Aprovação

A aprovação é uma etapa de uma regra, não uma configuração do formulário. Uma regra pode enviar em toda resposta, somente após aprovação, ou quando rejeitada. As duas últimas colocam uma pessoa ou um canal no circuito: a resposta aguarda a decisão deles, e a regra é acionada assim que ela chega.

Adicione uma etapa de aprovação a uma regra

1. Na etapa Quando da regra, ao criar ou editar, em Enviar quando, escolha Somente após aprovação ou Quando rejeitada
2. O campo aprovador aparece. Escolha Uma pessoa, e digite o endereço de e-mail dela, ou Um canal, e cole uma URL de webhook do Slack, Discord ou Microsoft Teams (veja como obter uma URL de webhook)
3. Opcionalmente, escreva uma Mensagem da solicitação. Ela é exibida acima das respostas na solicitação de aprovação, por exemplo "Confira a linha do orçamento antes de aprovar."
4. Termine a regra normalmente: as condições em Somente se, o destino para onde ela envia depois de aprovada (ou rejeitada), e a mensagem

Os chips da regra mostram aguardando aprovação quando ela tem essa etapa.

Uma solicitação por aprovador, não por regra

Várias regras podem aguardar o mesmo aprovador. Quando uma resposta corresponde a mais de uma delas, esse aprovador ainda recebe uma solicitação de aprovação, com botões Aprovar e Rejeitar. A decisão dele aciona todas as regras correspondentes que estavam aguardando: aprovar aciona as regras somente após aprovação, rejeitar aciona as regras quando rejeitada.

Regras aguardando um aprovador diferente não são afetadas; esse outro aprovador recebe sua própria solicitação, separada.

Exemplo: um formulário tem quatro regras: duas enviam somente após aprovação por Ana, uma envia quando rejeitada por Ana, e uma envia somente após aprovação por Beto. Uma resposta que corresponde às quatro cria exatamente duas solicitações: uma para Ana, uma para Beto. Ana aprovando aciona só as duas regras aprovadas dela, não a rejeitada. Beto decide de forma independente, na própria solicitação.

Só as regras cujas condições em Somente se correspondem à resposta aguardam por ela. Se nenhuma das regras de aprovação de uma resposta corresponder, nenhuma solicitação é enviada.

O que o aprovador recebe

• Uma pessoa recebe um e-mail, enviado da sua conta do Google, com a sua mensagem da solicitação, as respostas e os dois botões
• Um canal recebe uma publicação no canal do Slack, Discord ou Teams, com os mesmos dois botões. Qualquer pessoa no canal pode decidir. Depois da decisão, o resultado é publicado de volta no canal, com o nome que o aprovador informou
• Se a publicação no canal falhar, a solicitação é enviada por e-mail ao dono da regra, com uma linha explicando o motivo, para que a resposta ainda possa ser decidida. Se a URL do webhook do canal não existir mais (HTTP 404 ou 410), o aprovador também é pausado: a regra mostra Aprovador pausado, e as solicitações vão por e-mail ao dono até você colar uma nova URL no campo do aprovador

A página de aprovação

Cada botão abre uma página que pergunta Approve this submission? (ou Reject), mostra as respostas e tem um campo opcional Your name. Nada é decidido até o aprovador clicar no botão daquela página, então uma prévia de link no Slack ou um scanner de e-mail não consegue aprovar por acidente. O nome digitado ali é mostrado ao dono do formulário, no histórico e na publicação do resultado.

• Aprovar aciona toda regra correspondente definida como somente após aprovação que estava aguardando esse aprovador
• Rejeitar aciona toda regra correspondente definida como quando rejeitada que estava aguardando esse aprovador. O dono do formulário também recebe um e-mail sobre a rejeição

As duas decisões são registradas no Histórico.

A janela de 7 dias

Uma solicitação de aprovação é válida por 7 dias. Se o aprovador não decidir nesse período, a solicitação expira: nenhuma das regras que aguardavam por ela envia, nem mesmo as definidas como quando rejeitada. Uma expiração não é uma rejeição.

Bom saber

• Uma regra enviada via E-mail em somente após aprovação ou quando rejeitada sai dos servidores de e-mail da Skyfield, e não da sua conta do Google, porque nenhum envio de formulário está acontecendo naquele momento. Seu nome de remetente e o endereço de resposta são mantidos. Veja Envio e Limites de Entrega
• As condições em Somente se continuam valendo, então uma regra com etapa de aprovação só aguarda as respostas para as quais ela enviaria de qualquer forma
• Uma regra de webhook com etapa de aprovação recebe approval.decision e approval.decidedBy no payload. Veja Webhooks
• Mudar o Enviar quando de uma regra para fora de um evento de aprovação apaga o aprovador; uma solicitação pendente já enviada a ele não é afetada

Aprovação e sua licença

Uma regra com etapa de aprovação precisa de uma licença ativa. O período de teste gratuito de 7 dias conta, então ela funciona integralmente durante o teste. Quando o período de teste termina sem upgrade, as regras de aprovação pausam: as respostas correspondentes são registradas no histórico como ignoradas, e nenhuma solicitação é enviada. As regras que enviam em toda resposta continuam enviando. Fazer upgrade retoma as regras de aprovação para novas respostas; as ignoradas não são enviadas retroativamente. Uma solicitação já enviada antes da pausa não é afetada e ainda aciona sua regra na decisão.