Kiểm tra quy tắc của bạn
Không gì bực bội hơn việc phát hiện một email chưa bao giờ đến nơi, sau khi những phản hồi bạn quan tâm đã được gửi vào. Hướng dẫn này chỉ cách xác minh một quy tắc từ đầu đến cuối trong chưa đầy một phút, và giải thích các bước kiểm tra tự động giúp phát hiện những sự cố gửi thư phổ biến nhất ngay khi bạn còn đang thiết lập.
Gửi email thử
Mỗi quy tắc email có nút Gửi thử ở cuối khi bạn chỉnh sửa nó. Nút này hỏi gửi email thử đến đâu:
- Hộp thư của tôi: gửi một email mẫu đến địa chỉ email của chính bạn. Đây là cách nhanh nhất để kiểm tra tiêu đề, nội dung và các thẻ hợp nhất hiển thị đúng.
- Người nhận đã lưu: gửi cùng email mẫu đó đến những người nhận đã lưu trên quy tắc: trọn vẹn hành trình mà email thật của bạn sẽ đi qua, kết thúc ở chính những hộp thư đó.
Email thử dùng câu trả lời minh họa (lựa chọn đầu tiên của mỗi câu hỏi, hoặc một cụm từ mẫu) để các thẻ hợp nhất hiển thị với nội dung sát thực tế. Không có lượt gửi biểu mẫu nào được tạo, và không có gì xuất hiện trong lịch sử của bạn. Một dòng ở đầu email đánh dấu rõ đây là email thử.
Email thử được gửi từ tài khoản Google của bạn qua đúng kênh mà email thật sử dụng. Đó là chủ ý: nếu email thử đến nơi, email thật cũng sẽ đến.
Người nhận lấy từ câu trả lời trong biểu mẫu sẽ bị bỏ qua khi gửi thử. Một quy tắc gửi đến người trả lời hoặc đến một địa chỉ email được trả lời trong biểu mẫu cần một lượt gửi thật để biết địa chỉ, và email thử thì không có. Hãy kiểm tra những trường hợp đó bằng cách tự gửi biểu mẫu một lần.
Hãy lưu quy tắc trước: một quy tắc mới phải được tạo xong thì mới gửi thử được.
Kiểm tra kênh chat hoặc webhook
Trên quy tắc Slack, Discord, Teams hoặc webhook, nút Gửi thử nằm cạnh URL trong bước Đến của nó, sau khi quy tắc đã được tạo. Nó đăng một tin nhắn mẫu (hoặc một payload mẫu có chữ ký) tới URL đó và báo lại mã trạng thái HTTP mà điểm cuối trả về, ví dụ Đã gửi thử (HTTP 200). Khi thất bại, nó nêu rõ nguyên nhân: một chuyển hướng, hết thời gian chờ sau 5 giây, hoặc mã trạng thái.
Người phê duyệt là một kênh có nút Gửi thử riêng, cạnh URL webhook trong bước phê duyệt của quy tắc.
Kiểm tra địa chỉ người nhận
Khi bạn thêm người nhận vào một quy tắc email, Form Notifications âm thầm kiểm tra tên miền của mỗi địa chỉ (phần sau dấu @) với DNS công khai: tên miền này có tồn tại không, và nó có thể nhận email không?
Nếu một tên miền không thể nhận thư, vì nó không tồn tại, bị viết sai chính tả, hoặc không có dịch vụ thư, bạn sẽ thấy cảnh báo ngay trong quy tắc:
Không thể gửi thư đến
examle.com: tên miền không tồn tại hoặc không có dịch vụ thư. Hãy kiểm tra lỗi chính tả.
Điều này bắt được lỗi âm thầm nhất trong email: một tên miền gõ sai. Thư sẽ được bàn giao cho Google mà không có lỗi và được báo cáo là Đã gửi, nhưng nó không bao giờ có thể đến nơi, và dấu vết duy nhất là một thư trả lại (bounce) trong hộp thư của người gửi, thứ rất dễ bị bỏ sót.
Cảnh báo này chỉ mang tính tham khảo: bạn vẫn có thể lưu quy tắc. Một số tên miền nội bộ của công ty chỉ phân giải được bên trong mạng của họ, nên cảnh báo trên một địa chỉ mà bạn biết chắc hoạt động có thể được bỏ qua một cách an toàn.
Quy trình khuyến nghị trước khi vận hành
- Tạo quy tắc của bạn với người nhận, điều kiện và nội dung.
- Gửi thử đến hộp thư của tôi: kiểm tra tiêu đề, nội dung và các thẻ hợp nhất.
- Gửi thử đến người nhận đã lưu: nhờ một người nhận xác nhận email đã đến.
- Tự gửi biểu mẫu một lần: bước này chạy qua cơ chế kích hoạt thật, cùng mọi điều kiện và người nhận theo người trả lời hoặc trường biểu mẫu.
Nếu cả ba email đều đến nơi, thiết lập của bạn đã được xác minh từ đầu đến cuối.
Khi email thử không đến
- Kiểm tra thư rác trước. Bộ lọc của người nhận có thể giữ lại thư đầu tiên từ một người gửi mới.
- Có cảnh báo tên miền người nhận? Sửa lỗi chính tả trong địa chỉ.
- Hộp thư của chính bạn cũng không có gì, kể cả thư rác? Nhà cung cấp email của bạn có thể đang từ chối thư do Google gửi thay cho địa chỉ của bạn. Xem khi tên miền của bạn chặn thư gửi qua Google.
- Quy tắc có điều kiện? Email thử bỏ qua các điều kiện, nhưng lượt gửi thật thì không. Hãy chắc rằng lượt gửi thử của bạn thực sự khớp với chúng.
- Vẫn chưa được? Xem khắc phục sự cố hoặc liên hệ với chúng tôi.