Phê duyệt

Phê duyệt là một bước trên quy tắc, không phải một cài đặt cho biểu mẫu. Một quy tắc có thể gửi trên mọi phản hồi, chỉ sau khi được phê duyệt, hoặc khi bị từ chối. Hai loại sau đưa một người hoặc một kênh vào khâu kiểm duyệt: phản hồi chờ quyết định của họ, và quy tắc chạy ngay khi quyết định đến.

Thêm bước phê duyệt vào một quy tắc

1. Trong bước Khi nào của quy tắc, khi tạo hoặc chỉnh sửa, dưới Gửi khi, chọn Chỉ sau khi được phê duyệt hoặc Khi bị từ chối
2. Trường người phê duyệt xuất hiện. Chọn Một người, rồi nhập địa chỉ email của họ, hoặc Một kênh, rồi dán URL webhook của Slack, Discord hay Microsoft Teams (xem cách lấy URL webhook)
3. Tùy chọn viết Nội dung yêu cầu. Nội dung này hiển thị phía trên các câu trả lời trong yêu cầu phê duyệt, ví dụ "Vui lòng kiểm tra dòng ngân sách trước khi phê duyệt."
4. Hoàn tất quy tắc như bình thường: điều kiện Chỉ khi, đích đến sẽ gửi khi được phê duyệt (hoặc bị từ chối), và nội dung

Nhãn của quy tắc hiển thị đang chờ phê duyệt khi nó có bước này.

Một yêu cầu cho mỗi người phê duyệt, không phải mỗi quy tắc

Nhiều quy tắc có thể cùng chờ cùng một người phê duyệt. Khi một phản hồi khớp với nhiều hơn một quy tắc trong số đó, người phê duyệt vẫn chỉ nhận một yêu cầu phê duyệt, với các nút Phê duyệt và Từ chối. Quyết định của họ kích hoạt mọi quy tắc khớp đang chờ họ: phê duyệt kích hoạt các quy tắc chỉ sau khi được phê duyệt, từ chối kích hoạt các quy tắc khi bị từ chối.

Các quy tắc chờ một người phê duyệt khác không bị ảnh hưởng; người phê duyệt đó nhận yêu cầu riêng của họ.

Ví dụ: một biểu mẫu có bốn quy tắc: hai quy tắc gửi chỉ sau khi được phê duyệt bởi Anna, một quy tắc gửi khi bị từ chối bởi Anna, và một quy tắc gửi chỉ sau khi được phê duyệt bởi Ben. Một phản hồi khớp với cả bốn quy tắc tạo ra đúng hai yêu cầu: một cho Anna, một cho Ben. Anna phê duyệt chỉ kích hoạt hai quy tắc được phê duyệt của cô ấy, không kích hoạt quy tắc bị từ chối. Ben quyết định độc lập, trên yêu cầu riêng của mình.

Chỉ những quy tắc có điều kiện Chỉ khi khớp với phản hồi mới chờ nó. Nếu không có quy tắc phê duyệt nào của một phản hồi khớp, sẽ không có yêu cầu nào được gửi đi.

Người phê duyệt nhận được gì

• Một người nhận được một email, gửi từ tài khoản Google của bạn, với nội dung yêu cầu của bạn, các câu trả lời và hai nút
• Một kênh nhận được một bài đăng trong kênh Slack, Discord hay Teams, với cùng hai nút đó. Bất kỳ ai trong kênh đều có thể quyết định. Sau khi quyết định, kết quả được đăng lại vào kênh, kèm tên mà người phê duyệt đã nhập
• Nếu đăng lên kênh thất bại, yêu cầu sẽ được gửi qua email cho chủ sở hữu quy tắc, kèm một dòng giải thích lý do, để câu trả lời vẫn có thể được quyết định. Nếu URL webhook của kênh không còn tồn tại (HTTP 404 hoặc 410), người phê duyệt cũng bị tạm dừng: quy tắc hiển thị Người phê duyệt bị tạm dừng, và yêu cầu được gửi qua email cho chủ sở hữu cho đến khi bạn dán URL mới vào trường người phê duyệt

Trang xác nhận

Mỗi nút mở ra một trang hỏi Approve this submission? (hoặc Reject), hiển thị các câu trả lời, và có trường Your name tùy chọn. Chưa có gì được quyết định cho đến khi người phê duyệt nhấp nút trên trang đó, nên bản xem trước liên kết trong Slack hay trình quét email không thể vô tình phê duyệt. Tên nhập tại đó được hiển thị cho chủ biểu mẫu, trong lịch sử và trong bài đăng kết quả.

• Approve kích hoạt mọi quy tắc khớp đặt chỉ sau khi được phê duyệt đang chờ người phê duyệt này
• Reject kích hoạt mọi quy tắc khớp đặt khi bị từ chối đang chờ người phê duyệt này. Chủ biểu mẫu cũng nhận được email về việc từ chối

Cả hai quyết định đều được ghi trong Lịch sử.

Thời hạn 7 ngày

Một yêu cầu phê duyệt có hiệu lực trong 7 ngày. Nếu người phê duyệt không quyết định trong thời gian đó, yêu cầu sẽ hết hạn: không quy tắc nào đang chờ nó được gửi, kể cả các quy tắc khi bị từ chối. Hết hạn không phải là bị từ chối.

Những điều nên biết

• Một quy tắc gửi qua Email trên chỉ sau khi được phê duyệt hoặc khi bị từ chối được gửi đi từ máy chủ thư của Skyfield, không phải từ tài khoản Google của bạn, vì lúc đó không có lượt gửi biểu mẫu nào đang diễn ra. Tên người gửi và địa chỉ trả lời tới của bạn được giữ nguyên. Xem Gửi & Hạn mức gửi
• Điều kiện Chỉ khi vẫn áp dụng, nên một quy tắc có bước phê duyệt chỉ chờ những phản hồi mà nó vốn sẽ gửi cho
• Một quy tắc webhook có bước phê duyệt nhận approval.decision và approval.decidedBy trong payload. Xem Webhook
• Đổi Gửi khi của một quy tắc ra khỏi một sự kiện phê duyệt sẽ xóa người phê duyệt; một yêu cầu đang chờ đã gửi đến người đó trước đó không bị ảnh hưởng

Phê duyệt và giấy phép của bạn

Một quy tắc có bước phê duyệt cần giấy phép đang hoạt động. Bản dùng thử miễn phí 7 ngày cũng được tính, nên tính năng này hoạt động đầy đủ trong thời gian dùng thử. Khi bản dùng thử kết thúc mà bạn không nâng cấp, các quy tắc phê duyệt sẽ tạm dừng: các phản hồi khớp được ghi vào lịch sử với trạng thái bị bỏ qua, và không có yêu cầu nào được gửi đi. Các quy tắc gửi trên mọi phản hồi vẫn tiếp tục gửi. Nâng cấp sẽ khôi phục các quy tắc phê duyệt cho các phản hồi mới; những lượt đã bị bỏ qua không được gửi bù lại. Một yêu cầu đã gửi trước khi tạm dừng không bị ảnh hưởng và vẫn kích hoạt quy tắc của nó khi có quyết định.