Envoi et limites
Ce guide explique d'où partent vos règles, ce qui nécessite une licence et les limites qui s'appliquent. Ce sont les points qui posent le plus souvent problème sur les formulaires à fort volume.
Les règles e-mail envoient depuis votre compte Google
Lorsqu'une réponse arrive, une règle e-mail envoie depuis votre propre compte Google, le compte qui a configuré le module complémentaire sur le formulaire. Les destinataires voient l'e-mail comme venant de votre adresse, avec le nom d'expéditeur que vous avez défini.
Comme ces e-mails partent via votre compte, ils sont décomptés de votre limite d'envoi Google :
- Comptes Gmail personnels : environ 100 e-mails par jour
- Comptes Google Workspace : environ 1 500 e-mails par jour
Sur un formulaire très actif, il est possible d'atteindre cette limite. Au-delà, les e-mails suivants ne partent plus jusqu'à sa réinitialisation (environ 24 heures). Si vous prévoyez un fort volume, un compte Workspace offre bien plus de marge.
Il s'agit des limites de compte propres à Google, pas d'une limite de Form Notifications. Elles s'appliquent à tout ce que ce compte envoie.
Les e-mails sur un événement d'approbation sont traités différemment
Une règle e-mail réglée sur seulement après approbation ou en cas de rejet part des serveurs de messagerie de Skyfield plutôt que de votre compte, avec votre nom d'expéditeur et votre adresse de réponse. Aucune réponse au formulaire n'a lieu à ce moment-là, votre compte ne peut donc pas l'envoyer. Voir Envoyer quand.
La demande d'approbation elle-même (l'e-mail à l'approbateur) est toujours envoyée depuis votre compte.
Les publications Slack, Discord, Teams et les webhooks partent aussi des serveurs de Skyfield : ils ne sont donc jamais décomptés de votre limite d'envoi Google.
Ce qui nécessite une licence
| Gratuit après l'essai | Nécessite une licence active | |
|---|---|---|
| Règles e-mail qui envoient sur chaque réponse | Oui | |
| Règles e-mail avec une étape d'approbation (seulement après approbation, en cas de rejet) | Oui | |
| Règles Slack, Discord, Microsoft Teams | Oui | |
| Règles Webhook | Oui | |
| Toute règle avec une étape d'approbation | Oui |
L'essai gratuit de 7 jours inclut tout. Quand l'essai se termine sans abonnement, les éléments payants sont mis en pause : les réponses correspondantes sont consignées dans l'historique comme ignorées, et rien n'est envoyé pour elles. L'e-mail à l'envoi d'une réponse continue de partir. Le passage à l'abonnement les réactive pour les nouvelles réponses ; celles mises en pause ne sont pas envoyées rétroactivement.
Dans l'éditeur, une règle en pause affiche En pause : licence active requise sur sa ligne, y compris une règle avec une étape d'approbation. Tant que vous n'avez pas de licence, les options payantes de l'assistant portent un badge Payant.
Plafond quotidien par formulaire
En plus de la limite de compte de Google, Form Notifications applique un plafond de sécurité de 500 envois par formulaire et par jour, toutes règles confondues. Cela empêche une boucle accidentelle ou un formulaire hors de contrôle d'envoyer des milliers de messages. L'approbation compte dans ce même plafond : une réponse en attente d'approbation consomme l'un des 500 pendant l'attente et après son approbation ; une réponse refusée cesse de compter. C'est bien au-dessus d'un usage ordinaire. Contactez-nous si vous avez un réel besoin à fort volume.
Conseils de délivrabilité
- Définissez une adresse de réponse. Une véritable adresse de réponse sur la règle incite les destinataires (et leurs fournisseurs de messagerie) à considérer l'e-mail comme légitime.
- Sur un domaine Workspace géré, si les destinataires ne reçoivent pas les e-mails, les paramètres de sécurité e-mail de votre domaine filtrent peut-être les messages envoyés via le module complémentaire. Demandez à votre administrateur Google Workspace de confirmer que l'envoi est autorisé.
Quand votre domaine bloque les e-mails envoyés via Google
Certaines organisations publient une politique DMARC stricte qui indique aux serveurs de messagerie destinataires de rejeter tout message qui ne passe pas par le système de messagerie de l'organisation elle-même. Comme Form Notifications envoie via Google (votre compte), un domaine strict peut faire que ces messages soient rejetés silencieusement : le module complémentaire affiche l'envoi comme Envoyé (il a été remis à Google), mais les destinataires ne le reçoivent jamais, et aucun rebond n'est visible dans le module complémentaire.
Cela se produit généralement sur un compte Workspace à domaine personnalisé (par exemple you@yourschool.org) dont le domaine applique DMARC sans autoriser Google comme expéditeur. Les adresses Gmail personnelles (@gmail.com) sont toujours alignées et arrivent normalement.
Comment corriger :
- Envoyez depuis un compte Gmail (le plus simple). L'expéditeur est le compte qui a configuré le module complémentaire sur le formulaire. Si les e-mails de votre domaine personnalisé sont rejetés, configurez le module complémentaire (ou utilisez Reprendre l'envoi) depuis un compte Gmail personnel, pour que les e-mails partent d'une adresse qui arrive de manière fiable.
- Ou autorisez Google sur votre domaine (admin). Demandez à votre administrateur Google Workspace d'autoriser votre domaine à envoyer via Google (une modification d'alignement SPF / DMARC). Votre adresse à domaine personnalisé reste ainsi l'expéditeur.
Vous ne savez pas si vous êtes concerné ? Ouvrez une règle e-mail et utilisez Envoyer un test. Si le test n'arrive pas, vos destinataires ne recevront pas non plus les vrais e-mails.
Les autorisations que vous pouvez refuser (et ce qui cesse de fonctionner)
Lorsque vous installez le module complémentaire, l'écran de consentement de Google vous permet de décocher des autorisations individuelles. Le module complémentaire s'installe et s'ouvre quand même, mais la fonctionnalité qui dépend d'une autorisation décochée est désactivée :
| Autorisation sur l'écran de consentement | Ce qu'elle permet | Sans elle |
|---|---|---|
| Envoyer des e-mails en votre nom | Les règles e-mail qui envoient depuis votre compte | Les e-mails des formulaires dont vous êtes l'expéditeur ne peuvent pas être envoyées. L'éditeur affiche un avertissement « L'autorisation d'envoi d'e-mails est désactivée » avec un lien Autoriser l'envoi d'e-mails. |
| Afficher, modifier, créer et supprimer uniquement les fichiers Google Drive spécifiques que vous utilisez avec cette application | Exporter vers Sheets sur la page d'historique (le module complémentaire ne touche que les feuilles qu'il crée) | Le bouton d'exportation devient Autoriser l'accès à Drive pour exporter. |
Pour accorder une autorisation refusée, cliquez sur le lien dans l'avertissement (ou sur le bouton d'exportation). Cela ouvre l'écran de consentement de Google avec uniquement l'autorisation manquante. Cochez-la, cliquez sur Continuer et revenez au module complémentaire : l'avertissement disparaît de lui-même au bout d'un instant. Sinon, utilisez le bouton vérifier à nouveau, ou fermez et rouvrez le module complémentaire depuis le menu Modules complémentaires. Google a parfois besoin de ce rechargement pour prendre en compte la nouvelle autorisation.
Sur un formulaire comportant plusieurs éditeurs, les e-mails sont envoyés depuis un seul compte, l'expéditeur affiché dans l'éditeur. Qu'un autre éditeur refuse « Envoyer des e-mails en votre nom » sur son propre compte n'affecte pas l'envoi ; seule l'autorisation de l'expéditeur compte. Si l'autorisation de l'expéditeur est désactivée, un coéditeur peut utiliser Reprendre l'envoi pour envoyer depuis son compte à la place.
Quand un envoi est ignoré
Certaines réponses ne produisent délibérément aucun envoi : une règle dont le seul destinataire est un répondant ou un champ du formulaire n'ayant pas fourni d'adresse valide (voir Destinataires), une règle dont les conditions Seulement si ne correspondaient pas, ou une règle désactivée. Ces cas sont attendus et ne sont pas des échecs.