Preguntas frecuentes
Preguntas habituales sobre Form Notifications. Para soluciones a problemas concretos, consulta Solución de problemas.
Primeros pasos
¿Qué es Form Notifications?
Form Notifications es un complemento de Google Forms que envía un correo, una publicación en un chat o una solicitud de webhook cuando tu formulario recibe una respuesta. Se configura con reglas: cada regla indica cuándo enviar, solo si qué respuestas coinciden, por qué canal, hacia dónde y con qué mensaje. Una regla también puede agregar un paso de aprobación, para que solo envíe cuando una persona o un canal apruebe o rechace la respuesta.
¿Qué es una regla?
Una instrucción completa: Enviar cuando (el evento), Solo si (condiciones), un canal (Correo, Slack, Discord, Microsoft Teams o Webhook), Para (destinatarios o una URL) y Mensaje. Un formulario puede tener tantas reglas como necesites. Más información.
¿Form Notifications es gratis?
Ofrece una prueba gratuita de 7 días con acceso completo a todas las funciones, sin tarjeta de crédito. Tras la prueba, las reglas de correo que envían con cada respuesta siguen funcionando gratis. Los canales de chat, los webhooks y las reglas con un paso de aprobación necesitan una licencia activa. Ver precios.
¿Qué pasa cuando termina mi prueba?
Tus reglas de correo que envían con cada respuesta siguen enviando, y puedes seguir creándolas y editándolas; nada se rompe para los encuestados. Las funciones de pago se pausan, y las reglas que las usan no se pueden editar hasta que mejores el plan: las reglas de Slack, Discord, Teams y webhook, y cualquier regla con un paso de aprobación (los envíos omitidos siguen visibles en el historial). Consulta qué sigue funcionando.
¿Mi colegio u organización puede pagar con factura?
Sí. Para colegios y organizaciones podemos emitir una factura pagadera por transferencia bancaria, proporcionar un presupuesto para una orden de compra y entregar una factura con IVA. Contáctanos con tus datos.
¿Ofrecen una licencia para todo el dominio o descuentos educativos?
Sí. Una licencia de dominio cubre a todas las personas de tu dominio de Google Workspace con una sola suscripción anual y facturación centralizada, sin asientos por usuario; suele ser la mejor opción para colegios y organizaciones. Hay precios reducidos para colegios, universidades y organizaciones sin fines de lucro. Consulta el plan Dominio en la página de precios, o contáctanos.
¿Cómo lo instalo y lo abro?
Instálalo desde el Google Workspace Marketplace, sin descargas aparte. Luego abre tu formulario, haz clic en el icono de Complementos (la pieza de puzle), luego en Form Notifications y después en Iniciar. Consulta Primeros pasos.
Reglas
¿Dónde están mis notificaciones?
Ahora son reglas. Las versiones anteriores agrupaban los destinatarios bajo una "notificación"; cada uno de esos grupos pasó a ser una regla, con el mismo mensaje, destinatarios y condiciones. No cambió nada en lo que se envía. Una notificación que requería aprobación pasó a ser una regla configurada como solo tras la aprobación, con el aprobador que ya tenía. Más información.
¿Una misma regla puede enviar correos y publicar en Slack?
No. Una regla envía por un solo canal. Crea dos reglas: Duplica la primera y usa Cambiar canal… en la copia. Pueden compartir las mismas condiciones.
¿Cómo pauso una regla sin eliminarla?
Cambia el interruptor de su fila, o elige Desactivar en su menú. Vuelve a activarla cuando quieras.
¿Por qué una regla se desactivó sola?
Tiene un error con el que no puede enviar: un marcador, una condición o un destinatario de campo del formulario que apunta a una pregunta eliminada. La fila indica Tiene errores. Abre la regla, corrígela y actívala de nuevo.
Destinatarios
¿Quién puede recibir un correo?
Cada regla de correo puede enviar a cualquier combinación de:
- Una dirección de correo escrita (más CC y CCO aparte)
- El encuestado, quien haya enviado el formulario
- Un campo del formulario, una dirección de correo recopilada en una de tus preguntas
Agrega destinatarios en Para con Agregar destinatario y elige el tipo. Más información.
¿Cómo envío un correo a la persona que envió el formulario?
En Para, elige Agregar destinatario y luego Encuestado. Tu formulario debe recopilar los correos de los encuestados (Configuración, Respuestas, Recopilar direcciones de correo electrónico en el formulario).
¿CC y CCO pueden usar el encuestado o un campo del formulario?
No. CC y CCO solo aceptan direcciones de correo escritas. El encuestado y los destinatarios de campo del formulario van en la línea Para.
¿A quién llegan las respuestas?
De forma predeterminada, a la dirección de correo de tu cuenta. Puedes cambiarlo por regla en Mensaje, Remitente y dirección de respuesta.
Mensaje y marcadores
¿Puedo personalizar el correo?
Sí. Cada regla de correo tiene su propio asunto y cuerpo, editados con un editor de texto enriquecido. También puedes definir un nombre del remitente y una dirección de respuesta.
¿Qué marcadores puedo usar?
La respuesta a cualquier pregunta individual, más Todas las respuestas, Nombre del formulario, Fecha de respuesta, Correo del encuestado y URL de edición de la respuesta. Funcionan en el asunto y el cuerpo de los correos y en las publicaciones de chat. Más información.
¿Qué pasa si un marcador apunta a una pregunta eliminada?
Se muestra como texto vacío, y el editor lo marca como error y desactiva la regla hasta que lo corrijas, para que no se envíe un mensaje roto.
Condiciones
¿Puedo enviar correos a distintas personas según las respuestas?
Sí. Da a cada regla sus propias condiciones en Solo si (por ejemplo "Prioridad es igual a Alta") y sus propios destinatarios. Solo envían las reglas cuyas condiciones coinciden con un envío. Más información.
¿Qué operadores de condición hay?
es igual a, contiene, es cualquiera de y está vacío. En las preguntas de opción múltiple, casillas y desplegables, las condiciones se comparan con las opciones seleccionadas.
Aprobación
¿Qué es la aprobación?
Un paso opcional en una regla: configura su Enviar cuando como solo tras la aprobación o al rechazarse, y elige un aprobador. El aprobador recibe las respuestas con los botones Aprobar y Rechazar, y la regla se activa con su decisión. Más información.
¿Puedo requerir aprobación solo en una regla?
Sí. La aprobación es un paso en la propia regla. Configura el Enviar cuando de esa regla como solo tras la aprobación; las demás pueden seguir enviando con cada respuesta, así que puedes combinar: una copia instantánea para ti y un correo al encuestado solo una vez aprobada.
Tengo dos reglas aprobadas por la misma persona. ¿Recibirá dos solicitudes?
No. Una respuesta que coincide con ambas igual crea exactamente una solicitud de aprobación para ese aprobador. Aprueba una vez y ambas reglas envían. Una regla que espera a un aprobador distinto recibe su propia solicitud, por separado. Más información.
¿Cuánto tiempo es válida una solicitud de aprobación?
7 días. Si el aprobador no decide, la solicitud caduca y no se envía nada, ni siquiera por las reglas configuradas como al rechazarse.
¿El aprobador puede ser un canal de Slack o Teams en lugar de una persona?
Sí. Bajo Enviar cuando, elige Un canal y pega una URL de webhook de Slack, Discord o Teams. Los botones Aprobar y Rechazar se publican ahí, y el resultado se publica de vuelta una vez decidido. Cualquiera del canal puede decidir. Más información.
¿Por qué el botón Aprobar abre una página en lugar de aprobar directamente?
Para que una vista previa de enlace o un escáner de seguridad de correo no puedan aprobar en tu nombre. La decisión solo se registra cuando haces clic en Aprobar o Rechazar en esa página. Ahí puedes añadir tu nombre; se muestra al propietario del formulario.
¿Puedo enviar algo cuando una respuesta se aprueba o se rechaza?
Sí. Configura el Enviar cuando de la regla en Solo tras la aprobación o Al rechazarse. Más información.
Slack, Discord, Teams y webhooks
¿Puedo publicar las respuestas en Slack, Discord o Microsoft Teams?
Sí. Haz clic en + Nueva regla, elige el canal, pega la URL del webhook entrante del canal y escribe el texto con marcadores. Más información.
¿Funciona con Zapier, Make o n8n?
Sí. Haz clic en + Nueva regla, elige Webhook y pega la URL de captura de la plataforma. Cada respuesta llega como JSON con el formulario, las respuestas y el evento. Más información.
¿Cómo verifico que una solicitud de webhook viene realmente de Form Notifications?
Cada solicitud lleva una cabecera X-Skyfield-Signature: un HMAC-SHA256 del cuerpo sin procesar con el secreto de firma de la regla. Ejemplos de verificación en Node y Python.
Perdí el secreto de firma. ¿Puedo verlo de nuevo?
No, se muestra una sola vez. Abre la regla, haz clic en Nuevo secreto de firma y guarda: se muestra uno nuevo y el antiguo deja de funcionar.
¿Por qué mi regla de webhook o de chat está en pausa?
El endpoint respondió 404 o 410, lo que significa que ya no existe (un webhook de Slack eliminado, un Zap borrado). Recibiste un correo al respecto. Edita la regla, pega una URL nueva y se reanuda.
Envío y entrega
¿Desde dónde se envían los correos?
Desde tu propia cuenta de Google, la que configuró el complemento en el formulario. Los destinatarios ven el correo como enviado por ti, con el nombre del remitente que elijas. Una excepción: las reglas de correo con un paso de aprobación (solo tras la aprobación, al rechazarse) se envían desde los servidores de correo de Skyfield, porque en ese momento no hay ningún envío del formulario en curso. Las publicaciones de chat y los webhooks también se envían desde los servidores de Skyfield. Más información.
¿Hay un límite de envío?
Se aplican dos. Como las reglas de correo envían desde tu cuenta de Google, cuentan para el límite diario de tu cuenta (unos 100 al día en Gmail personal, 1.500 al día en Workspace). Form Notifications también limita los envíos a 500 por formulario al día como medida de seguridad. Más información.
¿Por qué un envío del formulario no mandó nada?
Normalmente porque las condiciones de la regla no coincidieron, la regla está desactivada o el único destinatario era un encuestado o un campo del formulario que no proporcionó una dirección válida (esos se omiten a propósito). Consulta Solución de problemas.
Permisos y privacidad
¿A qué necesita acceso Form Notifications?
- Solo al formulario actual: para leer sus respuestas y preguntas
- Enviar correo / solicitudes externas: para construir y entregar tus correos, publicaciones y webhooks
- Activadores: para ejecutarse cuando se envía una respuesta nueva
- Tu dirección de correo: para identificar tu cuenta
¿Qué pasa con los datos de mi formulario?
Los datos de las respuestas se envían a nuestro servicio para construir y entregar el mensaje de cada regla (y para gestionar la aprobación). Consulta nuestra Política de privacidad para saber cómo se tratan y conservan los datos.
¿Todavía tienes preguntas?
Consulta Solución de problemas, nuestras Preguntas comunes o contáctanos.