Aprobación

La aprobación es un paso en una regla, no un ajuste del formulario. Una regla puede enviar con cada respuesta, solo tras la aprobación o al rechazarse. Los dos últimos ponen a una persona o un canal en el proceso: la respuesta espera su decisión, y la regla se activa en cuanto llega.

Agregar un paso de aprobación a una regla

1. En el paso Cuándo de la regla, al crearla o editarla, bajo Enviar cuando, elige Solo tras la aprobación o Al rechazarse
2. Aparece el campo aprobador. Elige Una persona, y escribe su dirección de correo, o Un canal, y pega una URL de webhook de Slack, Discord o Microsoft Teams (consulta obtener una URL de webhook)
3. Si quieres, escribe un Mensaje de la solicitud. Se muestra sobre las respuestas en la solicitud de aprobación, por ejemplo "Revisa la partida de presupuesto antes de aprobar."
4. Termina la regla como de costumbre: las condiciones de Solo si, el destino al que envía una vez aprobada (o rechazada), y el mensaje

Los chips de la regla muestran en espera de aprobación en cuanto tiene este paso.

Una solicitud por aprobador, no por regla

Varias reglas pueden esperar al mismo aprobador. Cuando una respuesta coincide con más de una, ese aprobador igual recibe una sola solicitud de aprobación, con botones Aprobar y Rechazar. Su decisión activa todas las reglas que esperaban por él: aprobar activa las reglas solo tras la aprobación, rechazar activa las reglas al rechazarse.

Las reglas que esperan a un aprobador distinto no se tocan; ese otro aprobador recibe su propia solicitud, por separado.

Ejemplo: un formulario tiene cuatro reglas: dos envían solo tras la aprobación por Ana, una envía al rechazarse por Ana, y una envía solo tras la aprobación por Benito. Una respuesta que coincide con las cuatro crea exactamente dos solicitudes: una para Ana, una para Benito. Si Ana aprueba, se activan solo sus dos reglas de aprobación, no la de rechazo. Benito decide de forma independiente, con su propia solicitud.

Solo esperan una respuesta las reglas cuyas condiciones de Solo si coinciden con ella. Si ninguna de las reglas de aprobación de una respuesta coincide, no se envía ninguna solicitud.

Qué recibe el aprobador

• Una persona recibe un correo, enviado desde tu cuenta de Google, con tu mensaje de la solicitud, las respuestas y los dos botones
• Un canal recibe una publicación en el canal de Slack, Discord o Teams, con los mismos dos botones. Cualquiera del canal puede decidir. Una vez decidido, el resultado se publica de vuelta en el canal, con el nombre que indicó el aprobador
• Si la publicación en el canal falla, la solicitud se envía por correo al propietario de la regla, con una línea que explica el motivo, para que la respuesta se pueda decidir igualmente. Si la URL del webhook del canal ya no existe (HTTP 404 o 410), el aprobador además se pone en pausa: la regla muestra Aprobador en pausa, y las solicitudes van por correo al propietario hasta que pegues una URL nueva en el campo del aprobador

La página de aprobación

Cada botón abre una página que pregunta ¿Aprobar este envío? (o Rechazar), muestra las respuestas y tiene un campo opcional Tu nombre. No se decide nada hasta que el aprobador hace clic en el botón de esa página, así que una vista previa de enlace en Slack o un escáner de correo no pueden aprobar por accidente. El nombre escrito ahí se muestra al propietario del formulario, en el historial y en la publicación del resultado.

• Aprobar activa todas las reglas que coinciden, configuradas como solo tras la aprobación, que esperaban a este aprobador
• Rechazar activa todas las reglas que coinciden, configuradas como al rechazarse, que esperaban a este aprobador. El propietario del formulario también recibe un correo sobre el rechazo

Ambas decisiones quedan registradas en el Historial.

El plazo de 7 días

Una solicitud de aprobación es válida durante 7 días. Si el aprobador no decide en ese tiempo, la solicitud caduca: ninguna de las reglas que esperaban por ella envía nada, ni siquiera las configuradas como al rechazarse. Que caduque no equivale a un rechazo.

Conviene saber

• Una regla que envía por Correo con solo tras la aprobación o al rechazarse sale desde los servidores de correo de Skyfield, no desde tu cuenta de Google, porque en ese momento no hay ningún envío del formulario en curso. Tu nombre del remitente y tu dirección de respuesta se conservan. Consulta Envío y límites de entrega
• Las condiciones de Solo si siguen aplicándose, así que una regla con un paso de aprobación solo espera por las respuestas que de todos modos enviaría
• Una regla de webhook con un paso de aprobación recibe approval.decision y approval.decidedBy en su carga. Consulta Webhooks
• Cambiar el Enviar cuando de una regla y quitarle el evento de aprobación borra el aprobador; una solicitud ya enviada a ese aprobador no se ve afectada

Aprobación y tu licencia

Una regla con un paso de aprobación necesita una licencia activa. La prueba gratuita de 7 días cuenta, así que funciona por completo durante la prueba. Cuando la prueba termina sin mejorar el plan, las reglas de aprobación se pausan: las respuestas que coinciden quedan registradas en el historial como omitidas y no se manda ninguna solicitud. Las reglas que envían con cada respuesta siguen funcionando. Mejorar el plan reanuda las reglas de aprobación para las respuestas nuevas; las omitidas no se envían de forma retroactiva. Una solicitud ya enviada antes de la pausa no se ve afectada y sigue activando su regla al decidirse.