Envío y límites de entrega
Esta guía explica desde dónde envían tus reglas, qué necesita licencia y los límites que se aplican. Es lo que más suele dar problemas en formularios de alto volumen.
Las reglas de correo se envían desde tu cuenta de Google
Cuando llega una respuesta, una regla de correo envía desde tu propia cuenta de Google, la cuenta que configuró el complemento en el formulario. Los destinatarios lo ven como enviado desde tu dirección, con el nombre del remitente que hayas definido.
Como estos correos salen a través de tu cuenta, cuentan para tu límite de envío de Google:
- Cuentas de Gmail personales: aproximadamente 100 correos al día
- Cuentas de Google Workspace: aproximadamente 1.500 correos al día
En un formulario con mucha actividad es posible alcanzar ese límite. A partir de ahí, los siguientes correos no se envían hasta que se restablece (unas 24 horas). Si esperas un volumen alto, una cuenta de Workspace tiene mucho más margen.
Son límites de la propia cuenta de Google, no un límite de Form Notifications. Se aplican a todo lo que envía esa cuenta.
Los correos en un evento de aprobación se gestionan de otra forma
Una regla de correo configurada como solo tras la aprobación o al rechazarse sale desde los servidores de correo de Skyfield en lugar de tu cuenta, con tu nombre del remitente y tu dirección de respuesta. En ese momento no hay ningún envío del formulario en curso, así que tu cuenta no puede enviarlo. Consulta Enviar cuando.
La propia solicitud de aprobación (el correo al aprobador) sí se envía desde tu cuenta.
Las publicaciones en Slack, Discord y Teams y los webhooks también se envían desde los servidores de Skyfield, así que nunca cuentan para tu límite de envío de Google.
Qué necesita licencia
| Gratis tras la prueba | Necesita una licencia activa | |
|---|---|---|
| Reglas de correo que envían con cada respuesta | Sí | |
| Reglas de correo con un paso de aprobación (solo tras la aprobación, al rechazarse) | Sí | |
| Reglas de Slack, Discord, Microsoft Teams | Sí | |
| Reglas de Webhook | Sí | |
| Cualquier regla con un paso de aprobación | Sí |
La prueba gratuita de 7 días lo incluye todo. Cuando la prueba termina sin mejorar el plan, los elementos de pago se pausan: los envíos que coinciden quedan registrados en el historial como omitidos y no se envía nada por ellos. El correo al enviarse una respuesta sigue funcionando. Mejorar el plan los reanuda para los envíos nuevos; los pausados no se envían de forma retroactiva.
En el editor, una regla en pausa muestra En pausa: requiere una licencia activa en su fila, incluida una regla con un paso de aprobación. Las opciones de pago del asistente llevan la insignia De pago mientras no tengas licencia.
Tope diario por formulario
Además del límite de cuenta de Google, Form Notifications aplica un tope de seguridad de 500 envíos por formulario al día, entre todas las reglas. Esto evita que un bucle accidental o un formulario fuera de control envíe miles de mensajes. La aprobación cuenta para el mismo tope: un envío retenido para aprobación consume una de las 500 mientras espera y después de aprobarse; uno rechazado deja de contar. Está muy por encima del uso habitual. Contáctanos si tienes una necesidad real de alto volumen.
Consejos de entregabilidad
- Define una dirección de respuesta. Una dirección de respuesta real en la regla hace que los destinatarios (y sus proveedores de correo) traten el correo como legítimo con más probabilidad.
- En un dominio de Workspace gestionado, si los destinatarios no reciben los correos, es posible que la configuración de seguridad del correo de tu dominio esté filtrando los mensajes enviados a través del complemento. Pide a tu administrador de Google Workspace que confirme que el envío está permitido.
Cuando tu dominio bloquea el correo enviado por Google
Algunas organizaciones publican una política DMARC estricta que indica a los servidores de correo receptores que rechacen cualquier mensaje que no salga por el propio sistema de correo de la organización. Como Form Notifications envía a través de Google (tu cuenta), un dominio estricto puede hacer que esos mensajes se rechacen silenciosamente: el complemento muestra el envío como Enviado (se entregó a Google), pero los destinatarios nunca lo reciben y ningún rebote es visible en el complemento.
Esto suele darse en una cuenta de Workspace con dominio propio (por ejemplo tu@tucolegio.org) cuyo dominio aplica DMARC sin autorizar a Google como remitente. Las direcciones personales de Gmail (@gmail.com) siempre están alineadas y se entregan con normalidad.
Cómo solucionarlo:
- Envía desde una cuenta de Gmail (lo más sencillo). El remitente es la cuenta que haya configurado el complemento en el formulario. Si los correos desde tu dominio propio se están rechazando, configura el complemento, o usa Asumir el envío, desde una cuenta personal de Gmail, para que los correos salgan desde una dirección que se entrega de forma fiable.
- O autoriza a Google en tu dominio (administrador). Pide a tu administrador de Google Workspace que permita que tu dominio envíe a través de Google (un cambio de alineación SPF / DMARC). Así mantienes tu dirección de dominio propio como remitente.
¿No sabes si te afecta? Abre una regla de correo y usa Enviar prueba. Si la prueba no llega, a tus destinatarios tampoco les llegarán los correos reales.
Permisos que puedes rechazar (y qué deja de funcionar)
Al instalar el complemento, la pantalla de consentimiento de Google te permite desmarcar permisos individuales. El complemento se instala y se abre igualmente, pero la función que depende de un permiso desmarcado queda desactivada:
| Permiso en la pantalla de consentimiento | Qué habilita | Sin él |
|---|---|---|
| Enviar correo electrónico en tu nombre | El envío de las reglas de correo desde tu cuenta | Los correos de los formularios en los que tú eres el remitente no pueden enviarse. El editor muestra el aviso "El permiso de correo está desactivado" con un enlace Permitir el envío de correo. |
| Ver, editar, crear y eliminar solo los archivos específicos de Google Drive que usas con esta aplicación | Exportar a Sheets en la página del historial (el complemento solo toca las hojas que él mismo crea) | El botón de exportar pasa a ser Permitir acceso a Drive para exportar. |
Para conceder un permiso rechazado, haz clic en el enlace del aviso (o en el botón de exportar). Se abre la pantalla de consentimiento de Google solo con el permiso que falta. Márcalo, haz clic en Continuar y vuelve al complemento: el aviso desaparece solo en unos instantes. Si no lo hace, usa el botón comprobar de nuevo, o cierra y vuelve a abrir el complemento desde el menú Complementos. A veces Google necesita la recarga para detectar el permiso nuevo.
En un formulario con varios editores, los correos se envían desde una sola cuenta, el remitente que se muestra en el editor. Que otro editor rechace "Enviar correo electrónico en tu nombre" en su propia cuenta no afecta al envío; solo importa el permiso del remitente. Si el permiso del remitente está desactivado, un coeditor puede usar Asumir el envío para enviar desde su cuenta.
Cuando un envío se omite
Algunos envíos no producen ningún mensaje a propósito: una regla cuyo único destinatario es un encuestado o un campo del formulario que no proporcionó una dirección válida (consulta Destinatarios), una regla cuyas condiciones de Solo si no coincidieron, o una regla desactivada. Son casos esperados y no son fallos.