Approbation

L'approbation est une étape sur une règle, pas un réglage du formulaire. Une règle peut envoyer sur chaque réponse, seulement après approbation, ou en cas de rejet. Les deux derniers mettent une personne ou un canal dans la boucle : la réponse attend sa décision, et la règle se déclenche dès qu'elle arrive.

Ajouter une étape d'approbation à une règle

1. Dans l'étape Quand de la règle, à la création comme à la modification, sous Envoyer quand, choisissez Seulement après approbation ou En cas de rejet
2. Le champ approbateur apparaît. Choisissez Une personne, et saisissez son adresse e-mail, ou Un canal, et collez une URL de webhook Slack, Discord ou Microsoft Teams (voir obtenir une URL de webhook)
3. Rédigez éventuellement un Message de la demande. Il est affiché au-dessus des réponses dans la demande d'approbation, par exemple « Merci de vérifier la ligne budgétaire avant d'approuver. »
4. Terminez la règle comme d'habitude : les conditions Seulement si, la destination vers laquelle elle envoie une fois approuvée (ou rejetée), et le message

Les puces de la règle affichent en attente d'approbation dès qu'elle a cette étape.

Une demande par approbateur, pas par règle

Plusieurs règles peuvent attendre le même approbateur. Quand une réponse correspond à plusieurs d'entre elles, cet approbateur ne reçoit qu'une seule demande d'approbation, avec les boutons Approuver et Refuser. Sa décision déclenche chaque règle correspondante qui l'attendait : approuver déclenche les règles seulement après approbation, refuser déclenche les règles en cas de rejet.

Les règles qui attendent un approbateur différent ne sont pas concernées ; cet autre approbateur reçoit sa propre demande, séparée.

Exemple : un formulaire a quatre règles : deux envoient seulement après approbation par Anna, une envoie en cas de rejet par Anna, et une envoie seulement après approbation par Ben. Une réponse qui correspond aux quatre crée exactement deux demandes : une pour Anna, une pour Ben. Si Anna approuve, seules ses deux règles approuvées se déclenchent, pas celle du rejet. Ben décide indépendamment, sur sa propre demande.

Seules les règles dont les conditions Seulement si correspondent à la réponse l'attendent. Si aucune des règles d'approbation d'une réponse ne correspond, aucune demande n'est envoyée.

Ce que reçoit l'approbateur

• Une personne reçoit un e-mail, envoyé depuis votre compte Google, avec votre message de demande, les réponses et les deux boutons
• Un canal reçoit une publication dans le canal Slack, Discord ou Teams, avec les mêmes deux boutons. N'importe qui dans le canal peut décider. Une fois la décision prise, le résultat est publié en retour dans le canal, avec le nom donné par l'approbateur
• Si la publication dans le canal échoue, la demande est envoyée par e-mail au propriétaire de la règle, avec une ligne qui explique pourquoi, afin que la réponse puisse quand même être tranchée. Si l'URL du webhook du canal n'existe plus (HTTP 404 ou 410), l'approbateur est aussi mis en pause : la règle affiche Approbateur en pause, et les demandes partent par e-mail au propriétaire jusqu'à ce que vous colliez une nouvelle URL dans le champ de l'approbateur

La page d'approbation

Chaque bouton ouvre une page qui demande Approuver cette soumission ? (ou Refuser), affiche les réponses et propose un champ facultatif Votre nom. Rien n'est décidé tant que l'approbateur ne clique pas sur le bouton de cette page, un aperçu de lien dans Slack ou un scanner d'e-mails ne peut donc pas approuver par accident. Le nom saisi est montré au propriétaire du formulaire, dans l'historique et dans la publication du résultat.

• Approuver déclenche chaque règle correspondante réglée sur seulement après approbation qui attendait cet approbateur
• Refuser déclenche chaque règle correspondante réglée sur en cas de rejet qui attendait cet approbateur. Le propriétaire du formulaire reçoit aussi un e-mail au sujet du refus

Les deux décisions sont consignées dans l'Historique.

La fenêtre de 7 jours

Une demande d'approbation est valable 7 jours. Si l'approbateur ne décide pas dans ce délai, la demande expire : aucune des règles qui l'attendaient n'envoie, pas même celles réglées sur en cas de rejet. Une expiration n'est pas un rejet.

Bon à savoir

• Une règle qui envoie par E-mail sur seulement après approbation ou en cas de rejet part des serveurs de messagerie de Skyfield, pas de votre compte Google, car aucune soumission de formulaire n'a lieu à ce moment-là. Votre nom d'expéditeur et votre adresse de réponse sont conservés. Voir Envoi et limites
• Les conditions Seulement si s'appliquent toujours, une règle avec une étape d'approbation n'attend donc que les réponses pour lesquelles elle aurait de toute façon envoyé
• Une règle webhook avec une étape d'approbation reçoit approval.decision et approval.decidedBy dans sa charge. Voir Webhooks
• Changer le Envoyer quand d'une règle pour sortir d'un événement d'approbation efface l'approbateur ; une demande déjà envoyée n'est pas affectée

L'approbation et votre licence

Une règle avec une étape d'approbation nécessite une licence active. L'essai gratuit de 7 jours compte, elle fonctionne donc pleinement pendant l'essai. Quand l'essai se termine sans mise à niveau, les règles d'approbation se mettent en pause : les réponses correspondantes sont consignées dans l'historique comme ignorées, et aucune demande n'est envoyée. Les règles qui envoient à chaque réponse continuent d'envoyer. La mise à niveau réactive les règles d'approbation pour les nouvelles réponses ; celles ignorées ne sont pas envoyées rétroactivement. Une demande déjà envoyée avant la pause n'est pas affectée et déclenche toujours sa règle à la décision.