม่มีการส่งฟอร์มเกิดขึ้น บัญชีของคุณจึงส่งอีเมลนั้นไม่ได้ ดูที่ส่งเมื่อ
คำขออนุมัติเอง (อีเมลที่ส่งถึงผู้อนุมัติ) ยังคงส่งจากบัญชีของคุณ
โพสต์ Slack, Discord, Teams และเว็บฮุกก็ส่งจากเซิร์ฟเวอร์ของ Skyfield เช่นกัน จึงไม่นับรวมในขีดจำกัดการส่งของ Google ของคุณ
สิ่งที่ต้องมีสิทธิ์การใช้งาน
| ฟรีหลังช่วงทดลองใช้ | ต้องมีสิทธิ์การใช้งานที่ใช้งานอยู่ | |
|---|---|---|
| กฎอีเมลที่ส่งบนทุกคำตอบ | ใช่ | |
| กฎอีเมลที่มีขั้นตอนการอนุมัติ (เฉพาะเมื่อได้รับอนุมัติ, เมื่อถูกปฏิเสธ) | ใช่ | |
| กฎ Slack, Discord, Microsoft Teams | ใช่ | |
| กฎเว็บฮุก | ใช่ | |
| กฎใด ๆ ที่มีขั้นตอนการอนุมัติ | ใช่ |
ช่วงทดลองใช้ฟรี 7 วันรวมทุกอย่าง เมื่อช่วงทดลองใช้สิ้นสุดโดยไม่ได้อัปเกรด รายการแบบชำระเงินจะหยุดชั่วคราว: การส่งฟอร์มที่ตรงเงื่อนไขจะถูกบันทึกในประวัติว่าถูกข้าม และจะไม่มีอะไรถูกส่งสำหรับรายการเหล่านั้น อีเมลเมื่อส่งฟอร์มยังคงส่งต่อไป การอัปเกรดจะทำให้กลับมาทำงานสำหรับการส่งฟอร์มใหม่ ส่วนรายการที่หยุดไว้จะไม่ถูกส่งย้อนหลัง
ในโปรแกรมแก้ไข กฎที่หยุดชั่วคราวจะแสดง หยุดชั่วคราว: ต้องมีสิทธิ์การใช้งานที่ใช้งานอยู่ ในแถวของกฎ รวมถึงกฎที่มีขั้นตอนการอนุมัติ ตัวเลือกแบบชำระเงินในตัวช่วยสร้างจะมีป้าย แบบชำระเงิน ระหว่างที่คุณไม่มีสิทธิ์การใช้งาน
ขีดจำกัดรายวันต่อฟอร์ม
นอกเหนือจากขีดจำกัดบัญชีของ Google แล้ว Form Notifications ยังมีขีดจำกัดเพื่อความปลอดภัยที่ 500 การส่งต่อฟอร์มต่อวัน รวมทุกกฎ เพื่อป้องกันไม่ให้ลูปที่เกิดโดยไม่ตั้งใจหรือฟอร์มที่ทำงานผิดปกติส่งข้อความออกไปนับพันฉบับ การอนุมัตินับรวมในขีดจำกัดเดียวกันนี้: การส่งฟอร์มที่ถูกพักไว้รอการอนุมัติจะใช้โควตา 1 ใน 500 ระหว่างที่รออยู่และหลังจากได้รับการอนุมัติ ส่วนรายการที่ถูกปฏิเสธจะไม่นับอีกต่อไป ขีดจำกัดนี้สูงกว่าการใช้งานทั่วไปมาก ติดต่อเราหากคุณมีความจำเป็นต้องใช้งานปริมาณสูงจริง ๆ
เคล็ดลับเพื่อให้อีเมลส่งถึง
- ตั้งที่อยู่ตอบกลับ การมีที่อยู่ตอบกลับจริงบนกฎทำให้ผู้รับ (และผู้ให้บริการอีเมลของพวกเขา) มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะถือว่าอีเมลนั้นเชื่อถือได้
- บนโดเมน Workspace ที่มีผู้ดูแลระบบ หากผู้รับไม่ได้รับอีเมล การตั้งค่าความปลอดภัยอีเมลของโดเมนอาจกำลังกรองข้อความที่ส่งผ่าน Add-on อยู่ สอบถามผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณเพื่อยืนยันว่าอนุญาตการส่งแล้ว
เมื่อโดเมนของคุณบล็อกอีเมลที่ส่งผ่าน Google
บางองค์กรกำหนดนโยบาย DMARC แบบเข้มงวดที่สั่งให้เซิร์ฟเวอร์อีเมลฝั่งรับปฏิเสธข้อความใด ๆ ที่ไม่ได้ส่งผ่านระบบอีเมลขององค์กรเอง เนื่องจาก Form Notifications ส่งผ่าน Google (บัญชีของคุณ) โดเมนที่เข้มงวดจึงอาจทำให้ข้อความเหล่านั้นถูกปฏิเสธแบบเงียบ ๆ: Add-on แสดงสถานะการส่งเป็น ส่งแล้ว (เพราะส่งมอบให้ Google เรียบร้อยแล้ว) แต่ผู้รับไม่เคยได้รับ และไม่มีการตีกลับ (bounce) ปรากฏใน Add-on
ปัญหานี้มักเกิดกับบัญชี Workspace ที่ใช้โดเมนของตัวเอง (เช่น you@yourschool.org) ซึ่งโดเมนบังคับใช้ DMARC โดยไม่ได้อนุญาตให้ Google เป็นผู้ส่ง ส่วนที่อยู่ Gmail ส่วนตัว (@gmail.com) สอดคล้องตามนโยบายเสมอและส่งถึงได้ตามปกติ
วิธีแก้ไข:
- ส่งจากบัญชี Gmail (ง่ายที่สุด) ผู้ส่งคือบัญชีที่ตั้งค่า Add-on บนฟอร์มนั้น หากอีเมลจากโดเมนของคุณถูกปฏิเสธ ให้ตั้งค่า Add-on หรือใช้ รับหน้าที่ส่งแทน จากบัญชี Gmail ส่วนตัว เพื่อให้อีเมลถูกส่งจากที่อยู่ที่ส่งถึงได้อย่างเชื่อถือได้
- หรืออนุญาต Google บนโดเมนของคุณ (สำหรับผู้ดูแลระบบ) ขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณอนุญาตให้โดเมนส่งผ่าน Google ได้ (การปรับ SPF / DMARC alignment) วิธีนี้ทำให้ที่อยู่โดเมนของคุณยังคงเป็นผู้ส่ง
ไม่แน่ใจว่าคุณได้รับผลกระทบหรือไม่? เปิดกฎอีเมลแล้วใช้ ส่งทดสอบ หากอีเมลทดสอบไม่มาถึง ผู้รับของคุณก็จะไม่ได้รับอีเมลจริงเช่นกัน
สิทธิ์ที่คุณเลือกไม่อนุญาตได้ (และฟีเจอร์ใดจะหยุดทำงาน)
เมื่อคุณติดตั้ง Add-on หน้าจอขอความยินยอมของ Google ให้คุณเอาเครื่องหมายออกจากสิทธิ์แต่ละรายการได้ Add-on ยังคงติดตั้งและเปิดได้ตามปกติ แต่ฟีเจอร์ที่อยู่เบื้องหลังสิทธิ์ที่ไม่ได้เลือกไว้จะถูกปิด:
| สิทธิ์บนหน้าจอขอความยินยอม | ใช้กับฟีเจอร์ใด | หากไม่มีสิทธิ์นี้ |
|---|---|---|
| ส่งอีเมลในนามของคุณ | กฎอีเมลที่ส่งจากบัญชีของคุณ | อีเมลจากฟอร์มที่คุณเป็นผู้ส่งจะไม่สามารถส่งได้ โปรแกรมแก้ไขจะแสดงคำเตือน "สิทธิ์การส่งอีเมลถูกปิดอยู่" พร้อมลิงก์ อนุญาตการส่งอีเมล |
| ดู แก้ไข สร้าง และลบเฉพาะไฟล์ Google ไดรฟ์ที่คุณใช้กับแอปนี้เท่านั้น | ส่งออกไปยัง Sheets ในหน้าประวัติ (Add-on จะแตะต้องเฉพาะชีตที่ตัวเองสร้างขึ้นเท่านั้น) | ปุ่มส่งออกจะเปลี่ยนเป็น อนุญาตการเข้าถึง Drive เพื่อส่งออก |
หากต้องการอนุญาตสิทธิ์ที่เคยปฏิเสธไว้ ให้คลิกลิงก์ในคำเตือน (หรือบนปุ่มส่งออก) ระบบจะเปิดหน้าจอขอความยินยอมของ Google โดยแสดงเฉพาะสิทธิ์ที่ขาดอยู่ ทำเครื่องหมายเลือกแล้วคลิก ดำเนินการต่อ จากนั้นกลับมาที่ Add-on: คำเตือนจะหายไปเองภายในไม่กี่วินาที หากไม่หายไป ให้ใช้ปุ่ม ฉันอนุญาตแล้ว ตรวจสอบอีกครั้ง หรือปิดแล้วเปิด Add-on ใหม่จากเมนู Add-ons บางครั้ง Google ต้องโหลดใหม่จึงจะรับสิทธิ์ใหม่
บนฟอร์มที่มีผู้แก้ไขหลายคน อีเมลจะถูกส่งจากบัญชีเดียว คือผู้ส่งที่แสดงอยู่ในโปรแกรมแก้ไข การที่ผู้แก้ไขคนอื่นปฏิเสธสิทธิ์ "ส่งอีเมลในนามของคุณ" บนบัญชีของตนเองไม่มีผลต่อการส่ง มีเพียงสิทธิ์ของผู้ส่งเท่านั้นที่สำคัญ หากสิทธิ์ของผู้ส่งถูกปิดอยู่ ผู้แก้ไขร่วมสามารถใช้ รับหน้าที่ส่งแทน เพื่อส่งจากบัญชีของตนเองแทนได้
เมื่อการส่งถูกข้าม
การส่งฟอร์มบางครั้งไม่ทำให้มีการส่งใด ๆ โดยตั้งใจ: กฎที่มีผู้รับเพียงอย่างเดียวเป็นผู้ตอบฟอร์มหรือช่องในฟอร์มที่ไม่ได้ให้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง (ดูผู้รับ) กฎที่เงื่อนไข เฉพาะเมื่อ ไม่ตรง หรือกฎที่ปิดใช้งานอยู่ กรณีเหล่านี้เป็นเรื่องปกติและไม่ใช่ความล้มเหลว