Người nhận
Một quy tắc email gửi đến những người nhận trong trường Đến của nó. Hướng dẫn này nói về việc ai có thể nhận email. Với phần "chỉ khi" của một quy tắc, xem Điều kiện.
Ba loại người nhận
Trong bước Đến của quy tắc, khi tạo hoặc chỉnh sửa, dùng Thêm người nhận trên hàng Đến. Bạn chọn một loại:
- Email: một địa chỉ cố định do bạn nhập (ví dụ:
team@school.org) - Người trả lời: người đã gửi biểu mẫu
- Trường biểu mẫu: một địa chỉ email được thu thập trong một câu hỏi của biểu mẫu
Bạn có thể kết hợp cả ba loại trong cùng một quy tắc. Tất cả đều nằm trên dòng Đến của email, và mỗi người nhận hiển thị dưới dạng thẻ (chip) mà bạn có thể gỡ bỏ.
Gửi email cho người trả lời
Chọn Người trả lời để gửi email cho người đã gửi biểu mẫu. Biểu mẫu của bạn phải thu thập email của người trả lời thì tính năng này mới hoạt động: trong biểu mẫu, vào Cài đặt, Phản hồi, Thu thập địa chỉ email.
Gửi email đến một địa chỉ từ biểu mẫu
Chọn Trường biểu mẫu và chọn một câu hỏi thu thập địa chỉ email. Với mỗi lượt gửi, quy tắc sẽ gửi đến địa chỉ mà người trả lời đã nhập ở câu hỏi đó.
Lưu ý: một quy tắc mà người nhận duy nhất là người trả lời hoặc một trường biểu mẫu sẽ bỏ qua bất kỳ lượt gửi nào không cung cấp địa chỉ hợp lệ. Không có email nào được gửi cho phản hồi đó. Trình chỉnh sửa sẽ cảnh báo khi một quy tắc được thiết lập theo cách này. Hãy thêm cả một địa chỉ email cố định nếu bạn luôn muốn có một bản sao được gửi đến đâu đó.
CC và BCC
Các hàng CC và BCC chỉ chấp nhận địa chỉ email nhập tay, không dùng được người trả lời hay trường biểu mẫu. Thêm bao nhiêu tùy nhu cầu.
Địa chỉ trả lời tới
Theo mặc định, thư trả lời sẽ được gửi đến địa chỉ email tài khoản của bạn. Bạn có thể ghi đè cài đặt này cho từng quy tắc tại Nội dung, Người gửi và địa chỉ trả lời. Điều này hữu ích khi bạn muốn thư trả lời đổ về một hộp thư chung thay vì địa chỉ cá nhân của bạn. Đặt một địa chỉ trả lời tới thực sự cũng giúp email của bạn tránh bị xếp vào thư rác.
Kiểm tra địa chỉ người nhận
Khi bạn thêm một người nhận, Form Notifications kiểm tra tên miền của địa chỉ (phần sau dấu @) qua DNS công khai. Nếu tên miền không tồn tại hoặc không có dịch vụ thư, quy tắc sẽ hiển thị cảnh báo. Đây chỉ là gợi ý: bạn vẫn có thể lưu. Xem Kiểm tra quy tắc của bạn.
Quy tắc cần có người nhận
Một quy tắc email cần ít nhất một người nhận (một email nhập tay, người trả lời, hoặc một trường biểu mẫu) trước khi có thể được tạo hoặc bật. CC và BCC không được tính. Trước đó, trình hướng dẫn sẽ cho biết còn thiếu gì thay vì hiển thị nút Tạo quy tắc.
Một quy tắc, một nhóm người nhận
Mỗi quy tắc có những người nhận riêng. Để gửi email với nội dung khác nhau cho hai nhóm, hoặc theo các điều kiện khác nhau, hãy tạo hai quy tắc. Nhân bản sao chép một quy tắc để bạn chỉ cần đổi người nhận. Xem Quy tắc.