承認
承認はルールのステップで、フォームの設定ではありません。ルールは毎回の回答、承認後のみ、却下時のいずれかで送信できます。後の2つは人またはチャンネルを送信の流れに入れます：回答はその判断を待ち、判断が出るとルールが実行されます。
ルールに承認ステップを追加する
- ルールの条件ステップ（作成時も編集時も）の送信タイミングで、承認後のみまたは却下時を選びます
- 承認者欄が表示されます。個人ならメールアドレスを入力し、チャンネルなら Slack、Discord、Microsoft Teams の Webhook URL を貼り付けます（Webhook URL を取得するを参照）
- 必要に応じて依頼メッセージを書きます。承認依頼の回答の上に表示されます。例：「承認前に予算の項目を確認してください。」
- いつもどおりルールを仕上げます：条件、承認（または却下）後に送信する宛先、メッセージ
このステップを持つルールには、一覧で承認待ちチップが表示されます。
承認依頼は承認者ごとに1件、ルールごとではない
複数のルールが同じ承認者を待つことがあります。回答がそのうち複数に一致しても、その承認者が受け取る承認依頼は1件だけで、Approve と Reject のボタンが付きます。判断が出ると、その承認者を待っていた一致するルールがすべて実行されます：承認すれば承認後のみのルール、却下すれば却下時のルールが実行されます。
別の承認者を待つルールは影響を受けません。その承認者には、別の依頼が1件届きます。
例： あるフォームに4つのルールがあります。2つは Anna の承認後のみ、1つは Anna の却下時、1つは Ben の承認後のみです。4つすべてに一致する回答は、ちょうど2件の依頼を作ります：Anna に1件、Ben に1件です。Anna が承認すると、彼女の承認後のみの2つのルールだけが実行され、却下時のルールは実行されません。Ben は自分宛ての依頼で独立して判断します。
回答の条件に一致するルールだけがその回答を待ちます。承認ステップを持つどのルールの条件にも一致しない回答には、依頼は一切送られません。
承認者が受け取るもの
- 個人には、あなたの Google アカウントからメールが届きます。依頼メッセージ、回答内容、2 つのボタンが含まれます
- チャンネルには、Slack、Discord、Teams のチャンネルに同じ 2 つのボタン付きの投稿が届きます。チャンネルの誰でも判断できます。判断後は、承認者が入力した名前とともに結果がチャンネルに投稿されます
- チャンネルへの投稿に失敗した場合、依頼は理由を添えてルールの所有者にメールで送られるため、回答を引き続き判断できます。チャンネルの Webhook URL が存在しなくなった場合（HTTP 404 または 410）は、承認者も一時停止されます。ルールに承認者を一時停止中と表示され、承認者欄に新しい URL を貼り付けるまで、依頼は所有者にメールで届きます
承認ページ
各ボタンを押すと、Approve this submission?（または Reject）と表示され、回答内容と任意の Your name 欄があるページが開きます。承認者がそのページのボタンをクリックするまで何も決定されないため、Slack のリンクプレビューやメールのセキュリティスキャナーが誤って承認することはありません。ここで入力した名前は、フォームの所有者、履歴、結果の投稿に表示されます。
- Approve は、その承認者を待っていた承認後のみの一致するルールをすべて実行します
- Reject は、その承認者を待っていた却下時の一致するルールをすべて実行します。フォームの所有者にも却下についてのメールが届きます
どちらの判断も履歴に記録されます。
7 日間の期限
承認依頼の有効期間は 7 日間です。その間に承認者が判断しないと、依頼は期限切れになります：その依頼を待っていたルールはどれも送信しません。却下時のルールも送信しません。期限切れは却下ではありません。
知っておきたいこと
- メールで承認後のみまたは却下時に送信するルールは、あなたの Google アカウントではなく Skyfield のメールサーバーから送信されます。その時点ではフォームの送信が発生していないためです。送信者名と返信先は保持されます。送信と配信の上限を参照してください
- 条件は引き続き適用されるため、承認ステップのあるルールは、本来送信するはずだった回答だけを待ちます
- 承認ステップのある Webhook のルールは、ペイロードで
approval.decisionとapproval.decidedByを受け取ります。Webhookを参照してください - ルールの送信タイミングを承認イベントから変更すると承認者の設定は消えますが、すでに送られている保留中の依頼には影響しません
承認とライセンス
承認ステップのあるルールには有効なライセンスが必要です。7 日間の無料トライアルも対象なので、トライアル中はすべて使えます。アップグレードせずにトライアルが終了すると、承認ステップのあるルールは一時停止します：一致する回答はスキップとして履歴に記録され、依頼は送られません。毎回の回答で送信するルールは引き続き送信します。アップグレードすると新しい回答から承認ステップのあるルールが再開します。スキップされた分がさかのぼって送られることはありません。一時停止前にすでに送られていた依頼には影響がなく、判断が出ればそのルールは実行されます。