Gửi & Hạn mức gửi
Hướng dẫn này giải thích các quy tắc của bạn gửi từ đâu, những gì cần giấy phép, và các hạn mức áp dụng. Đây là những điều dễ gây vướng mắc nhất trên các biểu mẫu có lượng phản hồi lớn.
Quy tắc email gửi từ tài khoản Google của bạn
Khi có phản hồi mới, một quy tắc email gửi từ chính tài khoản Google của bạn, tài khoản đã thiết lập tiện ích bổ sung trên biểu mẫu. Người nhận thấy email đến từ địa chỉ của bạn, với tên người gửi bạn đã đặt.
Vì các email này được gửi qua tài khoản của bạn, chúng được tính vào hạn mức gửi của Google dành cho tài khoản của bạn:
- Tài khoản Gmail cá nhân: khoảng 100 email mỗi ngày
- Tài khoản Google Workspace: khoảng 1.500 email mỗi ngày
Trên một biểu mẫu bận rộn, hoàn toàn có thể chạm đến hạn mức đó. Sau đó các email tiếp theo sẽ không gửi được cho đến khi hạn mức được đặt lại (khoảng 24 giờ). Nếu bạn dự kiến lượng gửi lớn, tài khoản Workspace có dư địa lớn hơn nhiều.
Đây là hạn mức tài khoản của chính Google, không phải hạn mức của Form Notifications. Chúng áp dụng cho mọi thứ mà tài khoản đó gửi đi.
Email trên sự kiện phê duyệt được xử lý khác
Một quy tắc email đặt chỉ sau khi được phê duyệt hoặc khi bị từ chối được gửi đi từ máy chủ thư của Skyfield thay vì tài khoản của bạn, với tên người gửi và địa chỉ trả lời tới của bạn. Lúc đó không có lượt gửi biểu mẫu nào đang diễn ra, nên tài khoản của bạn không thể gửi email đó. Xem Gửi khi.
Bản thân yêu cầu phê duyệt (email gửi cho người phê duyệt) vẫn được gửi từ tài khoản của bạn.
Bài đăng Slack, Discord, Teams và webhook cũng được gửi từ máy chủ của Skyfield, nên chúng không bao giờ được tính vào hạn mức gửi Google của bạn.
Những gì cần giấy phép
| Miễn phí sau dùng thử | Cần giấy phép đang hoạt động | |
|---|---|---|
| Quy tắc email gửi trên mọi phản hồi | Có | |
| Quy tắc email có bước phê duyệt (chỉ sau khi được phê duyệt, khi bị từ chối) | Có | |
| Quy tắc Slack, Discord, Microsoft Teams | Có | |
| Quy tắc Webhook | Có | |
| Mọi quy tắc có bước phê duyệt | Có |
Bản dùng thử miễn phí 7 ngày bao gồm mọi thứ. Khi bản dùng thử kết thúc mà không nâng cấp, các mục trả phí sẽ tạm dừng: những lượt gửi khớp được ghi vào lịch sử với trạng thái bị bỏ qua, và không có gì được gửi cho chúng. Email trên mọi phản hồi vẫn tiếp tục gửi. Nâng cấp sẽ khôi phục chúng cho các lượt gửi mới; những lượt đã tạm dừng không được gửi bù.
Trong trình chỉnh sửa, một quy tắc bị tạm dừng hiển thị Tạm dừng: cần giấy phép đang hoạt động trên hàng của nó, kể cả một quy tắc có bước phê duyệt. Các tùy chọn trả phí trong trình hướng dẫn mang huy hiệu Trả phí khi bạn chưa có giấy phép.
Hạn mức hằng ngày cho mỗi biểu mẫu
Bên cạnh hạn mức tài khoản của Google, Form Notifications áp dụng một hạn mức an toàn là 500 lượt gửi mỗi biểu mẫu mỗi ngày, tính trên tất cả các quy tắc. Điều này ngăn một vòng lặp vô tình hoặc một biểu mẫu mất kiểm soát gửi đi hàng nghìn tin nhắn. Phê duyệt cũng được tính vào cùng hạn mức này: một lượt gửi đang chờ phê duyệt chiếm một trong số 500 khi đang chờ và sau khi được phê duyệt; lượt bị từ chối thì thôi không được tính. Hạn mức này cao hơn nhiều so với mức sử dụng thông thường. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn thực sự có nhu cầu gửi lượng lớn.
Mẹo cải thiện khả năng gửi đến hộp thư
- Đặt địa chỉ trả lời tới. Một địa chỉ trả lời thực sự trên quy tắc khiến người nhận (và nhà cung cấp thư của họ) có xu hướng xem email là hợp lệ hơn.
- Trên tên miền Workspace được quản lý, nếu người nhận không nhận được email, cài đặt bảo mật email của tên miền có thể đang lọc các thư gửi qua tiện ích bổ sung. Hãy nhờ quản trị viên Google Workspace xác nhận rằng việc gửi được cho phép.
Khi tên miền của bạn chặn thư gửi qua Google
Một số tổ chức áp dụng chính sách DMARC nghiêm ngặt, yêu cầu máy chủ nhận thư từ chối mọi thư không được gửi qua hệ thống thư của chính tổ chức. Vì Form Notifications gửi qua Google (tài khoản của bạn), một tên miền nghiêm ngặt có thể khiến những thư đó bị từ chối một cách âm thầm: tiện ích hiển thị lượt gửi là Đã gửi (thư đã được bàn giao cho Google), nhưng người nhận không bao giờ nhận được, và không có thư trả lại (bounce) nào hiển thị trong tiện ích.
Tình huống này thường xảy ra với tài khoản Workspace dùng tên miền riêng (ví dụ: you@yourschool.org) mà tên miền áp dụng DMARC nhưng không ủy quyền cho Google làm bên gửi. Các địa chỉ Gmail cá nhân (@gmail.com) luôn hợp lệ và gửi đến bình thường.
Cách khắc phục:
- Gửi từ tài khoản Gmail (đơn giản nhất). Người gửi là tài khoản đã thiết lập tiện ích bổ sung trên biểu mẫu. Nếu email từ tên miền riêng của bạn bị từ chối, hãy thiết lập tiện ích, hoặc dùng Tiếp quản việc gửi, từ một tài khoản Gmail cá nhân, để email được gửi đi từ một địa chỉ gửi đến ổn định.
- Hoặc ủy quyền cho Google trên tên miền của bạn (quản trị viên). Nhờ quản trị viên Google Workspace cho phép tên miền của bạn gửi qua Google (một thay đổi về căn chỉnh SPF / DMARC). Cách này giữ nguyên địa chỉ tên miền riêng của bạn làm người gửi.
Không chắc mình có bị ảnh hưởng không? Mở một quy tắc email và dùng Gửi thử. Nếu email thử không đến, người nhận của bạn cũng sẽ không nhận được email thật.
Các quyền bạn có thể từ chối (và những gì sẽ ngừng hoạt động)
Khi bạn cài đặt tiện ích bổ sung, màn hình xin cấp quyền của Google cho phép bạn bỏ chọn từng quyền riêng lẻ. Tiện ích vẫn cài đặt và mở được, nhưng tính năng đứng sau quyền bị bỏ chọn sẽ bị tắt:
| Quyền trên màn hình xin cấp quyền | Tính năng liên quan | Khi không có quyền này |
|---|---|---|
| Gửi email thay mặt bạn | Quy tắc email gửi từ tài khoản của bạn | Email từ các biểu mẫu mà bạn là người gửi không thể gửi đi. Trình chỉnh sửa hiển thị cảnh báo "Quyền gửi email đang tắt" kèm liên kết Cho phép gửi email. |
| Xem, chỉnh sửa, tạo và xóa riêng những tệp cụ thể trên Google Drive mà bạn sử dụng với ứng dụng này | Xuất sang Google Sheets trên trang lịch sử (tiện ích chỉ chạm đến những trang tính do nó tạo ra) | Nút xuất trở thành Cho phép truy cập Drive để xuất. |
Để cấp một quyền đã từ chối, hãy nhấp vào liên kết trong cảnh báo (hoặc trên nút xuất). Thao tác này mở màn hình xin cấp quyền của Google chỉ với quyền còn thiếu. Đánh dấu chọn quyền đó, nhấp Tiếp tục, rồi quay lại tiện ích: cảnh báo sẽ tự biến mất trong giây lát. Nếu không, hãy dùng nút Tôi đã cho phép, kiểm tra lại, hoặc đóng và mở lại tiện ích từ menu Tiện ích bổ sung. Đôi khi Google cần tải lại để nhận quyền mới.
Trên một biểu mẫu có nhiều người chỉnh sửa, email được gửi từ một tài khoản, là người gửi hiển thị trong trình chỉnh sửa. Việc một người chỉnh sửa khác từ chối "Gửi email thay mặt bạn" trên tài khoản của họ không ảnh hưởng đến việc gửi; chỉ quyền của người gửi mới quan trọng. Nếu quyền của người gửi bị tắt, một người đồng chỉnh sửa có thể dùng Tiếp quản việc gửi để gửi từ tài khoản của mình.
Khi một lượt gửi bị bỏ qua
Một số lượt gửi cố ý không tạo ra nội dung gửi đi: một quy tắc mà người nhận duy nhất là người trả lời hoặc trường biểu mẫu nhưng phản hồi không cung cấp địa chỉ hợp lệ (xem Người nhận), một quy tắc có điều kiện Chỉ khi không khớp, hoặc một quy tắc đang tắt. Đây là hành vi được thiết kế, không phải lỗi.