Người nhận
Mỗi thông báo có một hoặc nhiều quy tắc gửi. Mỗi quy tắc quyết định ai nhận email và, tùy chọn, khi nào. Hướng dẫn này nói về việc ai có thể nhận email; xem Gửi có điều kiện cho phần "khi nào".
Ba loại người nhận
Mở một quy tắc và dùng + Thêm trên hàng To. Bạn chọn một loại:
- Email — một địa chỉ cố định do bạn nhập (ví dụ:
team@school.org) - Người trả lời — người đã gửi biểu mẫu
- Trường biểu mẫu — một địa chỉ email được thu thập trong một câu hỏi của biểu mẫu
Bạn có thể kết hợp cả ba loại trong cùng một quy tắc — tất cả đều nằm trên dòng To của email, và mỗi người nhận hiển thị dưới dạng thẻ (chip) mà bạn có thể gỡ bỏ.
Gửi email cho người trả lời
Chọn Người trả lời để gửi email cho người đã gửi biểu mẫu. Biểu mẫu của bạn phải thu thập email của người trả lời thì tính năng này mới hoạt động: trong biểu mẫu, vào Cài đặt → Phản hồi → Thu thập địa chỉ email.
Gửi email đến một địa chỉ từ biểu mẫu
Chọn Trường biểu mẫu và chọn một câu hỏi thu thập địa chỉ email. Với mỗi lượt gửi, thông báo sẽ được gửi đến địa chỉ mà người trả lời đã nhập ở câu hỏi đó.
Lưu ý: một quy tắc mà người nhận duy nhất là người trả lời hoặc một trường biểu mẫu sẽ bỏ qua bất kỳ lượt gửi nào không cung cấp địa chỉ hợp lệ — không có email nào được gửi cho phản hồi đó. Trình chỉnh sửa sẽ cảnh báo khi một quy tắc được thiết lập theo cách này. Hãy thêm cả một địa chỉ email cố định nếu bạn luôn muốn có một bản sao được gửi đến đâu đó.
CC và BCC
Các hàng CC và BCC chỉ chấp nhận địa chỉ email nhập tay — không dùng được người trả lời hay trường biểu mẫu. Thêm bao nhiêu tùy nhu cầu.
Reply-to
Theo mặc định, thư trả lời sẽ được gửi đến địa chỉ email tài khoản của bạn. Bạn có thể ghi đè cài đặt này cho từng thông báo tại Thông điệp → Reply-to — hữu ích khi bạn muốn thư trả lời đổ về một hộp thư chung thay vì địa chỉ cá nhân của bạn. Đặt một địa chỉ reply-to thực sự cũng giúp email của bạn tránh bị xếp vào thư rác.
Bật thông báo
Một thông báo cần ít nhất một người nhận — địa chỉ email nhập tay, người trả lời, hoặc trường biểu mẫu — trước khi có thể được bật (CC, BCC và người phê duyệt không được tính). Trước đó, bạn sẽ thấy lời nhắc nhẹ nhàng "hãy thêm người nhận trước" thay cho công tắc bật/tắt.