Gửi email & Hạn mức
Hướng dẫn này giải thích thông báo của bạn được gửi từ đâu và các hạn mức áp dụng — những điều dễ gây vướng mắc nhất trên các biểu mẫu có lượng phản hồi lớn.
Email được gửi từ tài khoản Google của bạn
Khi có phản hồi mới, Form Notifications gửi thông báo từ chính tài khoản Google của bạn — tài khoản đã thiết lập tiện ích bổ sung trên biểu mẫu. Người nhận thấy email đến từ địa chỉ của bạn, với tên người gửi bạn đã đặt.
Vì thông báo được gửi qua tài khoản của bạn, chúng được tính vào hạn mức gửi của Google dành cho tài khoản của bạn:
- Tài khoản Gmail cá nhân: khoảng 100 email mỗi ngày
- Tài khoản Google Workspace: khoảng 1.500 email mỗi ngày
Trên một biểu mẫu bận rộn, hoàn toàn có thể chạm đến hạn mức đó — sau đó các thông báo tiếp theo sẽ không gửi được cho đến khi hạn mức được đặt lại (khoảng 24 giờ). Nếu bạn dự kiến lượng gửi lớn, tài khoản Workspace có dư địa lớn hơn nhiều.
Đây là hạn mức tài khoản của chính Google, không phải hạn mức của Form Notifications — chúng áp dụng cho mọi thứ mà tài khoản đó gửi đi.
Email phê duyệt được xử lý khác
Với các quy tắc yêu cầu phê duyệt, email cuối cùng gửi đến người nhận của bạn (gửi sau khi người phê duyệt chấp thuận) đến từ máy chủ thư của Skyfield thay vì tài khoản của bạn. Email yêu cầu phê duyệt gửi cho người phê duyệt vẫn được gửi từ tài khoản của bạn.
Hạn mức hằng ngày cho mỗi biểu mẫu
Bên cạnh hạn mức tài khoản của Google, Form Notifications áp dụng một hạn mức an toàn là 500 thông báo mỗi biểu mẫu mỗi ngày. Điều này ngăn một vòng lặp vô tình hoặc một biểu mẫu mất kiểm soát gửi đi hàng nghìn email. Quy trình phê duyệt cũng được tính vào cùng hạn mức này — một lượt gửi đang chờ phê duyệt chiếm một trong số 500, dù sau đó được phê duyệt hay bị từ chối. Hạn mức này cao hơn nhiều so với mức sử dụng thông thường — liên hệ với chúng tôi nếu bạn thực sự có nhu cầu gửi lượng lớn.
Mẹo cải thiện khả năng gửi đến hộp thư
- Đặt địa chỉ reply-to. Một địa chỉ trả lời thực sự trên thông báo khiến người nhận (và nhà cung cấp thư của họ) có xu hướng xem email là hợp lệ hơn.
- Trên tên miền Workspace được quản lý, nếu người nhận không nhận được thông báo, cài đặt bảo mật email của tên miền có thể đang lọc các thư gửi qua tiện ích bổ sung — hãy nhờ quản trị viên Google Workspace xác nhận rằng việc gửi được cho phép.
Khi tên miền của bạn chặn thư gửi qua Google
Một số tổ chức áp dụng chính sách DMARC nghiêm ngặt, yêu cầu máy chủ nhận thư từ chối mọi thư không được gửi qua hệ thống thư của chính tổ chức. Vì Form Notifications gửi qua Google (tài khoản của bạn), một tên miền nghiêm ngặt có thể khiến những thư đó bị từ chối một cách âm thầm — tiện ích hiển thị trạng thái là Đã gửi (thư đã được bàn giao cho Google), nhưng người nhận không bao giờ nhận được, và không có thông báo trả lại (bounce) nào hiển thị trong tiện ích.
Tình huống này thường xảy ra với tài khoản Workspace dùng tên miền riêng (ví dụ: you@yourschool.org) mà tên miền áp dụng DMARC nhưng không ủy quyền cho Google làm bên gửi. Các địa chỉ Gmail cá nhân (@gmail.com) luôn hợp lệ và gửi đến bình thường.
Cách khắc phục:
- Gửi từ tài khoản Gmail (đơn giản nhất). Người gửi là tài khoản đã thiết lập tiện ích bổ sung trên biểu mẫu. Nếu thông báo từ tên miền riêng của bạn bị từ chối, hãy thiết lập tiện ích — hoặc dùng Tiếp quản việc gửi — từ một tài khoản Gmail cá nhân, để thông báo được gửi đi từ một địa chỉ gửi đến ổn định.
- Hoặc ủy quyền cho Google trên tên miền của bạn (quản trị viên). Nhờ quản trị viên Google Workspace cho phép tên miền của bạn gửi qua Google (một thay đổi về căn chỉnh SPF / DMARC). Cách này giữ nguyên địa chỉ tên miền riêng của bạn làm người gửi.
Không chắc mình có bị ảnh hưởng không? Dùng Gửi thử (trong menu Chỉnh sửa của thông báo) — nếu email thử không đến, người nhận của bạn cũng sẽ không nhận được.
Các quyền bạn có thể từ chối (và những gì sẽ ngừng hoạt động)
Khi bạn cài đặt tiện ích bổ sung, màn hình xin cấp quyền của Google cho phép bạn bỏ chọn từng quyền riêng lẻ. Tiện ích vẫn cài đặt và mở được — nhưng tính năng đứng sau quyền bị bỏ chọn sẽ bị tắt:
| Quyền trên màn hình xin cấp quyền | Tính năng liên quan | Khi không có quyền này |
|---|---|---|
| Gửi email thay mặt bạn | Gửi thông báo từ tài khoản của bạn | Thông báo từ các biểu mẫu mà bạn là người gửi không thể gửi đi. Trình chỉnh sửa hiển thị cảnh báo "Quyền gửi email đang tắt" kèm liên kết Cho phép gửi email. |
| Xem, chỉnh sửa, tạo và xóa riêng những tệp cụ thể trên Google Drive mà bạn sử dụng với ứng dụng này | Xuất ra Sheets trên trang lịch sử (tiện ích chỉ chạm đến những trang tính do nó tạo ra) | Nút xuất trở thành Cho phép truy cập Drive để xuất. |
Để cấp một quyền đã từ chối, hãy nhấp vào liên kết trong cảnh báo (hoặc trên nút xuất) — thao tác này mở màn hình xin cấp quyền của Google chỉ với quyền còn thiếu. Đánh dấu chọn quyền đó rồi nhấp Tiếp tục. Sau đó đóng và mở lại tiện ích (từ menu Tiện ích bổ sung): Google không làm mới các quyền của tiện ích khi nó đang mở, nên cảnh báo chỉ biến mất sau khi tiện ích được tải lại.
Trên một biểu mẫu có nhiều người chỉnh sửa, thông báo được gửi từ một tài khoản — người gửi hiển thị trong trình chỉnh sửa. Việc một người chỉnh sửa khác từ chối "Gửi email thay mặt bạn" trên tài khoản của họ không ảnh hưởng đến việc gửi; chỉ quyền của người gửi mới quan trọng. Nếu quyền của người gửi bị tắt, một người đồng chỉnh sửa có thể dùng Tiếp quản việc gửi để gửi từ tài khoản của mình.
Khi một lượt gửi bị bỏ qua
Một số lượt gửi cố ý không tạo ra email — ví dụ: một quy tắc mà người nhận duy nhất là người trả lời hoặc trường biểu mẫu nhưng phản hồi không cung cấp địa chỉ hợp lệ (xem Người nhận), hoặc một quy tắc có điều kiện không khớp. Đây là hành vi được thiết kế, không phải lỗi.