Pengiriman & Batas Pengiriman
Panduan ini menjelaskan dari mana notifikasi Anda dikirim dan batas-batas yang berlaku — hal-hal yang paling sering menjadi kendala pada formulir bervolume tinggi.
Email dikirim dari akun Google Anda
Saat sebuah respons masuk, Form Notifications mengirim notifikasi dari akun Google Anda sendiri — akun yang menyiapkan Add-on pada formulir tersebut. Penerima melihatnya sebagai email dari alamat Anda, dengan nama pengirim yang Anda tetapkan.
Karena notifikasi keluar melalui akun Anda, notifikasi dihitung terhadap batas pengiriman Google Anda:
- Akun Gmail pribadi: sekitar 100 email per hari
- Akun Google Workspace: sekitar 1.500 email per hari
Pada formulir yang ramai, batas itu bisa saja tercapai — setelahnya, notifikasi berikutnya tidak akan terkirim sampai batas direset (sekitar 24 jam). Jika Anda memperkirakan volume tinggi, akun Workspace memberikan ruang yang jauh lebih besar.
Ini adalah batas akun dari Google sendiri, bukan batas Form Notifications — batas ini berlaku untuk semua yang dikirim oleh akun tersebut.
Email persetujuan ditangani secara berbeda
Untuk aturan yang mewajibkan persetujuan, email akhir ke penerima Anda (dikirim setelah approver menyetujui) berasal dari server email Skyfield, bukan dari akun Anda. Permintaan persetujuan ke approver tetap dikirim dari akun Anda.
Batas harian per formulir
Di atas batas akun Google, Form Notifications menerapkan batas pengaman sebesar 500 notifikasi per formulir per hari. Ini mencegah loop yang tidak disengaja atau formulir yang lepas kendali mengirim ribuan email. Alur persetujuan dihitung terhadap batas yang sama — pengiriman formulir yang ditahan untuk persetujuan memakai satu dari 500 tersebut, baik nantinya disetujui maupun ditolak. Batas ini jauh di atas penggunaan biasa — hubungi kami jika Anda memiliki kebutuhan volume tinggi yang wajar.
Tips keterkiriman email
- Tetapkan alamat reply-to. Reply-to yang nyata pada notifikasi membuat penerima (dan penyedia email mereka) lebih cenderung menganggap email tersebut sah.
- Pada domain Workspace terkelola, jika penerima tidak menerima notifikasi, pengaturan keamanan email domain Anda mungkin menyaring pesan yang dikirim melalui Add-on — minta admin Google Workspace Anda memastikan pengiriman diizinkan.
Saat domain Anda memblokir email yang dikirim melalui Google
Beberapa organisasi menerapkan kebijakan DMARC ketat yang memerintahkan server email penerima untuk menolak setiap pesan yang tidak dikirim melalui sistem email organisasi itu sendiri. Karena Form Notifications mengirim melalui Google (akun Anda), domain yang ketat dapat menyebabkan pesan-pesan itu ditolak secara diam-diam — Add-on menampilkan status kiriman sebagai Terkirim (pesan sudah diserahkan ke Google), tetapi penerima tidak pernah menerimanya, dan tidak ada bounce yang terlihat di Add-on.
Ini biasanya muncul pada akun Workspace berdomain kustom (mis. you@yourschool.org) yang domainnya menegakkan DMARC tanpa mengotorisasi Google sebagai pengirim. Alamat Gmail pribadi (@gmail.com) selalu selaras dan terkirim secara normal.
Cara memperbaikinya:
- Kirim dari akun Gmail (paling sederhana). Pengirimnya adalah akun mana pun yang menyiapkan Add-on pada formulir. Jika notifikasi dari domain kustom Anda ditolak, siapkan Add-on — atau gunakan Ambil alih pengiriman — dari akun Gmail pribadi, sehingga notifikasi keluar dari alamat yang terkirim dengan andal.
- Atau otorisasi Google di domain Anda (admin). Minta administrator Google Workspace Anda mengizinkan domain Anda mengirim melalui Google (perubahan penyelarasan SPF / DMARC). Dengan cara ini alamat domain kustom Anda tetap menjadi pengirim.
Tidak yakin apakah Anda terdampak? Gunakan Kirim uji coba (di menu Edit sebuah notifikasi) — jika email uji tidak sampai, penerima Anda juga tidak akan menerimanya.
Izin yang bisa Anda tolak (dan apa yang berhenti berfungsi)
Saat Anda menginstal Add-on, layar izin Google memungkinkan Anda menghapus centang izin tertentu. Add-on tetap terinstal dan terbuka — tetapi fitur di balik izin yang tidak dicentang akan dinonaktifkan:
| Izin pada layar izin | Apa yang didukungnya | Tanpa izin ini |
|---|---|---|
| Mengirim email atas nama Anda | Mengirim notifikasi dari akun Anda | Notifikasi dari formulir yang pengirimnya adalah Anda tidak dapat dikirim. Editor menampilkan peringatan "Izin email dinonaktifkan" dengan tautan Izinkan pengiriman email. |
| Melihat, mengedit, membuat, dan menghapus hanya file Google Drive tertentu yang Anda gunakan dengan aplikasi ini | Ekspor ke Sheets di halaman riwayat (Add-on hanya menyentuh sheet yang dibuatnya sendiri) | Tombol ekspor berubah menjadi Izinkan akses Drive untuk mengekspor. |
Untuk memberikan izin yang sebelumnya ditolak, klik tautan pada peringatan (atau pada tombol ekspor) — layar izin Google akan terbuka hanya dengan izin yang belum diberikan. Centang izin tersebut dan klik Lanjutkan. Kemudian tutup dan buka kembali Add-on (dari menu Add-ons): Google tidak memperbarui izin Add-on selagi Add-on masih terbuka, sehingga peringatan baru hilang setelah dimuat ulang.
Pada formulir dengan beberapa editor, notifikasi dikirim dari satu akun — pengirim yang ditampilkan di editor. Editor lain yang menolak "Mengirim email atas nama Anda" pada akunnya sendiri tidak memengaruhi pengiriman; hanya izin pengirim yang berpengaruh. Jika izin pengirim dinonaktifkan, sesama editor dapat menggunakan Ambil alih pengiriman untuk mengirim dari akunnya sendiri.
Saat pengiriman dilewati
Beberapa pengiriman formulir memang sengaja tidak menghasilkan email — misalnya, aturan yang satu-satunya penerimanya adalah responden atau kolom formulir yang tidak menyertakan alamat valid (lihat Penerima), atau aturan yang kondisinya tidak cocok. Ini memang diharapkan dan bukan kegagalan.